Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Основные моменты перехода на онлайн-кассу
Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.
На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.
После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.
ККТ как материально-производственный запас
Кассовую технику, стоимостью до 40 000 рублей за единицу, можно отразить в составе МПЗ. В этом случае ККТ принимается к бухгалтерскому учету в сумме фактических затрат организации (без НДС). К расходам относятся все затраты, непосредственно связанные с приобретением онлайн-кассы.
ККТ учитывается на счете 10 «Материалы». При ее передаче в эксплуатацию стоимость относят в дебет счетов затрат (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»). Причем в целях обеспечения сохранности этих объектов при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением. Это удобно осуществить посредством использования забалансового счета.
Подключение ККТ к личному кабинету ОФД
После получения карточки работа на ККМ уже возможна, но еще не законна, так как устройство пока не настроено на передачу данных ОФД. Договор с оператором уже заключен, но касса не подключена к сервису. Как это сделать, рассмотрим на примере компании «Платформа ОФД».
Для начала необходимо открыть драйвер торгового оборудования (на кассе или ПК) и внести в ККТ данные ОФД (хост, порт, ИНН компании). Следующий этап — подключение устройства к ЛК. Эта опция доступна в разделе «Кассы». Для добавление новой модели нужно выбрать пункт «Подключить», заполнить все поля в открывшемся окне и подтвердить операцию кнопкой ОК. Если все сделано правильно, с этого момента касса готова для расчетов с покупателями.
Распространенные ошибки в регистрации ККМ
Ввод некорректных данных при заполнении заявки или фискализации чреват различными сбоями и ошибками в работе онлайн-кассы. Рассмотрим самые распространенные из них.
Завершение регистрации
После того, как учетная карточка с регистрационным номером ККМ получена, сведения необходимо внести в профиль устройства в личном кабинете ОФД. А также пройти процедуру фискализации кассового оборудования. То есть внести все необходимые данные на кассовый аппарат и фискальный накопитель.
Обратите внимание, что проведение фискализации – очень важный и ответственный этап ввода техники в работу. Любые ошибки, допущенные сейчас, могут повлечь за собой порчу оборудования и необходимость их замены на новые.
Для того, чтобы избежать финансовых потерь и провести фискализацию с гарантией, рекомендуется заказать регистрацию кассы в «Рустехпром».
После проведения фискализации оборудования требуется завершить постановку контрольно-кассовой техники на учет. Для этого необходимо распечатать отчетный документ на онлайн-кассе и передать данные в ФНС.
Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу
Процедура регистрации кассовой техники нового образца регламентирована в статье 4.2. вышеупомянутого Федерального закона. Процедура «обкатана» со стороны ФНС и операторов фискальных данных. Закон разрешает выбрать для этого один из удобных предпринимателю способов.
- Заполнить заявление на регистрацию ККТ в бумажном варианте, подать документ в любой налоговый орган, а регистрационную карточку получить по месту регистрации фирмы (в «своей» территориальной налоговой).
- Подать заявление в электронной форме через личный кабинет ККТ на официальном сайте ФНС Российской Федерации. Для этого предпринимателям необходима усовершенствованная электронная подпись – КЭП, без которой никакие электронные документы не принимаются к рассмотрению. Эту КЭП так или иначе нужно будет оформить.
Прежде всего уточним, что онлайн-касса должна обладать характеристиками:
- наличие на корпусе уникального серийного кода;
- возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
- наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.
Сенсорные смарт-терминалы — что они представляют собой
Смарт-терминал — это вид онлайн-касс, оснащенный сенсорным дисплеем и работающий в соответствии с ФЗ-54. Внешне напоминает планшет со встроенным принтером для печати чеков. Благодаря установленному фискальному накопителю, данные о проведенных операциях передаются в ФНС через ОФД. Большинство моделей оснащено аккумуляторами, что позволяет использовать устройство без подключения к сети. Смарт-терминал совместим с ОС Android и iOS, что дает возможность установить любые приложения, быстро и легко обновить прошивку. Аппарат используется в микро- и малом бизнесе.
Среди таких устройств стоит остановить свой выбор на одной из следующих моделей.
- Смарт- терминал МТС Касса 5”
Компактная мобильная онлайн-касса для готового решения под 54-ФЗ. Идеально подходит для малого и среднего бизнеса: розничных торговых точек, сферы услуг, любых видов выездной торговли, а также продаж в интернете и курьерских служб.
- Экран 5,5”
- Печать чека за 6 сек
- Встроенный 1D/2D фотосканер
- Работает без подзарядки до 24 часов
- МТС Касса 7”
Мобильная онлайн-касса с большим сенсорным экраном для готового решения под 54-ФЗ. Отличное решение для розничных торговых точек любой направленности, а также для сферы услуг и общепита.
- Экран 7″
- Печать чека за 7 сек
- Подключение сканера, весов
- Работает без подзарядки до 14 часов
- МТС Касса 12″
Стационарный кассовый смарт-терминал на ОС Android.
- Стационарный корпус и небольшой вес
- Качественный японский термопринтер, скорость печати до 160 мм/сек
- Защита от брызг
- МТС Касса 5” + эквайринг
Главное преимущество данной модели – высокая автономность, без подзарядки аппарат выдерживает до 20 часов работы. Скорость печати чеков высокая – 90 мм/с. ККТ оснащен встроенным сканером штрихкодов, поэтому вам не потребуется приобретать оборудование дополнительно. Компактный легкий корпус с пятидюймовым дисплеем удобно держать в руке. Терминал расширяет возможности терминала. Он позволяет принимать платежи по пластиковым картам и с мобильных устройств, оснащенных NFC-модулем.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Типичные ошибки при регистрации устройства
- Несовпадение регистрационной информации и реальных настроек кассы. Ошибка возникает из-за того, что эти данные между собой не синхронизируются, поэтому гражданину стоит самому проверять соответствие внесенных сведений. Если, например, не соответствует адрес применения гаджета, то касса будет работать, но порядок её использования нарушается.
- Неверный рег. номер, внесенный в параметры устройства, выведет фискальную флешку из строя, его придется заменить.
- Неверно указан оператор данных. Причиной этому часто служит факт изменения оператора на сайте и невнесения изменения в прибор. В таком случае порядок применения кассы нарушается, хотя она и продолжает работать.
- Многократная перерегистрация онлайн-устройства. ФН выдерживает 12 таких процедур.
При нарушении порядка использования кассы лучше постараться сразу исправить все ошибки. В противном случае в организацию могут прийти налоговые инспекторы с камеральной проверкой, например, по заявлению потребителя, который не получил чек, или запросить информацию в кредитно-финансовой организации: по банковскому счету сразу видно, что на счет поступают средства от покупателей или платежных агентов. При обнаружении нарушений предпринимателя или юрлицо оштрафуют на крупную сумму.
РЕГИСТРАЦИЯ КАССЫ В ИФНС
Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции всех популярных производителей ККТ: Атол, Эвотор, Меркурий, Штрих и др. предлагается за 1 день! Низкая цена на одну из важных процедур для работы на кассе в АСЦ «Фиджи Сервис». Регистрация кассы производится по правилам, регламент которых определен 54 ФЗ.
Чтобы наши клиенты понимали, как происходит регистрация ККМ в налоговой инспекции, мы постарались описать этот процесс. Итак, у Вас есть новый кассовый аппарат или фискальный регистратор с режимом онлайн передачи данных. Для того чтобы на кассе можно было начать работать, нужно ее зарегистрировать. Для этого необходимо:
- • зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика на сайте ИФНС, используя ключ ЭЦП (электронную цифровую подпись);
- • занести информацию о кассовом аппарате в ЛК, чтобы регистрация кассы через личный кабинет ИФНС прошла успешно;
- • предоставить заключенный с ОФД договор;
- • получить регистрационный номер на кассу;
- • ввести данные регистрационного номера непосредственно в кассе, тем самым вводя в ККТ с фискальной долговременной памятью кода налогового инспектора;
- • отправить чек регистрации в налоговую инспекцию;
- • получить доступ к карточке регистрации ККТ в личном кабинете ФНС;
- • настроить передачу данных от кассового аппарата в ОФД посредством режима онлайн передачи данных.
Сущность фискализации — в активации фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-кассы. Для ее проведения нужно (условимся, что регистрация ККТ проводится онлайн):
- Открыть программу от производителя онлайн-кассы — предназначенную специально для фискализации.
Например, для касс от АТОЛ используется программа EcrRegistration.exe.
- С помощью программы синхронизировать время на кассе и на ПК (которое к тому моменту должно быть точно установлено — в соответствии с локальным часовым поясом).
- Указать в программе сведения о хозяйствующем субъекте. Как правило, к ним относятся:
- название магазина;
- адрес расположения торговой точки;
- ИНН хозяйствующего субъекта;
- регистрационный номер кассы в ФНС (указывается на странице, которая оставлена нами открытой по завершении подачи заявления онлайн).
По-прежнему не закрываем ту страницу.
- Выбрать систему налогообложения.
- Выполнить фискализацию — то есть, активацию фискального накопителя.
Какие документы понадобятся
Для регистрации онлайн-кассы потребуется не так много:
- заявление по утвержденному образцу;
- паспорт заявителя;
- техпаспорт ККТ и фискального накопителя;
- соглашение с ОФД;
- печать компании (если таковая имеется).
Можно попробовать «по старинке»
Если владелец кассы по каким-то причинам не может или не хочет регистрировать ее онлайн, всегда можно обратиться в отделение налоговой по месту регистрации, предоставив заполненный бланк КНД-1110061.
Обратите внимание, это обновленный бланк, ведь в старом КНД-1110021 не было достаточно полей для указания информации о ККТ. Заполняйте только новый бланк!
Собираясь в отделение ИФНС по месту регистрации, подготовьте заранее необходимые документы. Это позволит избежать повторных визитов, с собой возьмите:
- Паспорт ККТ и его копию;
- Паспорт фискального регистратора;
- Документ, который свидетельствует о ваших полномочиях как владельца ИП или как ответственного лица на предприятии;
- Паспорт, удостоверяющий вашу личность.
Вообще по закону документы об удостоверении должности на предприятии не обязательны. Но лучше предъявить их во избежание долгих разговоров в налоговой. Ведь система контроля регистрируемой кассовой техники действует, особенно ощутимы проверки в реальности. Вот почему большинство ИП и вообще владельцев ККТ предпочитает регистрировать их онлайн: это лучший способ избежать «личностного» фактора при проверке документов.