Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый учет для ИП: обязательные и необязательные документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.
От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.
В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:
- личная карточка работника по форме T-2;
- штатное расписание по форме Т-3;
- графики отпусков по форме Т-7;
- положение о хранении и использовании персональных данных;
- журнал регистрации приказов;
- журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).
С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)11.
Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.
Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.
В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Без этого невозможно построить кадровый учет:
1. Изучение основ кадрового делопроизводства
Необходимо изучать последнюю редакцию трудового кодекса РФ, следить за обновлениями других нормативно-правовых актов. Недостаточное знание законов приведет к ошибкам и нарушениям.
2. Подбор и настройка программного обеспечения
Для более простого ведения кадрового учета организации необходимо использовать компьютерные программы и дорабатывать их под требования законодательства и бизнеса (для учета движения персонала, рабочего времени, заполнения личных карточек, сбора статистики, формирования печатных форм кадровых документов и форм отчетности). Они позволяют свести к минимуму рутинные операции и оптимизировать работу с документами.
3. Знакомство с учредительными документами компании
Документация должна разрабатываться в соответствии с учредительными документами компании, ее уставом. Между ними недопустимы противоречия, поэтому необходимо внимательно ознакомиться со всеми материалами.
4. Ревизия локальных нормативных актов
Перед организацией ведения кадрового учета нужно проверить уже имеющиеся кадровые документы на их соответствие действующему законодательству. Также нужно убедиться в наличии всей документации. Чтобы компания не получила штраф, нужно создать перечень недостающих документов, разработать их, согласовать с руководством, внедрить в работу.
5. Разработка типовой формы трудового договора
В дальнейшем данную форму можно использовать для заключения договоров со всеми сотрудниками.
Кому доверить кадровый учет
BDO UNICON OUTSOURCING занимается кадровым учетом в Москве и регионах России. Мы обеспечим поддержку вашей организации, проведем консультации для сотрудников. Трудовое законодательство в России предъявляет к руководителю гораздо более серьезные требования, чем в Америке и Западной Европе. Кроме того, в Российской Федерации нет единого документа, который бы регламентировал все аспекты трудовых отношений. Нужно учитывать Трудовой и Налоговый кодексы, федеральные законы, постановления, приказы. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании позволит вам оптимизировать риски при возникновении спорных ситуаций, сократить расходы на кадровое делопроизводство (вам не нужно расширять штат кадровых специалистов, платить им зарплату, отчислять взносы в ФСС и пр.). Высвободившиеся ресурсы и время вы сможете потратить на ключевые бизнес-процессы компании.
Как микропредприятию вести трудовую книжку
Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.
Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
С 1 января 2021 года завершился переходный период на электронные трудовые, и эта реформа коснулась всех работодателей. До этого периода все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Подробнее об этом мы писали в отдельной статье.
Микропредприятия освобождены от кадрового учета
03 июля 2016 года Президентом РФ подписан новый закон, вносящий поправки в ТК РФ (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ), который вступает в силу с 01.01.2017. И с этого момента предприятия, имеющие статус микропредприятия, получают право на упрощение кадрового документооборота.
Кадровый учет небольшого предприятия не требует существенных затрат времени, и предназначен для документального оформления движения персонала с момента приема на работу до увольнения и организации труда сотрудников. Нередко его ведет секретарь или бухгалтер предприятия. Ответственность за нарушения документооборота возлагается на директора организации.
Наличие документов кадрового оборота утверждается приказом директора или начальника отдела кадров.
Первичным документом кадрового учета является приказ. Все приказы регистрируются в специальных журналах. Обязательными для предприятий любой формы собственности являются следующие документы:
1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Штатное расписание.
3. Табель учета рабочего времени сотрудников.
4. График отпусков.
5. Положение о персональных данных работников.
6. Трудовые договоры и трудовые соглашения, заключенные с сотрудниками.
7. Журнал учета движения трудовых книжек.
8. Журнал регистрации кадровых приказов.
Вся документация должна соответствовать требованиям ТК РФ с учетом вносимых изменений.
Помимо обязательных для любого предприятия документов существуют еще и локальные нормативные акты, касающиеся деятельности конкретного предприятия.
К ним относятся такие документы как:
- положение об аттестации работников;
- должностные инструкции на каждое рабочее место;
- положение о структурных подразделениях предприятия;
- режим работы в сменном графике и т. д.
Обязательная документация по кадрам
Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.
Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:
- Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
- Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, штатное расписание.
- Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.
Как на практике перейти на новый порядок работы
Главное требование закона – работодатель должен оформлять трудовые договоры согласно утвержденной постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858 типовой форме. О качестве этого документа говорить пока рано, уверена Татьяна Магера. «Насколько жизнеспособной будет типовая форма трудового договора для микропредприятий, покажет время и судебная практика. Очевидно, что типовая форма практически применима в основном для юрлиц, работающих с дистанционными работниками, а также для новых компаний, либо для компаний, временно не осуществляющих хозяйственную деятельность», – резюмирует она.
Но если организация все-таки решила воспользоваться послаблением от властей и намерена перезаключить с сотрудниками договоры по новым правилам, то ей следует учитывать некоторые моменты. В частности, с сотрудниками, ранее устроенными на работу, необходимо заключить дополнительное соглашение. В нем должно быть указано, что трудовой договор будет изложен в новой редакции – в соответствии с типовой формой, рекомендуемой правительством. Кроме того, саму типовую форму можно несколько изменить, если от каких-то конкретных локальных актов работодатель отказываться не собирается.
Говоря о переходе на упрощенный кадровый учет, Наталья Зимина уточняет, что это надо делать по приказу руководителя. «Перейти на облегченную форму учета необходимо по приказу генерального директора. Что же касается ведения личных дел, непосредственная необходимость их наличия установлена только для отдельных категорий государственных служащих и научно-педагогических работников. Также вести личные дела сотрудников может предписать вышестоящая организация или управляющая компания. В остальных случаях руководитель сам принимает решение о необходимости такого вида учета. Чаще всего, при необязательности личных дел, их заводят на руководящий состав компании и на работников, для которых устанавливается материальная ответственность. При этом лицо, отвечающее за ведение и хранение личных дел сотрудников, должно быть предупреждено об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника», – говорит эксперт.
Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника
Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:
- Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
- Данные о пребывании на воинском учете.
- Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
- Аттестация работника.
- Повышение квалификации (ПК).
- Профессиональная переподготовка (ПП).
- Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
- Отпуска.
- Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
- Дополнительная (прочая) информация.
Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.
Какие предприятия относятся к микробизнесу
Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.
Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:
- размер доходов;
- численность наёмных работников;
- доля участия других юридических лиц в уставном капитале.
К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.
Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:
- Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
- Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
- Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.
Цифровизация кадрового делопроизводства
Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.
Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.
Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.
Кадровый учёт ИП из микробизнеса
Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.
Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника
Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:
- Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
- Данные о пребывании на воинском учете.
- Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
- Аттестация работника.
- Повышение квалификации (ПК).
- Профессиональная переподготовка (ПП).
- Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
- Отпуска.
- Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
- Дополнительная (прочая) информация.
Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.