Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.
Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:
- Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
- Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
- Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
- Утверждение его руководителем.
- Окончательное оформление и подписание документа.
- Регистрация письма.
- Отправка корреспонденции получателю.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
- При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
- При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
- рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
- количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.
Расположение реквизитов
Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:
- Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
- Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
- Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
- Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:
- эмблемы и герба;
- автора;
- исходных данных;
- заголовка;
- утверждения;
- адресата;
- резолюции;
- текста;
- подписей и приложений;
- согласования и заверения;
- отметок.
Бланк служебного письма
Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.
В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:
- Название компании (организации, фирмы),
- Отдел, куда направляется служебное письмо,
- Должность исполняющего лица, его ФИО,
- Адрес получателя,
- Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
- Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.
Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия выступать от лица организации. Например, менеджер отдела продаж отправляет предложение о закупке партии товара со скидкой постоянному клиенту компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как его пишут от лица всей организации.
Деловое письмо вам может написать клиент, но более 70% покупателей предпочитают звонить в компанию. Подключите коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Также система записывает звонки клиентов и формирует их в отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.
Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.
Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.
Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:
- заглавие компании (организация, компания);
- отдел, в который отправляется официальное письмо;
- должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
- адрес получателя;
- дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
- заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.
Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.
Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.
|
Раздел |
Основы написания |
|
Реквизиты |
Указываются: дата, номер, ссылки на документы, заголовок. Реквизиты, составляющие служебное письмо: · название компании; · структурное подразделение; · должность исполнителя; · Ф. И. О.; · адрес получателя. |
|
Введение |
Описание обстоятельств, из-за которых требуется написание письма. Ссылка на правовые нормы |
|
Содержательная часть |
Конкретные требования, разъяснения и убеждения. Можно излагать конкретные цифры |
|
Заключение |
Последствия, которые наступят при уклонении от требований. |
|
Приложения |
Приложения присутствуют тогда, когда есть ссылка на них в письме. |
|
Подписи |
Подписи руководства и печать |
Сокращения как заменители слов и словосочетаний.
Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.
Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т. е. (читается как «то есть»).
При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:
1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);
2) названия месяцев (янв.);
3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);
4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);
5) названия документов (ГОСТ);
6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).
Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».
Письмо-претензия и требование
- Письмо, содержащее требование или претензию, – это сообщение, которое направляется организации или физическому лицу в том случае, если одна из сторон вовсе не выполнила поставленные задачи, взятые на себя обязательства или сделала это ненадлежащим образом.
- Письмо, содержащее требование, – это такое сообщение, целью которого является стимулирование получателя к выполнению взятых на себя обязательств, возложенных функций в том случае, если могут возникнуть или уже возникли нарушения существующих договоренностей.
- Письмо-претензия – это сообщение, которое включает в себя заявку о несоблюдении основных пунктов заключенного договора и претензию о компенсации убытков.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
На что обращать внимание при составлении письма
В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.
Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.
Форма письма должна быть максимально корректной.
Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.
Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.
Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.