Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников: как рассчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) — не позже 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Когда нужно считать среднесписочную численность работников
Созданная организация или индивидуальный предприниматель, нанимающий сотрудников, передают в ФНС сведения о среднесписочной численности. Причем нулевую отчетность нужно сдать даже если штат не набран и бизнес не ведется.
Обратите внимание
На сайте ФНС сказано, что с 2021 года справка о среднесписочной численности по образцу №ММ-3-25/174 от 29.03.2007 в налоговые органы больше не представляется в соответствии с Федеральным законом №5-ФЗ от 28.01.2020.
Срок, в который нужно уложиться, ранее составлял 20 дней, но так как с 01.01.21 порядок изменен и сведения входят в РСВ, обязанность эта упразднилась. Теперь созданная компания должна впервые передать данные о среднесписочной численности сотрудников только в первый отчетный период – после окончания квартала. Далее показатель передается ежеквартально.
Обратите внимание
Если компания еще не ведет или приостановила деятельность, данные с нулевым показателем среднесписочной численности необходимо ежеквартально показывать в нулевом РСВ. Если в компании числится только генеральный директор, нулевым показатель уже не будет.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Для расчета годовой ССЧ необходимо просуммировать ССЧ за каждый месяц, и полученный результат разделить на 12.
ССЧ за месяц определяется аналогично: суммируется численность работников за каждый день и делится на количество дней в месяце. Чтобы рассчитать месячную ССЧ, суммируют ССЧ полностью занятых, и среднюю численность не полностью занятых сотрудников. К последним относятся трудоустроенные на неполную занятость по соглашению. В численность за каждый день включаются все числящиеся в компании работники, вне зависимости от того, работал ли он фактически в этот день или был в отпуске или на больничном.
В расчет ССЧ не включаются:
- женщины в декретном отпуске;
- работники в отпуске по уходу за ребенком;
- работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
- внешние совместители;
- работники по договорам ГПХ.
Внутренние совместители берутся в расчет за 1 единицу.
Кому необходимо сдавать документ в 2021 году?
Отчет о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год необходимо было сдавать в ИФНС:
- организациям (при этом не имеет значения, используют ли они труд работников в своей деятельности, на основании Письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390);
- ИП (только в том случае, если предприниматель нанимает одного или нескольких сотрудников на работу на основании трудового договора).
Данные предприниматели должны были сдать отчет за 2020 год не позднее 20 января 2021 года.
Сдать отчет о среднесписочной численности работников за 2020 год в 2021 году обязаны:
- вновь созданные юридические лица;
- реорганизованные организации.
В какой форме сдается отчет о среднесписочной численности?
Для выбора формы сдачи расчета по страховым взносам с информацией о среднесписочной численности рекомендуем воспользоваться нашей таблицей:
|
Форма сдачи расчета (п. 10 ст. 431 НК РФ) |
|
|
По выбору хозсубъекта: на бумажном носителе или электронная |
Электронная |
|
Хозсубъекты, сделавшие выплаты в пользу 10-ти и менее физлиц |
Хозсубъекты, сделавшие выплаты в пользу более 10-ти физлиц. |
Когда сдают сведения о численности вновь созданные организации
Вновь созданные (новые) или реорганизованные организации сдают сведения о среднесписочной численности в 2020 году не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Например, если компания создана (внесена в единый государственный реестр) 12 февраля 2020 года, сведения о среднесписочной численности работников надо сдать в инспекцию не позднее 20 марта 2020 года.
Что считать датой создания организации? Согласно статье 51 ГК РФ это дата записи об организации в ЕГРЮЛ. Соответственно, срок сдачи среднесписочной численности зависит именно от этой даты.
Таким образом, в первый год работы новые и реорганизованные компании должны предоставить сведения дважды: сразу после создания (реорганизации) и еще раз по итогам года.
Обратите внимание!
Вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели не сдают расчет по численности работников.
Кого включать в численность для отчёта
Расчёт среднесписочной численности в 2021 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 27.11.2019 № 711. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.
Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который работает без трудового договора и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (7) Указаний.
Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.
Подробнее: Как рассчитать среднесписочную численность работников
В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.
Новые годовые формы с отчета за 2022 год.
Так, приказ вводит новые годовые формы:
- № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда»;
- № 1-Т(ГС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе государственных гражданских служащих»;
- № 1-Т(МС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе муниципальных служащих».
Форма 1-услуги «Сведения об объеме платных услуг населению»
Данную форму со сведениями за 2021 год учреждения, оказывающие платные услуги населению (в том числе медицинские), должны подать в территориальное отделение Росстата 1 марта 2022 года.
Заполненная форма представляется по месту фактического осуществления деятельности учреждения (обособленного подразделения). В ином случае учреждению нужно подать в Росстат отчет по форме 1-услуги с заполненным титульным листом, а в остальных разделах проставить прочерки.
Обратите внимание: при реорганизации в форме преобразование учреждение, являющееся правопреемником, с момента своего создания должно подавать форму 1-услуги (включая данные реорганизованного юридического лица) в установленный срок за период с начала отчетного года, в котором произошла реорганизация.
Форма 1-услуги также состоит из двух разделов.
Кто включается в состав среднесписочной численности и пример ее расчета
Порядок определения среднесписочной численности работников регламентируется Приказом Росстата от 28.10.2013 года, который гласит, что в перечень списочной численности включаются все сотрудники, принятые по трудовым договорам.
Обратите внимание! При расчете среднесписочной численности длительность действия трудового договора не имеет никакого значения.
Более подробно ознакомиться с перечнем определения «включения» или «не включения» в списочной численности можно в пункте 79 – 81 вышеупомянутого Приказа.
Пример расчета среднесписочной численности работников за месяц:
| Месяц | Количество работников |
| с 1 по 10 марта | 10 чел. |
| 11 по 29 марта | 25 чел. |
| 30 по 31 марта | 20 чел. |
| Расчет:
(10 дн.*10 чел.) + (19 дн.*25 чел.) + (2 дн.*20 чел.)) : 31 дн. = 615 чел. : 31 дн. = 19,8 чел. |
|
| Итого | 19,8 чел. (округляем до 20 чел.) |
Каких работников учитывать в составе численности
Рекомендации по заполнению сведений о среднесписочной численности есть в письме ФНС от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353. Категории сотрудников, которых нужно учесть при расчете, представлены в таблице. Сотрудников, которых нет в перечне, не учитывайте.
| Категория сотрудников | Как учитывается численность | |
| Обычные штатные сотрудники (в т. ч. сотрудники на испытательном сроке) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, принятые для замещения отсутствующих сотрудников (например, женщины, находящейся в декретном отпуске) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, с которыми заключены срочные трудовые договоры | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Внутренние совместители | Учитываются при расчете как одна единица | |
| Внешние совместители | При расчете среднесписочной численности этот показатель не учитывается | Средняя численность таких сотрудников определяется в пересчете на полную занятость (путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце) |
| Сотрудники на больничном | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники в отпуске (ежегодном или дополнительном) | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники, которые находятся в отпуске без сохранения зарплаты (независимо от длительности отпуска) | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники, которые находятся: – в декретном отпуске; – в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка; – в отпуске по уходу за ребенком | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте. Исключение: сотрудники, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, если они работают на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия |
|
| Командированные сотрудники, если за ними сохраняется средний заработок (в т. ч. при краткосрочных загранкомандировках) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники-надомники | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, которым по законодательству установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (несовершеннолетние, инвалиды I и II групп, сотрудники вредных производств и т. д.) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, которые заняты неполный день или неделю (в соответствии с трудовым договором или с их согласия) | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются пропорционально отработанному времени | Средняя численность таких сотрудников определяется в пересчете на полную занятость (путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце) |
| Сотрудники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно направленные из других организаций (если за ними не сохраняется средний заработок по основному месту работы) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Штатные сотрудники, с которыми дополнительно заключены гражданско-правовые договоры | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются один раз | При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются |
| Внештатные сотрудники, с которыми заключены договоры подряда и другие гражданско-правовые договоры | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники не учитываются | При расчете средней численности такие сотрудники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения |
| Предприниматели, с которыми заключены договоры подряда, возмездного оказания услуг и другие гражданско-правовые договоры | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в учебном отпуске с сохранением среднего заработка | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в отпуске за свой счет | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, которым предоставлен отпуск за свой счет в связи со сдачей вступительных экзаменов в вуз, училище и т. п. | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, направленные на обучение (повышение квалификации, получение новой профессии) с отрывом от производства (если за ними сохраняется средний заработок) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Граждане (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы и учитываемые в среднесписочной численности работников | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются как целые единицы по дням явок на работу | При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются |
| Сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата, а также направленные на работу за границу | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Граждане, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение (с выплатой стипендии) | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте с первого дня невыхода на работу | |
| Собственники организации, не получающие зарплату | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Адвокаты | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Собственники организации, получающие зарплату | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Штатные сотрудники, фактически явившиеся на работу (включая тех, которые не работали по причине простоя) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, имеющие специальные звания | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, находившиеся: – в простоях (как по инициативе работодателя, так и по не зависящим от него и от работника причинам); – в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, принимавшие участие в забастовках | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, работающие вахтовым методом | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, находящиеся под следствием до принятия решения судом | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно отсутствующие на работе в связи с тем, что администрация предоставила им отгул за переработку | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно отсутствующие на работе по причине прогула | Количество таких сотрудников учитывается полностью |
Как безошибочно рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для корректного расчета среднесписочной численности сотрудников специалисты обращаются к указаниям по заполнению статформы № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденным Росстатом в приказе от 22.11.2017 № 772.
При расчете надо понимать, какие сотрудники должны быть учтены, а какие нет. Так, пребывающие на больничном, в очередном отпуске, в учебном (но с сохранением среднего заработка), в неоплачиваемом, в командировке, прогуливающие работу, находящиеся под следствием, выполняющие работу на дому, студенты и практиканты, устроенные на должности, должны быть включены в показатель ССЧ.
А вот не войдут в расчет следующие категории работников:
- внешние совместители;
- работники, подписавшие гражданско-правовые договоры;
- переведенные в другие компании и направленные за рубеж без сохранения заработной платы;
- сотрудники, обучающиеся с отрывом от производственного процесса;
- практиканты, принятые по ученическим договорам с выплатой стипендии и др.
Полный перечень можно найти в п. 78 указаний.
Алгоритм расчета ССЧ можно задать следующим образом:
- Рассчитываем ССЧ на каждый день месяца.
- Считаем ССЧ сотрудников с полным рабочим днем за каждый месяц.
- Находим ССЧ сотрудников с неполным рабочим днем за каждый месяц.
- Определяем ССЧ за каждый месяц периода.
- Выводим результат — ССЧ за истекший год.
Форма и правила заполнения сведений
Отчет о среднесписочной численности сотрудников сдаётся по форме КНД-1110018, которая утверждена еще в 2007 году. Сам отчет состоит из одной страницы, а главная сложность заключается в правильном вычислении необходимого показателя.
Для заполнения унифицированной формы следует указать следующие данные:
- код причины постановки или индивидуальный номер налогоплательщика;
- название организации или данные об индивидуальном предпринимателе;
- цифровой код отделения налоговой службы, куда планируется направить отчетность;
- значение ССЧ, которое должно быть выражено в целых числах;
- дату, когда значение ССЧ актуально, и дату подачи отчетности.
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |