Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Материальная помощь: сотрудник уходит в отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материальную помощь выплатят одним из способов, который использует работодатель: выдадут наличными в кассе, перечислят на зарплатную карту, сделают почтовый перевод. Чаще всего матпомощь выплачивают так же, как зарплату. В назначении платежа бухгалтер укажет реквизиты приказа о выплате.
Бухучет материальной помощи к отпуску
При осуществлении бухгалтерского учета материальную помощь проводят как «прочие расходы». Проводки будут выглядеть следующим образом:
- дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы», кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – признание матпомощи в составе прочих расходов организации;
- дебет 91 «Прочие доходы и расходы», кредит 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – начисление страховых взносов с суммы, превышающей необлагаемую;
- дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» – удержание налога на доходы физлиц с суммы свыше 4 000 руб.;
- дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», кредит 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» – выплата материальной помощи работнику.
Налогообложение материальной помощи
Когда работодатель принимает решение выплатить работнику деньги, ему важно понимать, что с налогами. Выплата материальной помощи не уменьшает налоги независимо от суммы. А страховыми взносами ее не облагают только в некоторых случаях. Поэтому, когда работодатель выплачивает матпомощь работнику, он может оказаться должен еще и бюджету.
Если работодатель отказывает в выплате материальной помощи, это может быть связано с тем, что у него нет денег, с которых уже уплачены налоги и которыми можно распоряжаться свободно.
Налог на прибыль. Работодатель на общей системе налогообложения не учитывает матпомощь в расходах при расчете налога на прибыль.
А работодатель на упрощенке не учитывает материальную помощь в расходах, так как она не входит в закрытый перечень расходов.
Страховые взносы. Материальная помощь, которую выплачивают в определенных обстоятельствах, не облагается страховыми взносами и взносами на травматизм.
Это, например, выплаты:
1. в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также людям, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;
2. работнику в связи со смертью члена его семьи;
3. родителям, усыновителям, опекунам, но не более 50 000 Р на каждого ребенка;
4. работникам в сумме не более 4000 Р на одного работника за год.
Выплаты бывшим работникам и другим лицам, которые не являются работниками, в перечисленных ситуациях тоже не облагаются страховыми взносами.
В остальных случаях на материальную помощь начисляются взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование.
Сколько можно получить к отпуску
Размер финпомощи диктуют законы учреждения. Получат побольше те, у кого выше оклад, ставка, зарплата в месяц, стаж на предприятиях бюджетной сферы. Точнее и подробнее условия начисления матпомощи, к отпуску, в частности, прописываются в положениях об оплате труда, известно это должно быть работнику и из трудового договора, заключенного с ним при поступлении на работу.
Госслужащие, например, знают, что могут получить дополнительно 2 оклада, рядовые сотрудники бюджетной сферы 1–3 оклада, на усмотрение руководства и в пределах внутренних законов учреждения. В расчет финпомощи, равной окладу, не входят даже обязательные премии, компенсации или доплаты. А в целом объем соцвыплаты к отпуску зависит от бюджета регионального и бюджетной наполненности учреждения.
Приказ о единовременной матпомощи – это элемент кадрового документооборота. Бумага упоминается в положении о документообороте, инструкциях по его ведению, принятых в компании, с назначением ответственных за составление и хранение лиц.
Поскольку форма приказа не является обязательной, унифицированные формы на законодательном уровне не утверждались, важно правильно составить этот документ.
Обязательными элементами являются:
- наименование юрлица или ИП;
- место, дата подписания, номер;
- реквизиты приказа;
- указание на локальные и иные НА;
- причина оказания материальной помощи;
- ФИО сотрудника и его должность в организации;
- объем материальной помощи и сроки выплаты;
- приложения: подтверждающие документы-основания, заявление;
- данные, согласно ЛНА по документообороту: ФИО исполнителя, когда вступает в силу и пр.
Матпомощь к отпуску для работников бюджетной сферы
Прибавка к выплатам, осуществляемым к отпускам бюджетников, регламентируется специальным федеральным законом №79-ФЗ от 27 июля 2004 года (п.6 ч.5 ст.50), а также ст. 135 и 144.
Облагается ли страховыми взносами материальная помощь к отпуску?
Согласно этим документам надбавка может быть выплачена сотрудникам к одному (ежегодному) отпуску, является регулярной и обязательной к выплате, независимо от результатов труда и особенностей выполнения трудовых функций. Эта выплата должна быть предусмотрена во внутренней документации:
- коллективном договоре;
- трудовом договоре;
- допсоглашении к договору;
- специальном положении;
- приказах руководства.
Размер этой помощи не может превышать установленных законодательством норм (обычно это удвоенный оклад).
Как учесть материальную помощь к отпуску при расчете налога на прибыль?
Материальная помощь к отпуску
Локальные нормативно-правовые акты работодателя или коллективный договор компании закрепляет возможность оказания материальной помощи — единовременная выплата к ежегодному оплачиваемому отпуску сотрудника. Для ее получения, как правило, требуется одновременное соблюдение ряда условий и требований.
В законе не упоминается непосредственно материальная помощь к отпуску, но статья ТК РФ № 144 позволяют бюджетной организации вводить дополнительные надбавки к зарплате, и это должно устанавливаться коллективными договорами, соглашениями и другими внутренними документами.
Условия предоставления единовременной выплаты существенно отличаются от работодателя к работодателю, но есть и общие принципы:
- у работника нет дисциплинарного взыскания за текущий год работы;
- предоставляется один раз в год и не раньше 12 (24) месяцев с момента приема сотрудника на работу;
- отпуск соответствует утвержденному графику и составляет не менее 14 календарных дней.
Учитывается ли материальная помощь при расчете отпускных
Для расчета отпускных необходимо рассчитать средний заработок. Учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ч. 2 ст. 139 ТК РФ). П. 3 положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением правительства от 24.12.2007 № 922, определено, что при расчете не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (матпомощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие). Чтобы учесть матпомощь при расчете отпускных, необходимо выяснить, относится ли она к системе оплаты труда конкретного работодателя, и в каком качестве применяется.
Процедура оформления материальной помощи
Оформление включает следующие этапы:
- Написание заявление. В нем гражданин оповещает руководство о своем намерении уйти в отпуск в указываемый промежуток времени и просит предоставить ему финансовую поддержку. Заявление можно не писать, если сотрудник уходит в отпуск, который был закреплен за ним графиком отпусков. В этом случае начисление материальной поддержки происходит обязательно, если оно предусмотрено внутренними актами. Если же сотрудник берет отпуск незапланированно, то требуется написать соответствующее заявление. В любом случае, наличие данного документа не будет лишним. Исключение составляют бюджетные организации, где право получения раз в год доплаты к отпуску предусмотрено федеральным законодательством и не требует дополнительного подтверждения в виде заявления.
- На основании установленных нормативными актами правил предоставления финансовой помощи сотрудникам при уходе в отпуск, на основании заявления работника составляется приказ руководителя организации о назначении сотруднику финансовой помощи. В документе указывается размер положенных выплат, определяемый на основании зарплаты сотрудника, его стажа работы и других показателей.
- Приказ направляется бухгалтеру для проведения соответствующих начислений.
- Бухгалтерия за три дня до даты начала отпуска перечисляет на лицевой счет сотрудника все положенные денежные средства (непосредственно отпускные и материальную помощь).
Доплата в государственных учреждениях
Государственных служащих законодатель относит к отдельной категории работников, поскольку их деятельность связана, в первую очередь, с надзором за соблюдением положений нормативной базы РФ и прав граждан. Их отношения с работодателем регулируются отдельными законами федерального уровня.
Матпомощь к периоду отдыха для таких трудящихся также закреплена в ФЗ № 79 «О государственной службе». В пункте 6 части 5 статьи 50 данного нормативного акта содержится положение, определяющее необходимость перечисления матподдержки госслужащему, который уходит в основной отдых. Она является дополнением к выплате отпускных, установленных статьей 135 ТК РФ для всех трудящихся.
Размер такой компенсации регламентируется федеральным законодательством и не зависит от финансового положения организации. Согласно пункту 14 Приказа Министерства Труда № 163н матпомощь выплачивается в виде двух окладов с первого года работы для федеральных госслужащих (ч. 11 ст. 46 и п. 7 ч. 2 ст. 51 ФЗ № 79 «О государственной службе»). Для госслужащих субъекта РФ определяется соответствующими законами данного субъекта РФ.
При этом размеры материальной помощи федеральных служащих и госслужащих субъектов РФ могут отличаться.
Условно выделяют два вида помощи:
- Социальная. Выплачивается на основании заявления работника и направлена на решение жизненно важных проблем. Наиболее распространенные ситуации, когда может быть выплачена социальная помощь: свадьба, похороны, рождение ребенка, оздоровление, стихийное бедствие, ущерб вследствие различных ЧП и др.
- Поощрительная (стимулирующая). Данная выплата осуществляется один раз в год и направлена на поощрение работника за его труд.
Единовременная выплата, если она оговорена коллективным договором, положена всем категориям сотрудников, за исключением лиц:
- которые проработали в организации менее полугода;
- уходящих в отпуск с дальнейшим увольнением;
- которые уходят в отпуск по беременности и родам;
- которые отдельным пунктом оговорены в коллективном договоре.
В госучреждениях же помощь положена всем служащим, непрерывно отработавшим полгода.
Выплата материальной помощи к отпуску
Точный порядок предоставления работникам материальной помощи может быть закреплен на локальном уровне, в конкретной организации. Как правило, данная информация включается в действующий коллективный договор, либо в иные положения. Главное, чтобы ни один пункт подобных положений не противоречил установленным нормам и законодательным требованиям.
Как уже было сказано выше, инициатива по получению определенной суммы материальной помощи всегда должна исходить от самого подчиненного. Более того, ему обязательно нужно выразить свое желание в письменной форме. Для этого сотрудником составляется официальное заявление на имя своего непосредственного руководителя. Многих подчиненных волнует вопрос — можно ли указать в одном заявлении сразу две просьбы – о предоставлении отпускного периода, а также о выплате материальной помощи. Сразу следует отметить, что такая возможность не предусматривается на законодательном уровне. Дело в том, что работодателю для предоставления отпуска и выплаты материальной помощи необходимо будет составить два абсолютно разных распоряжения. Следовательно, для каждого из данных распоряжений должно иметься одно документальное основание.
Что же касается особенностей и правил составления приказа – его формирование может быть осуществлено в стандартном порядке и в соответствии с установленной формой. Вверху документа всегда указываются наименование учреждения и его иные реквизиты. Далее идет основная информация относительно причин составления данного распоряжения. Если речь идет о предоставлении сотруднику отпуска – обязательно нужно указать точную продолжительность данного периода отдыха, а также дату его начала.
Как регулируется предоставление материальной помощи при очередном отпуске (статья ТК РФ и пр.)?
Трудовой кодекс (далее — ТК) не раскрывает понятия материальной помощи в случае оказания ее при отбытии работника в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск. Данный термин применяется на практике и закрепляется иными правовыми актами, носящими, как правило, локальный характер. В то же время регулирование таких выплат следует из ряда норм трудового законодательства, в том числе ТК.
См. подробнее в материале «Положение об оказании материальной помощи работникам».
Если такая помощь фактически не является социальной выплатой и устанавливается в качестве дополнения к окладу и иным надбавкам, то ее регулирование осуществляется в соответствии с ч. 1 ст. 129 ТК, т. е. как составной части заработной платы. В таком случае эта выплата устанавливается локальным правовым актом или следует из ведомственных нормативных актов и зависит от результатов трудовой деятельности работника либо имеет фиксированный размер и выплачивается в любом случае при уходе работника в ежегодный отпуск.
В то же время ст. 40 ТК предусматривает возможность использования на конкретном предприятии или в иной организации коллективного договора, который заключается между представителями работодателя и трудового коллектива. Данный акт регулирует не просто трудовые, а социально-трудовые отношения. Согласно ст. 41 ТК, в такой договор помимо прочего могут включаться условия, регулирующие возможность предоставления работникам материальной помощи в силу тех или иных обстоятельств. В этой ситуации помощь является социальной выплатой и предоставляется в случае нуждаемости сотрудника.
Кроме того, регулирование подобных выплат в определенной степени осуществляется нормами налогового законодательства, касающимися правил исчисления налоговой базы и сумм, на которые начисляются страховые выплаты, — ст. 217 и 422 Налогового кодекса (далее — НК). По ряду вопросов имеет смысл применение практики, выработанной судами. Одним из наиболее значимых в регулировании рассматриваемого вопроса является постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12 по делу № А62-1345/2012.
Лимит матпомощи, не облагаемой НДФЛ и страхвзносами, составляет 4 тыс. руб. в год.
Правила расчета налога и страховых взносов с материальной помощи, а также порядок отражения выплаты в бухгалтерском учете, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Типовой ситуации с расчетным примером.
Особенности налогообложения
Примечательно, что единовременная выплата к ежегодно предоставляемому отдыху не является материальной помощью. Она, как уже было сказано, является поощрительной оплатой труда, предоставляемой вместе с отпускными начислениями, и подлежит налогообложению НДФЛ.
Данный вывод можно сделать на основании пункта 1 статьи 226 НК. В согласии с ним российские предприятия признаются налоговыми агентами, если они производят начисления налогоплательщику, указанные в пункте 2 этой же статьи. В этом случае они обязаны осуществлять начисление, удержание у физлица и оплату насчитанного НДФЛ в госбюджет в установленные законодательством сроки.
Это также согласуется с Письмом Минфина от 29.02.12 г. № 03-03-06/4/13 и положениями ТК РФ. В согласии с ними ЕВО необходимо принимать во внимание при расчете затрат на оплату труда. Учитывая это, данные начисления, являющиеся частью вознаграждения за трудовую деятельность, нельзя признать матпомощью в контексте ст. 270 НК РФ. Поэтому, руководствуясь п. 25 ст. 255 Налогового Кодекса, их необходимо прописывать как другие затраты в пользу работника, указанные в положениях коллективного, либо трудового договора.
В этом случае даже если в перечисленных выше документах ЕВО будет называться матпомощью, это никоим образом не поменяет самого назначения выплаты и поэтому не будет иметь какого-либо значения. Ведь по своей сущности, как уже было сказано, она является поощрительным вознаграждением, исчисляемым и выплачиваемым вместе с отпускными начислениями и облагающимся налогом на доходы физлиц. Чтобы избежать проблем с контролирующими органами данные выплаты отображают не только в трудовом договоре, но и прописывают в локальных документах предприятия, что придает доплате статус производственного стимула.
Как результат, она будет включаться в состав затрат на оплату трудовой деятельности, а значит облагаться:
- НДФЛ — 13 %;
- страховые взносы в ФОМС, ПФР и ФСС — 22 %.
Стоит отметить, что в положении об оплате труда для экономического обоснования необходимо указывать все свойства единовременной компенсации, например:
- фиксированный либо %-й размер;
- требуемый стаж работы в компании;
- отсутствие нарушений трудовой дисциплины.
Примечательно, что согласно пункту 11 ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 ФЗ № 212-ФЗ не подлежит налогообложению матпомощь в размере до 4 тысяч рублей на 1-го сотрудника за один календарный год. Выплаты предоставляются во время оплачиваемого отпуска, устанавливаемого по существующему графику.
Возможно ли удержание алиментов с матпомощи к отпуску?
Как уже было отмечено выше, данное финансовое вознаграждение сотрудника — поощрение, стимуляция труда, выраженная в денежном эквиваленте, и не имеет целевого социального или медицинского назначения, к примеру, вступление работника в брак, рождение ребёнка, смерть близкого родственника, дорогостоящее лечение сотрудника и т.п. Следовательно, такая выплата подлежит удержанию с неё алиментной части.
Важно! Алиментные и налоговые обязательства не имеют друг к другу отношения!
Значит, с суммы, не облагаемой НДФЛ (4 тысячи рублей и менее), алименты будут взиматься в положенном порядке, в зависимости от основания удержания:
- решение суда об уплате алиментов;
- соглашение между родителями несовершеннолетнего.
Если в случае договорённости родители сами определяют периодичность и размер выплаты алиментов, то при наличии решения суда алименты удерживаются в фиксированной сумме каждый месяц, соответственно, из матпомощи к отпуску вычеты осуществляет бухгалтерия учреждения на основании исполнительного листа.
Заявление на материальную помощь к отпуску
Помимо приказа, существует и еще один важнейший вид документа, на основании которого сотруднику может быть выдана материальная помощь. Такой бумагой является личное заявление, написанное заинтересованным лицом.
Сразу следует отметить, что строгих правил относительно формирования данного документа, а также его составления, законодательными нормами установлено не было. Однако необходимо отметить, что его составление обязательно нужно осуществить еще до официального наступления положенного отпускного периода. Как правило, на практике происходит следующим образом: сотрудник подготавливает для своего непосредственного начальника сразу два заявления – о предоставлении отпуска и о выдаче материальной помощи.
Работодатель, получив соответствующие заявления от сотрудника, должен рассмотреть их и принять определенное решение. В случае отсутствия у него каких-либо возражений, он может приступать к формированию двух отдельных приказов.
Если говорить об основных правилах составления заявления – данную процедуру необходимо осуществлять в стандартном порядке, так как никаких дополнительных требований в данном вопросе установлено не было. Во время формирования документа следует учесть ряд важных нюансов:
- Составление заявления о выдаче материальной помощи, как и других подобных документов, необходимо осуществлять с заполнения «шапки». Там указываются стандартные сведения относительно адресата, а также автора.
- Далее следует указать наименование документа – «Заявление» и приступать к внесению туда основной информации. Она должна содержать в себе соответствующую просьбу о предоставлении материальной помощи. При желании сотрудник может указать непосредственную причину, по которой ему потребовалась данная помощь.
Готовое заявление направляется на стол руководителю либо передается ему через отдел кадров, в зависимости от существующих в организации правил.
Особенности начисления отпускных госслужащим
Законопроекты 2020 года внесли изменения в отпуска для работников сферы государственной службы. В октябре этого года было принято распоряжение, касающееся сокращения сроков отдыха работников определенных областей деятельности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это важно знать: Компенсация отпуска при увольнении после отпуска по уходу за ребенком до 3 лет
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Кроме того, представители власти предложили:
- сократить длительность отпуска, положенного за ненормированный рабочий график;
- изменить порядок расчета отпускных госслужащим, положенных по выслуге лет.