Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы в кадрах в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.
Изменения для кадровиков в 2024 году:
C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.
- Новый МРОТ (19 242 руб.).
- Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
- Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
- Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
- Новые формы отчетов в Росстат.
- Изменения в работе с иностранцами.
- Новые основания для проверок ГИТ.
- Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
- Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
- Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.
Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве
29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.
Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.
По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.
По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.
Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:
- для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
- для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.
Какая ответственность грозит за нарушения в кадровой отчетности
За нарушение обязательств по предоставлению отчетности в СФР грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредставленный документ.
За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1–21.5 КоАП).
Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.
Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:
- дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
- штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.
Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.
«Одноразовые» отчеты кадровика в 2024 году
Перед новым годом необходимо отчитаться о закрытии 2023 г. Перепроверьте перечень, какие отчеты сдает кадровик в конце года, и убедитесь, что все сдали вовремя, чтобы избежать штрафов в новом году.
Для многих специалистов по кадрам и работников, исполняющих их обязанности, последний рабочий месяц года такой же, как и остальные. Если перечислять все отчеты в декабре 2023 года для кадровика и сроки их сдачи, то получим следующее:
- не позже 1 декабря в военкомат необходимо предоставить отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, конкретную дату устанавливает регион;
- к этой же дате передать в Росстат сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) за ноябрь;
- до 30 декабря отнести личные карточки работников в военкомат для сверки с учетными данными;
- до 25 декабря включительно направить в СФР ЕСФ-1 за прошлый месяц;
- до 15 декабря в Росстат сдать данные о численности и заработной плате работников по форме П-4;
- подготовить отчеты отдела кадров в 2023 году в службу занятости о наличии вакансий и отправить ее в ЦЗН в сроки, оговоренные региональным законодательством. Обычно это период с 25-го по 29-ое числа.
Функциональность программных решений для КЭДО
При выборе готовой платформы для перехода на КЭДО принимают во внимание следующие критерии:
- подписание документов – настройка маршрутов, возможность массового подписания;
- основные HR-процессы – оформление отпусков, командировок, прием/увольнение, в том числе онлайн;
- настройка хранения кадровых документов в архиве, возможность длительного хранения;
- возможности интеграции – с ЕЦП «Работа в России», с популярными учетными программами;
- поддержка ЭЦП – УНЭП ЕСИА (Госключ), облачная УНЭП в системе;
- наличие мобильной версии;
- готовность разработчика дорабатывать продукт под требования клиента и другие.
Изменения с момента подписания
Держим на пульсе проект Изменений в Правила финансового обеспечения предупредительных мер по охране труда. Возможно здесь нас ожидают долгожданные изменения.
| Нормативно-правовой акт (НПА) | Вводится вместо / изменяет | Статус, Дата вступления в силу нового НПА | Документы по охране труда к пересмотру |
|---|---|---|---|
| Вносят изменения в «Правила финансового обеспечения
предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний…»,, утв. Приказом 14 июля 2021 г. № 467н. Появится возможность возмещения расходов на проведения оценки профессиональных рисков; Длительность санаторно-курортного лечения определяется не менее 14 дней. |
Проект
(Дата окончания публичного обсуждения – 26 декабря 2023 года) Если будет принят – изменения вступят в силу с даты подписания |
— |
Какие документы необходимы в ООО
В соответствии с законодательством Российской Федерации, в ООО (Общество с ограниченной ответственностью) необходимо иметь определенные кадровые документы. Эти документы обеспечивают юридическую чистоту и стабильность работы предприятия.
Список документов, которые необходимо иметь в ООО:
| № | Название документа |
|---|---|
| 1 | Устав |
| 2 | Протокол учредительного собрания |
| 3 | Решение о назначении генерального директора |
| 4 | Трудовой договор с генеральным директором |
| 5 | Коллективный договор с сотрудниками |
| 6 | Приказы о приеме на работу |
| 7 | Трудовые книжки сотрудников |
| 8 | Трудовые договоры с сотрудниками |
| 9 | Приказы о переводе и увольнении |
| 10 | Личные дела сотрудников |
| 11 | Приказы о начислении заработной платы |
| 12 | Счета-фактуры на выплату заработной платы |
| 13 | Декларации по налогу на прибыль |
| 14 | Отчетность в ПФР, ФСС и ФНС |
| 15 | Трудовой регламент |
Перечисленные документы обязательны для наличия в ООО и они могут быть предъявлены налоговыми органами в случае проверки. Правильное ведение кадрового делопроизводства позволяет избежать штрафов и санкций, связанных с нарушением трудового законодательства.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Трудовой договор, основной документ при приеме на работу
В трудовом договоре должны быть указаны следующие основные моменты:
- Сведения о сторонах договора. Здесь указываются полные наименование организации и фамилия, имя, отчество работника.
- Срок договора. Определяется согласно действующему законодательству и может быть как на определенный, так и на неопределенный период.
- Место работы. Указывается фактическое местоположение организации, где предполагается трудовая деятельность работника.
- Должность и обязанности. Описывается должность, на которую принимается работник, а также его основные трудовые обязанности и функции.
- Режим работы и рабочее время. Определяются часы работы, перерывы, выходные дни и другие нормы, регулирующие трудовой процесс.
- Оклад (заработная плата). Устанавливается размер заработной платы, базовых выплат, премий, надбавок, регулирующих выплаты и их порядок.
- Отпуск и отпускные. Описываются права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск и размер отпускных.
- Порядок расторжения договора. Устанавливаются условия и последствия для сторон при расторжении трудового договора.
Трудовой договор подписывается обеими сторонами и является обязательным документом, регулирующим трудовые отношения и защищающим интересы работника и работодателя.
Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы
В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.
Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.
Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.
| Дата выплаты | Размер заработной платы | Дополнительные выплаты и надбавки |
|---|---|---|
| 10.01.2024 | 50 000 рублей | Надбавка за переработку — 5 000 рублей |
| 25.01.2024 | 55 000 рублей | Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей |
Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.
Персональные данные сотрудников и их защита
При работе с кадровыми документами в ООО, необходимо учитывать важность защиты персональных данных сотрудников.
Под персональными данными понимаются любая информация, относящаяся к конкретному сотруднику, которая может быть использована для его идентификации.
ООО обязано обеспечить надлежащую защиту персональных данных своих сотрудников в соответствии с требованиями действующего законодательства о защите персональных данных.
При сборе, хранении, обработке и передаче персональных данных сотрудников ООО должны соблюдать следующие принципы:
- Законность и справедливость — персональные данные должны обрабатываться в рамках законов и с согласия сотрудника;
- Целевое ограничение — персональные данные должны собираться и использоваться только для определенных, законных целей;
- Адекватность — собираемые персональные данные должны быть достаточными и соответствовать целям их обработки;
- Точность — персональные данные должны быть точными, полными и актуальными;
- Ограничение срока хранения — персональные данные должны храниться только в течение необходимого срока;
- Конфиденциальность и безопасность — персональные данные должны храниться в безопасности и предоставляться только уполномоченным лицам;
- Соблюдение прав субъекта персональных данных — сотрудникам должны быть предоставлены возможность доступа к своим данным и их изменения, а также защита и защита прав субъектов персональных данных.
ООО также обязано уведомлять сотрудников о целях сбора и обработки их персональных данных, а также о получателях этих данных.
За нарушение правил обработки персональных данных сотрудников ООО могут предусматриваться административные, гражданско-правовые и уголовные санкции.
Табель учета рабочего времени и отчеты по оплате труда
Табель учета рабочего времени содержит следующую информацию:
| № | ФИО сотрудника | Должность | Дата | Время начала работы | Время окончания работы | Отработанное время |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | 01.01.2024 | 09:00 | 18:00 | 8 часов |
| 2 | Петров Петр Петрович | Бухгалтер | 01.01.2024 | 09:30 | 17:30 | 8 часов |
| 3 | Сидорова Анна Ивановна | Секретарь | 01.01.2024 | 10:00 | 19:00 | 9 часов |
Также важными кадровыми документами ООО являются отчеты по оплате труда. Они представляют собой документы, в которых указывается информация о заработной плате каждого сотрудника компании.
Сведения о заработной плате и стаже
Для предоставления информации о заработной плате и стаже необходимо использовать соответствующие документы, такие как трудовые договоры, приказы о заработной плате, заработные ведомости, трудовые книжки и т.д. Важно указывать точные суммы заработной платы за определенный период времени и даты начала и окончания работы сотрудника в организации.
Сведения о заработной плате и стаже также могут быть представлены в виде списка работников с указанием их идентификаторов, должностей, уровня заработной платы и стажа работы. Этот список может быть оформлен в виде таблицы с соответствующими столбцами, что облегчит его восприятие и анализ.
При подготовке сведений о заработной плате и стаже необходимо учитывать требования законодательства и внутренних правил организации. Сведения должны быть достоверными и актуальными, а также соответствовать установленным форматам и срокам предоставления отчетности.
Важно отметить, что сведения о заработной плате и стаже являются конфиденциальными и должны обрабатываться с соблюдением требований по защите персональных данных. Организация обязана обеспечить надежную защиту информации и предотвратить ее несанкционированный доступ.
Главные тенденции в сфере кадрового делопроизводства
Автоматизация и внедрение новых технологий. В современном мире все больше компаний отказываются от ручного выполнения кадровых процессов и переходят на автоматизированные системы. Это позволяет сократить время и ресурсы, а также улучшить качество работы. Новые технологии, такие как искусственный интеллект и аналитические инструменты, помогают оптимизировать процессы поиска, отбора и адаптации сотрудников.
Развитие онлайн-кадровых рынков. С каждым годом все больше кандидатов и работодателей предпочитают использовать онлайн-платформы для поиска и подбора персонала. Это обусловлено удобством и оперативностью таких рынков. Кадровые специалисты должны быть готовы к работе с такими платформами и уметь находить лучших кандидатов для своих компаний.
Увеличение роли employer branding. В условиях сильной конкуренции на рынке труда работодатели должны уделять большое внимание своей репутации и имиджу как работодателя. Employer branding становится важным инструментом для привлечения и удержания талантливых сотрудников. Кадровые специалисты должны развивать и продвигать бренд своей компании, чтобы привлечь лучших кандидатов.
Укрепление роли образования, обучения и развития персонала. В условиях постоянно меняющегося рынка труда работодатели должны обращать больше внимания на развитие своих сотрудников. Кадровые специалисты должны активно сотрудничать с отделом образования и развития персонала, чтобы помочь сотрудникам наращивать необходимые навыки и компетенции для успешной карьеры.
Увеличение внимания к разнообразию и инклюзивности. Разнообразие в работной команде становится все важнее для компаний. Кадровые специалисты должны активно продвигать принципы равенства и справедливости в работе, а также способствовать созданию многообразной и включающей среды для сотрудников.
Следование главным тенденциям в сфере кадрового делопроизводства позволит быть эффективным и востребованным специалистом в 2024 году.