Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести регистры налогового учета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начнем с основных понятий, связанных с налоговыми регистрами. Тут надо помнить, что регистры — элемент налогового учета, вести который обязаны только организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, а также налоговые агенты по НДФЛ.
Причем в части НДФЛ все достаточно ясно и лишних требований инспекторы тут не предъявляют. Ведь если в организации или у предпринимателя нет сотрудников, то и спрашивать с них, как с налоговых агентов по НДФЛ нечего. А вот в части налога на прибыль все далеко не так однозначно.
Настройки статей доходов
Классификатор Статьи доходов необходим для группировки доходов предприятия по прочей деятельности и используется при отражения таких фактов хозяйственной деятельности как реализация внеоборотных активов, списание кредиторской задолженности и т.п. Поэтому при выборе счетов учета для ГФУДР доступны для выбора только счет 91.01 — для отражения в текущем периоде или счет из группы счетов 84 — для корректировок прошлых лет. Статья доходов по основному виду деятельности в данный справочник не входит и настроек не имеет.
Для каждой статьи доходов можно задать свой тип аналитики доходов и указать способ распределения доходов по направлениям деятельности. Аналитика статьи доходов используется для разделения прочих доходов по конкретным объектам (организациям, подразделениям, направлениям деятельности, партнерам, заказам поставщиков), она указывается в документах при регистрации в системе прочих доходов.
Требования НК РФ к налоговым регистрам
Формы аналитических регистров налогового учета, являющиеся приложением к учетной политике предприятия, служат подтверждению данных наравне с первичными документами и расчетом налоговой базы (ст. 313 НК РФ). Требования, которые налоговое законодательство предъявляет к ним, следующие:
- недопустимо вносить данные в регистр без соблюдения хронологического порядка и непрерывности;
- аналитический учет налоговых данных в регистрах должен раскрывать порядок формирования налоговой базы;
- хранить регистры следует так, чтобы исключить несанкционированное исправление данных в них;
- за правильность отражения хозопераций в регистрах отвечают лица, их составляющие; каждое вносимое в налоговый регистр исправление ошибок должно подтверждаться подписью ответственного лица, с обоснованием исправления и указанием даты;
- данные налогового учета, в том числе и регистры, составляют налоговую тайну; лица, имеющие к ним доступ, несут ответственность за разглашение налоговой тайны согласно законодательству.
Требования к налоговым регистрам
Из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета (НУ) заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке. Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.
ВАЖНО! Расшифровка словосочетания «первичный учетный документ» в НК РФ отсутствует, поэтому подтверждением записей в НУ может служить бухгалтерская первичка (письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156).
Не следует забывать, что сформированные налоговые регистры необходимо защищать от несанкционированного исправления. Любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а ответственный исполнитель заверяет все внесенные корректировки своей подписью и указывает дату.
ВАЖНО! Информация, отраженная в регистрах налогового учета, представляет собой налоговую тайну. За ее разглашение (в том числе налоговиками) предусмотрена административная и уголовная ответственность (письмо Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41).
Подробнее о требованиях к налоговому учету и налоговым регистрам читайте здесь.
Как заполнить «расходный» налоговый регистр
С заполнением «расходных» регистров налогоплательщики могут испытывать определенные трудности. Это связано с тем, что признание расходов в налоговом учете не всегда совпадает с отражением аналогичных расходов в бухучете. Так что использовать бухгалтерские учетные регистры без внесения в них дополнительных корректировок не всегда представляется возможным.
К примеру, отдельные виды расходов в БУ отражаются в полном объеме, а в НУ нормируются (рекламные, представительские и т. д.). А некоторые виды затрат налоговое законодательство вообще запрещает признавать в составе расходов, формирующих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
О нюансах признания прочих расходов, связанных с производством и реализацией, читайте здесь.
Специалист ООО «Ритм» сформировал РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации», в котором отразил следующие виды расходов: затраты на основное сырье и материалы, зарплату вместе с начисленными страховыми взносами, амортизацию имущества ООО «Ритм», расходы на тепло, воду, электроэнергию и др.
Информацию для заполнения регистра бухгалтер взял из данных бухучета (по счетам 20, 26, 44, 91 и др.). В отчетном периоде фирма не осуществляла расходов, признание которых в НУ не совпадает с правилами БУ, поэтому корректировать данные бухучета не пришлось.
Образец заполненного регистра налогового учета «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» вы также можете скачать на нашем сайте.
Заполнение налогового регистра по доходам и расходам
Чтобы заполнить декларацию на прибыль, потребуется два регистра налогового учета. Один из них по учету расходов, другой – по учету доходов. Данные о доходах и расходах фирмы, сформированные по всем нормам налогового учета, дадут возможность определить прибыль, которая и является объектом налогообложения, без которого нельзя рассчитать налог на прибыль.
Если компания имеет несколько видов деятельности, потребуется заполнение дополнительных регистров. Когда предприниматель не желает заниматься разработкой регистров налогового учета, он вправе воспользоваться уже готовыми существующими регистрами. Образцы регистров на доходы и расходы зафиксированы в рекомендациях по налоговому учету для исчисления прибыли МНС РФ.
К примеру, для ООО «Шанс» минимальный список нужных регистров выглядит следующим образом:
- Регистр налогового учета по доходам, получаемым от реализации товара;
- Регистр налогового учета, касающегося внереализационных доходов;
- Регистр налогового учета по операциям, уменьшающим доходы от реализации;
- Регистр налогового учета о внереализационных расходах.
При оформлении налоговых регистров стоит учесть, что сумма за все реализованные позиции должна быть заполнена без учета НДС. Список операций, которые не включаются в статью доходов, можно отыскать в Налоговом кодексе.
Требования к налоговым регистрам
Из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета (НУ) заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке. Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.
ВАЖНО! Расшифровка словосочетания «первичный учетный документ» в НК РФ отсутствует, поэтому подтверждением записей в НУ может служить бухгалтерская первичка (письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156).
Не следует забывать, что сформированные налоговые регистры необходимо защищать от несанкционированного исправления. Любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а ответственный исполнитель заверяет все внесенные корректировки своей подписью и указывает дату.
ВАЖНО! Информация, отраженная в регистрах налогового учета, представляет собой налоговую тайну. За ее разглашение (в том числе налоговиками) предусмотрена административная и уголовная ответственность (письмо Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41).
Подробнее о требованиях к налоговому учету и налоговым регистрам читайте .
Что такое налоговый регистр
Начнем с основных понятий, связанных с налоговыми регистрами. Тут надо помнить, что регистры — элемент налогового учета, вести который обязаны только организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, а также налоговые агенты по НДФЛ. Причем в части НДФЛ все достаточно ясно и лишних требований инспекторы тут не предъявляют. Ведь если в организации или у предпринимателя нет сотрудников, то и спрашивать с них, как с налоговых агентов по НДФЛ нечего. А вот в части налога на прибыль все далеко не так однозначно.
К сожалению, в Налоговом кодексе четко не зафиксировано, что налоговые регистры обязаны вести исключительно плательщики налога на прибыль. Это позволяет налоговым органам требовать регистры и от тех налогоплательщиков, которые не платят налог на прибыль. При этом инспекторы ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса, который требует от всех налогоплательщиков вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения. И, дескать, в этой норме ни слова не сказано, что речь идет только о налоге на прибыль.
Как создать регистр налогового учета
Чтобы использовать регистры налогового учета, придется затратить время на разработку их формы, а затем закрепить их в приложении к учетной политике, издав соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).
О нюансах формирования налоговой учетной политики читайте в статье «Как составить налоговую политику организации?».
Законодатель не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов, поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база. Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.
Единственное, в отношении чего нельзя проявлять инициативу при оформлении регистров налогового учета, — это обязательные реквизиты. Их состав должен соответствовать НК РФ. Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, содержащие следующую информацию (абз. 10 ст. 313 НК РФ):
- наименование регистра;
- дату составления;
- натуральные (если это возможно) и денежные измерители операции;
- наименование объектов учета или хозяйственных операций;
- подпись ответственного за составление регистра лица и ее расшифровку.
Требования к налоговым регистрам
Эти формы должны быть утверждены в приложениях к учетной политике. Заполняются они непрерывно в хронологическом порядке. Могут быть в бумажном виде, в электронном формате, на отдельных информационных носителях, в специальной программе. Обязательно назначаются специалисты, ответственные за корректность ведения этих регистров.
В аналитических регистрах по налогу на прибыль, разработанных самостоятельно, должны присутствовать следующие реквизиты: наименование, период/дата составления, измерители операции в натуральном (при возможности) и денежном выражении, наименование хозоперации и подпись с расшифровкой ответственного за составление сотрудника.
Организации следует приложить все усилия к защите от несанкционированных вмешательств и исправлений регистров НУ.
Обнаруженную в регистре ошибку можно устранить путем ее исправления. Исправление обязательно подтверждается обоснованием (объяснением причины) с указанием даты и подписи ответственного лица.
Некоторые автоматизированные бухгалтерские программы, в частности «1С:Бухгалтерия», формируют аналитические регистры в момент проведения операций по бухучету. Но иногда приходится формировать их вручную или с частичной автоматизацией.
Налоговая отчетность – документ налогоплательщика (налогового агента), представляемый в органы налоговой службы в соответствии с порядком и требованиями, установленными Налоговым Кодексом РК. Налоговая отчетность содержит сведения о налогоплательщике, об объектах налогообложения, об исчислении налоговых обязательств, взносов, отчислений и другие необходимые сведения.
Уполномоченным органом утверждаются требования форматно-логического контроля, которые должны соблюдаться при составлении налоговой отчетности.
Налоговая отчетность включает в себя налоговые декларации, расчеты, отчетность по мониторингу, заявления и т.д.
Налоговая отчетность делится на следующие виды:
- Первоначальная – представляется лицом за период, в котором произведена постановка на регистрационный учет или впервые возникли налоговые обязательства.
- Очередная – представляется лицом за периоды, следующие за периодом, в котором произведена постановка на регистрационный учет или впервые возникли налоговые обязательства.
- Дополнительная – представляется лицом при внесении изменений или дополнений в ранее представленную налоговую отчетность за налоговый период, к которому относятся данные изменения или дополнения.
- Дополнительная по уведомлению – представляется лицом при внесении изменений или дополнений в ранее представленную налоговую отчетность за налоговый период, в котором налоговым органом выявлены нарушения по результатам камерального контроля.
- Ликвидационная – представляется лицом при прекращении деятельности или реорганизации налогоплательщика, а также при снятии с регистрационного учета по налогу на добавленную стоимость.
Если налогоплательщик относится к категориям, для которых установлены различные формы налоговой отчетности, то такой налогоплательщик составляет налоговую отчетность для каждой категории, к которой он относится.
Налогоплательщики могут представлять налоговую отчетность в явочном порядке (на бумажном носителе), по почте заказным письмом с уведомлением (на бумажном носителе), в электронной форме (посредством системы приема и обработки налоговой отчетности).
Налогоплательщики вправе продлить срок представления налоговой отчетности при условии ее представления в электронной форме. Для этого налогоплательщик направляет в налоговый орган уведомление о продлении срока представления налоговой отчетности. При этом продление срока представления налоговой отчетности не изменяет срока уплаты налогов, других обязательных платежей в бюджет, взносов и отчислений.
Образец регистра НУ доходов
Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 20%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.
Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:
3 674 064 / 120 × 100 = 3 061 720 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.
После заполнения лист 02 отчета выглядит следующим образом:
Не знаете свои права?
Инспекторы ИФНС при камеральной проверке полученного отчета попросили представить им для сверки налоговые регистры за 2-й квартал.
Главный бухгалтер проверяет, правильно ли заполнены регистры НУ по оборотно-сальдовой ведомости за 2-й квартал.
Строка 010 отчета (выручка с НДС) проверяется по ОСВ счета 90.1 — там указан размер выручки за период.
Как сформировать регистры
Как уже упоминалось, закон не устанавливает форму для регистров. Она определяется организацией самостоятельно. Разработанная форма закрепляется в учетной политике. Для этого требуется издать приказ.
Регистры могут разительно различаться по внешнему виду в зависимости от компании. В законе нет ограничений, касающихся формы. Но налогоплательщик должен соблюдать общее правило – в регистрах указываются все сведения, требующиеся для налогового учета. Из предоставленных данных должно быть ясно, как формировалась база под налогообложение.
Данные можно по-разному группировать. Допускается использование таблиц, списков. Однако применяемый инструмент группировки должен быть внесен в учетную политику.
Несмотря на определенную свободу, налогоплательщик должен помнить о ряде ограничений. В частности, в регистре должны присутствовать обязательные реквизиты. Если этих реквизитов нет, регистр будет считаться недействительным.
Какие регистры бывают
В соответствии с указанными выше рекомендациями налоговые регистры можно разделить на 5 групп:
- Для промежуточных расчетов.
- Для учета состояния отдельной единицы налогового учета.
- Для учета хозопераций.
- Для формирования данных для отчетов.
- Регистры по учету целевых средств НКО.
Регистры, предназначенные для систематизации промежуточных расчетов, нужны для хранения сведений о порядке выполнения налогоплательщиком расчетов вспомогательных показателей, участвующих в формировании налоговой базы. Промежуточные показатели – это сведения, для которых нет специальных строк в налоговой декларации, что означает, что они хоть и принимают участие в формировании налоговой базы, но в составе других обобщающих расчетов.
Данные, содержащиеся в регистрах с промежуточными расчетами, призваны отражать поэтапное проведение бухгалтерских расчетов и величину промежуточных показателей.
Среди таких регистров можно выделить следующие расчеты:
- учета амортизации активов нематериального характера;
- формирование стоимостного значения объекта учета;
- стоимостного значения списанных на производство сырья (материалов) и/или товаров на реализацию;
- учета задолженности кредиторов по инвентаризационным актам;
- учета безнадежных и сомнительных долгов;
- учета затрат на ремонт;
- учета договоров и расходов по страхованию сотрудников на добровольной основе;
- резерва затрат на выполнение ремонта по гарантии;
- учета затрат (внереализационных) по сделкам, связанным с переуступкой права требования;
- прочие.
Данные из регистров, создаваемых для учета состояния любой единицы в налоговом учете, служат источником получения обобщенной информации о состоянии ряда показателей каждого объекта налогового учета. Причем информация из таких регистров обычно используется не только в одном налоговом периоде, но и дальше. В таких регистрах должно обеспечиваться отображение сведений на каждую отчетную дату о состоянии объекта учета.
Информация из данных регистров используется для подсчета затрат, учитываемых в составе каждого элемента расходов при расчете прибыли.
Регистры из этой подгруппы предназначены для отображения и систематизации информации о:
- объекте основных средств или нематериальных активов;
- купленных партиях товаров или сырья (материалов);
- движении купленных материалов (сырья) или товаров;
- расходах, которые запланировано произвести в будущих периодах;
- учете операций по изменению долгов перед кредиторами;
- учете бюджетных расчетов;
- изменении резерва сомнительных задолженностей;
- учете затрат на ремонт по гарантии;
- учете затрат, связанных с выплатой штрафных санкций.
Что собой представляет налоговый регистр
Регистры – это элементы налогового учета. Они ведутся компаниями, выплачивающими налог на прибыль. Регистры обязаны формировать и агенты по НДФЛ.
В регистры заносятся все сведения, необходимые для установления размера налога на прибыль (статья 314 НК РФ). Затем эти сведения систематизируются. На их основании определяется налоговая база.
Регистры – это сводные формы для систематизации информации, которые сгруппированы на основании главы 25 НК РФ. При этом они не помещены на счета бухучета. Соответствующее определение приводится в статье 314 НК РФ.
Данные регистра должны отвечать, в том числе, на эти вопросы:
- На базе каких документов определена база для обложения налогами?
- Каков метод формирования этой базы?
Статья 314 НК РФ указывает на то, что регистры формируются на базе первички. При их заполнении нужно исключить эти недочеты:
- Ошибки и опечатки.
- Беспорядочное внесение сведений.
- Наличие пропусков.
Заполняются НР исключительно в хронологическом порядке.
Существуют правила, касающиеся хранения НР. Их нужно защищать от несанкционированных попыток исправления. Если необходимо исправить ошибки, процедура предполагает документальное сопровождение. Исправления должны быть заверены.