Как бухгалтеру учитывать убытки от хищений

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как бухгалтеру учитывать убытки от хищений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Отсутствие документа от полиции означает не только невозможность списания суммы хищения на внереализационные расходы. Отсутствие письменных доказательств факта кражи может стать причиной того, что налоговики признают сумму хищения имущества как его безвозмездную реализацию. В итоге компании будет доначислен НДС, т.к. по данному налогу безвозмездная передача является реализацией, иными словами, согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ — это объект обложения налогом.

Документ-подтверждение отсутствия лиц, виновных в краже

В законодательстве по налогам нет определенного списка документов, на основании которых налогоплательщик может подтвердить свое право включать в расходы убытки от хищений при неустановлении виновных лиц. Главный момент — документ должен быть выдан соответствующими госорганами и удостоверять факт неустановления виновных лиц. Минфин в Письме от 08.12.2017 г. № 03-03-06/1/81919 подтверждает, что компании не ограничиваются в вопросах документального подтверждения законности бухучета убытков от кражи.

Документами, свидетельствующими о неустановлении виновных лиц, могут быть:

• постановление следователя ОВД РФ о приостановлении расследования из-за неустановления виновных лиц;
• справка ОВД РФ о том, что возбужденное уголовное дело по факту кражи приостановлено из-за неустановления виновных лиц;
• письмо руководителя отделения ОВД и справка оперуполномоченного ОБЭП о том, что виновные лица в краже имущества не выявлены;
• справка ОВД РФ о том, что виновные лица в краже имущества не выявлены.

Иные основания для учета похищенного имущества

У налогоплательщиков появляется вопрос: разрешается ли учитывать в расходах при налогообложении прибыли убытки от хищения имущества согласно пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ? В данной ситуации не имело бы существенного значения документальное подтверждение неустановления виновного лица. Тогда можно было бы учесть в качестве расходов убытки от кражи, даже если виновное лицо все же установлено.

Данная норма закона в этой ситуации использоваться не может, поскольку имеется специальная норма, регулирующая порядок учета убытка от кражи — пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Этот момент учитывается судебными органами при вынесении решений по делу.

Однако в данном случае имеется исключение. Ведомства разъясняют, что налогоплательщики могут применять положения пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, если доходы отражаются как:

• суммы, которые на основании решения суда подлежат взысканию с виновного лица;
• как суммы полученного страхового возмещения.

Согласно положениям Налогового Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Напомним, что к внереализационным расходам относят убытки от хищений на предприятиях торговли, в случае, если виновные лица не обнаружены. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден (пп. 5 пю 2 ст. 265 НК РФ). Данная точка зрения выражена в письмах Министерства Финансов РФ от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/695, от 20 июня 2011 г. № 03-03-06/1/365, от 27 августа 2010 г. № 03-03-06/4/81.

Относительно приказа Минторга РСФСР от 8 августа 1984 г. № 194 «Об утверждении дифференцированных размеров списания потерь непродовольственных и продовольственных товаров в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания» чиновники Минфина считают, что при наличии прямой нормы Налогового Кодекса (пподп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ) положения данного приказа на случаи хищения из торговых залов магазинов самообслуживания в целях налогообложения прибыли не распространяются.

Сумма ущерба, возмещенная лицом в добровольном порядке, признается внереализационным доходом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Существуют разные точки зрения относительно того, нужно восстанавливать НДС со стоимости украденного имущества или нет.

Точка зрения налоговых органов заключается в том, что НДС, уплаченный продавцу основного средства и принятый к вычету, нужно восстановить в случае кражи данного объекта. Это следует из пп.1 п.2 ст.171 НК РФ, где сказано, что вычетам подлежат только те суммы налога, которые уплачены при приобретении товаров (работ, услуг), используемых для облагаемых НДС операций. Так как в случае кражи основное средство в таких операциях больше не участвует, НДС нужно восстановить пропорционально недоамортизированной части первоначальной стоимости. НДС восстанавливается в тот момент, когда в бухгалтерском учете отражаются результаты проведенной инвентаризации. Следовательно, в том же периоде организация должна уплатить НДС в бюджет.

Другая точка зрения состоит в том, что Налоговый кодекс не содержит в случае кражи имущества требований о восстановлении правомерно принятых ранее к вычету сумм НДС, уплаченных при приобретении этого имущества. Какой позиции придерживаться — решать организации. Но помните, что свою точку зрения, возможно, придется доказывать в суде.

Если организация восстановила НДС по украденному имуществу, она вправе, подавая исковое заявление в суд, указать его в общей сумме иска и тем самым предъявить его к оплате виновному лицу. Можно ли предъявление иска виновному лицу и возмещение им причиненного ущерба приравнять к реализации? Это зависит от того, как будет возмещен ущерб.

Если украдены документы

У организации могут украсть не только имущество, но и документацию. Например, бухгалтерскую или налоговую отчетность, первичные документы учета. В таких случаях руководитель предприятия назначает своим приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели) документов. Такой порядок установлен п.6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105. Для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов. Результаты ее работы оформляются актом, который утверждает руководитель предприятия.

Кроме того, организации необходимо обратиться в органы внутренних дел с заявлением о краже.

Действующее законодательство не предусматривает обязанность организации восстанавливать украденные документы. Однако утрата первичных документов не освобождает организацию от доказательства правильности исчисления тех или иных видов налогов.

Если налогоплательщик не представил в течение более двух месяцев в налоговую инспекцию документы для расчета сумм налогов, инспекция вправе определить эти суммы расчетным путем. В таких случаях инспекция производит расчет на основании имеющейся у нее информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках. Об этом сказано в п.7 ст.31 НК РФ.

Что касается остальных проводок, они будут зависеть от ситуации:

ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Комментарий
01 (10, 41, 43)	94	Для случаев, когда утраченное имущество фирмы было найдено не поврежденным и способным приносить доход компании (имущество возвращено на баланс фирмы).
73 76	94 94	Виновные сотрудниками ОВД найдены, но имущество вернуть не удалось (счет закрывается на виновных людей): на сотрудников компании (если хищение произошло по их вине); на третьих лиц, виновных в преступлении.
91.2	94	Сумма хищения списывается и идет в состав прочих расходов (когда виновные не пойманы, и вынесено судебное решение или постановление следователя о прекращении следствия).

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Как уже отмечалось, в налоговом учете суммы возмещения ущерба относятся к внереализационным доходам (п. 3 ст. 250 НК РФ).

У организаций, которые применяют кассовый метод в целях исчисления налога на прибыль, суммы воз­мещения признаются в составе доходов в момент их получения (п. 2 ст. 273 НК РФ). Поэтому в доходы включаются только фактически полученные суммы возмещения.

У организаций, применяющих метод начисления, такой доход отражается или на дату признания должником сумм ущерба, или на дату вступления в законную силу решения суда. Так установлено в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 НК РФ. Следовательно, получив судебное решение, организация включает в доходы суммы, предъявленные виновному лицу, независимо от того, будет ли в дальнейшем от него получено возмещение. К внереализационным доходам для целей налогообложения прибыли относится сумма в соответствии с решением суда.

А как поступить с убытками от хищения? Нало­говый кодекс указывает только на одно основание для их отражения. Они признаются, если отсутствуют виновные лица (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Поскольку других оснований для отражения убытков от хищения не предусмотрено, сумма убытков при на­личии виновного лица в состав расходов, уменьшаю­щих налогооблагаемую прибыль, не включается.

В бухгалтерском учете суммы возмещения ущерба относятся к прочим доходам. Основание — пункт 8 ПБУ 9/99. Такие доходы принимаются в суммах, присужденных судом (п. 10.2 ПБУ 9/99). Суммы возмещения учитываются в том отчетном периоде, в котором суд вынес решение об их взыскании.

Для учета суммы возмещения ущерба использу­ется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим опе­рациям» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Счет 73 применяется, когда винов­ное лицо — работник предприятия, а счет 76 — если виновник не работает на данном предприятии.

Как быть, если у виновного лица недостаточно средств, чтобы возместить ущерб? Исполнительный доку­мент, по которому взыскание не производилось или произведено частично, возвращается организации-взыскателю (ст. 26 Закона № 119-ФЗ). Об этом судебный пристав-исполнитель составляет акт, утверждаемый старшим судебным приставом.

Возвращение исполнительного документа не яв­ляется препятствием для нового предъявления документа к исполнению. Сделать это можно только в пределах срока, указанного в статье 14 Закона №119-ФЗ. Для исполнительных листов, выданных судами общей юрисдикции, он составляет три года. Окончание такого срока служит основанием для прекращения исполнительного производства (п. 5 ст. 23 Закона № 119-ФЗ). О прекращении исполнительного производства выносится определение суда.

В бухгалтерском учете на основании определе­ния суда о прекращении исполнительного произ­водства невзысканные суммы признаются дебиторской задолженностью, нереальной к взысканию. Сумма безнадежного долга включается в прочие расходы организации в сумме, в которой задолженность была отражена в учете (п. 14.3 ПБУ 10/99).

В налоговом учете установлен исчерпывающий перечень обстоятельств, при наличии которых дол­ги налогоплательщика признаются безнадежными, то есть нереальными к взысканию. Он приведен в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса. Итак, в целях налогообложения прибыли предусмотрено только четыре основания для признания дебиторской задолженности безнадежной. Это задолженноь в отношении:

• долгов, по которым истек установленный срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
• долгов, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГКРФ);
• долгов, по которым согласно гражданскому законодательству обязательство прекращено на осно­вании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);
• долгов, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено в связи с ликвидацией организации (ст. 419 ГК РФ).

Особенности учета и списания похищенного имущества

Количественный состав похищенного имущества и стоимостная оценка определяются на этапе инвентаризации. Проверка должна затрагивать не все активы компании, а только ту группу объектов, к которой относится украденная вещь. Выявляемые несовпадения между фактическими и учетными данными фиксируются в ведомостях расхождений, результаты которых переносятся в акт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В отчетной документации недостачи показываются с привязкой к периоду их подтверждения инвентаризационными действиями. Момент кражи для этой цели не имеет значения.

При расследовании хищения правоохранительными органами в случае отсутствия по результатам проверки виновных лиц, следователь направляет руководству предприятия уведомление о приостановлении уголовного производства. Это является основанием для бухгалтерии списать недостачу с баланса компании.

Если виновное в краже лицо обнаружено, его вина доказана, то в подтверждение этого у организации должно быть решение суда о признании вины физического лица. Исчезнувшее имущество предприятия изначально числится в категории недостач. Если руководство компании инициирует привлечение к расследованию правоохранительных органов, то пропажа будет идентифицироваться как акт хищения. При самостоятельном проведении расследования и выявлении виновных руководство организации может привлечь должностное лицо к материальной ответственности, но не в полной сумме ущерба.

Махинация с банковской выпиской

В конце октября к нам обратился клиент с просьбой провести аудит бухгалтерии. Были сомнения, правильно ли бухгалтер вел учет с 2015 по 2018 годы. Сфера деятельности клиента — установка и обслуживание охранно-пожарных сигнализаций. Изучив базу «1С:Бухгалтерия», аудитор «Дельта Финанс» обнаружил, что выписка разнесена некорректно.

В программе «1С» созданы проводки по начислению и уплате налогов, а в документы подшиты «липовые» выписки. После запроса свежей выписки по нотариальной доверенности в банке назначения платежей не совпали.

Суммы, которые были выделены на уплату налогов, перечислены на р/с некого ИП. Договоров с ИП в первичке нет.

Результат:

• Наш бухгалтер восстановил проводки и привел бухучет в соответствие;
• Компания заплатила остатки по налогам, пени и штраф;
• Клиент понес убытки на сумму похищенных средств;
• Бухгалтер клиента перестал выходить на связь.

Пошаговая инструкция для руководителя – что он обязан сделать при выявлении факта воровства?

При обнаружении хищения имущества руководитель офиса должен:

1. В первую очередь руководитель обязан составить акт о факте хищения на производстве.
2. Написать заявление в полицию или передать полномочия на это начаьству.
3. Далее проводится инвентаризация имущества с целью установления размера ущерба.
4. Затем следует запросить у подозреваемого сотрудника объяснительную в письменной форме. Отказ зафиксировать в протоколе.
5. Если сотрудник согласен возместить ущерб – издать приказ с точным указанием размеров убытка.
6. В случае отказа добровольного возмещения ущерба обращаемся в суд или ждем следствия.

О том, как правильно составить акт хищения, вы узнаете из этой статьи.

Оформление кражи наличных денежных средств из кассы организации

В любом случае в бухучете вы сделаете такие проводки: ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50— отражена недостача наличных; ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94— отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с мате-риально ответственного работника; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»— удержана сумма ущерба из зарплаты кассира. В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба (образец приказа — ниже).
А если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу. Рис1 Распечатать образец Скачать бланк в формате Word Договор о материальной ответственности с кассиром не заключали? Тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника.

Кража денежных средств из кассы организации

Вопрос

Прошу Вас подробно описать алгоритм действий при краже денежных средств из кассы предприятия.
(необходимые документы, проводки в 1С бухгалтерия).

Ответ

После того, как представители ОВД провели следственные мероприятия, фирма должна организовать полную инвентаризацию имущества в помещении, где была совершена кража. Проведение внеплановой ревизии в случае кражи предусмотрено п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее- Закон N 129-Ф). Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. При этом инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40. Общие правила проведения инвентаризации таковы.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав, как правило, входят должностные лица, главный бухгалтер и ответственные за сохранность материальных ценностей.

О проведении внеплановой ревизии руководитель фирмы издает приказ по форме N ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

В нем следует указать:

— состав инвентаризационной комиссии;

— имущество, подлежащее ревизии;

— дата начала и окончания инвентаризации.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие деньги оприходованы, а выданные — списаны в расход. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для ревизии денежных средств предназначена опись N ИНВ-15.

Итоги проверки обобщаются в форме N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». Бланк этого документа утвержден постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26. Она подписывается главным бухгалтером и директором фирмы. Затем издается приказ об утверждении результатов инвентаризации, который и будет служить основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

В бухгалтерском учете делается следующая запись:

Дебет 94 Кредит 50 — выявлена недостача денег в кассе.

Сумма недостачи должна учитываться на счете 94 до появления у организации оснований, позволяющих покрыть недостачу за счет соответствующих источников.

Если виновное лицо не установлено, суммы ущерба бухгалтер относит на финансовый результат (пп. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ):

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94 — списана сумма недостачи на прочие расходы.

Если стоимость похищенного имущества будет компенсироваться за счет виновного лица (сотрудника организации), то в бухгалтерском учете это будет отражено следующими проводками:

Дебет 73-2 Кредит 94 — списан убыток за счет виновного лица;

Дебет 50 Кредит 73-2 — внесена виновником сумма ущерба в кассу.

В том случае, когда сумма недостачи удерживается из зарплаты работника, в учете делается запись:

Дебет 70 Кредит 73-2 — удержана из зарплаты работника сумма недостачи.

Порядок взыскания суммы причиненного ущерба с работника определен в ст. 248 ТК РФ.

При документальном подтверждении факта отсутствия виновных в хищении имущества (в том числе денежных средств) лиц уполномоченным органом государственной власти для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений (Письма Минфина России от 08.06.2009 N 03-03-05/103, от 03.08.2011 N 03-03-06/1/448).

Расследование хищения имущества на предприятии

При выявлении факта хищения пострадавшей стороной является предприятие, которое владело украденным имуществом. Руководитель компании наделен правом обратиться за помощью в расследовании в правоохранительные органы. Для этого составляется письменное заявление.

Алгоритм действий должностных лиц предприятия:

1. Сотрудник, обнаруживший факт недостачи, обусловленный возможной кражей, уведомляет об этом руководителя фирмы. Делается это в письменной форме посредством докладной или служебной записки, которые должны быть зарегистрированы в журнале входящей корреспонденции.
2. Директор инициирует своим распоряжением начало внутреннего служебного расследования.

ЗАПОМНИТЕ! Чтобы была возможность применить к виновным лицам меры дисциплинарной ответственности, решение о необходимости их применения должно быть вынесено в течение месяца. Исключение делается для случаев, когда виновное лицо находится на больничном или хищение было выявлено по итогам ревизии, аудита.

3. Создается комиссия для проведения следственных мероприятий.
4. Назначается председатель комиссионного органа.
5. Анализ результатов видеосъемки с камер наблюдения в помещении, откуда были похищены активы.
6. Проведение следственных мероприятий.
7. Подведение итогов.
8. Применение мер дисциплинарной ответственности (выговор, увольнение, замечание) или передача материалов расследования в правоохранительные органы для заведения уголовного дела.

Если у комиссии имеются подозреваемые в совершении противоправных действий, эти лица должны быть оповещены о проводимых в отношении них следственных мероприятиях. После даты уведомления у таких сотрудников имеет двое суток для дачи пояснений по ситуации. Если объяснительная не была подана, комиссия составляет акт об отказе в предоставлении пояснительной информации.

В отдельных случаях руководство предприятия инициирует временное отстранение от работы подозреваемых в хищении лиц. Период отстранения ограничивается сроком реализации следственных мероприятий. Комиссия наделяется правом проводить опросы персонала предприятия, просматривать видеозаписи с камер наблюдения (если они имеются), осуществлять выемку документации и привлекать к следственным действиям экспертов.

Результатом работы комиссии является акт служебного расследования. Его структура представлена такими блоками:

• вводная (указывается противоправное действие, нанесенный ущерб, временные рамки расследования, состав комиссии);
• описательная (перечень примененных следственных методов, расшифровка доказательной базы);
• заключительная (перечисление виновных лиц, рекомендации руководству компании по дальнейшим действиям).

Похожие записи:

• Государственная помощь молодым семьям: какие программы существуют?
• Развод через ЗАГС: обязательные условия и алгоритм проведения процедуры
• Программа переселения соотечественников в Россию продлена на 2022/2023 год!