Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичная документация по учету кадров и заработной плате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Учёт и хранение первичных документов
Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:
- приёма и регистрации;
- согласования и отправки на визирование руководителем;
- внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
- хранения и архивации.
Вопрос 3: Какие формы первичных документов используются?
Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Законодательство тем самым дает право хозяйствующим субъектам выбирать формы первичных учетных документов, то есть использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы первичных документов. К собственной первичке выдвигаются два ключевых требования: она должна содержать все обязательные (перечисленные в предыдущей главе этой статьи) реквизиты, а также быть прописана в учетной политике предприятия.
Нередко компании за основу берут унифицированные документы и дорабатывают их под свои потребности, добавляя необходимые пункты, графы, строки. Применение комбинированной формы первичного документа также является допустимым.
Важно помнить, что каждый новый разработанный первичный документ необходимо отражать в учетной политике предприятия. Там же необходимо прописать и «самодельные» учетные документы ваших контрагентов, которые принимаются к учету.
Большинство форм первичных документов могут быть самостоятельно разработанными или доработанными, однако кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов, например такими формами являются приходные или расходные кассовые ордера.
Существует перечень документов, которые оформляются для любого вида сделки.
Разделение по стадиям бизнеса
Следует отметить различия в составе, согласно стадиям бизнеса. Всё зависит от типа операции. Таким образом, здесь можно выделить сделки, которые проводятся в 3 этапа. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Первая стадия включает в себя составление договора. В результате выставляется счёт с указанием корректной суммы. Его потребуется оплатить, пока он остаётся действительным.
Вторая стадия включает оплату в рамках события. В этом случает для подтверждения используются:
- наличные расчёты, которым соответствуют кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам и бланки строгой отчётности. Способ редко применяется в организациях в силу ограничения кассовых расчётов в размере 100 тысяч рублей. Выдача денег наличными осуществляется в форме аванса или подотчётных средств;
- электронные расчёты, которые включают эквайринг системы платежей, или для перечисления с р/с по выписке с банковского счёта.
Третья стадия основана на непосредственном получении продукции. Если товар получен, а услуга оказана покупателю, этот факт требует подтверждения. Продавец, в свою очередь, должен подтвердить факт оплаты. Если в ФНС не представлено подтверждение, то затраченные средства не учитываются в расходах. Для получения подтверждения следует предоставить:
- накладные по товарам;
- чеки на приобретаемую продукцию;
- акты на выполняемые работы и предоставляемые услуги.
Нет «первички» — нет поставки
Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что каждый факт хозяйственной жизни организации или предпринимателя следует фиксировать в первичных документах. Они являются подтверждением фактической передачи товаров либо иных ценностей одной стороны сделки другой. При их отсутствии невозможно однозначно утверждать, что продавец передал товары покупателю.
Примеров тому в судебной практике немало, и вот один из них. Компания-продавец обратилась в суд с требованием заставить покупателя перечислить плату за поставленный ему товар. В качестве подтверждения поставки истец предъявил выставленные им счета-фактуры.
Однако судьи продавца не поддержали. Он не предоставил ни одного первичного документа, который бы подтвердил факт поставки. Счет-фактура подписывается продавцом в одностороннем порядке, поэтому таковым является не может. Вот если бы продавец принес в суд подписанные покупателем накладные, вероятнее всего, это в корне бы изменило дело.
Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017.
Электронный первичный документ аналогичен бумажному
Закон о бухучете разрешает составлять «первичку» как в бумажном виде, так и в электронном. В этом случае документ нужно подписать квалифицированной электронной подписью. Если же используется обычная или неквалифицированная подпись, то такой документ пройдет не всегда. Его применение будет ограничено случаями, установленными законодательством, а также договоренностью между сторонами.
Если электронный документ составлен верно и подписан надлежащей подписью, он может подтвердить расходы налогоплательщика так же, как и бумажный. Не будет он работать лишь в тех случаях, когда закон прямо требует подтвердить факт документом в бумажном виде.
Обоснование: письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248.
Возможность обмена документами с контрагентами
Любой факт хозяйственной деятельности субъекта регистрируется с помощью первичного учетного документа. Он должен включать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).
Первичный документ можно зарегистрировать двумя способами:
- в обычном бумажном виде;
- в электронном виде с подписью ЭЦП.
При работе с бумажными первичными документами часто возникают ситуации, когда они поступают несвоевременно или их вообще нет. Также возможны ошибки в оформлении или представление в виде сканированных копий. В этом случае бухгалтер должен найти первичные документы, а при наличии ошибок привести документацию в надлежащий вид. В основном этот момент касается первички, поступающей от контрагентов — поставщиков, покупателей, исполнителей.
Если первичный учетный документ создается в электронном виде в программе 1С, то он полностью соответствует требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет такие преимущества:
- сокращение времени на обмен документами;
- отсутствие необходимости вносить информацию в программу вручную;
- снижение ошибок из-за исключения человеческого фактора;
- сокращение времени на обработку документов;
- сокращение времени на подготовку и отправку документации в ИФНС;
- уменьшение затрат на бумажный документооборот (зарплата, расходные материалы, бумага);
- отсутствие необходимости вести бумажный архив;
- возможность ведения электронного архива с периодическим созданием копии;
- возможность контролировать статусы документооборота (ожидается подтверждение, ожидается исправление, ЭДО завершен);
- возможность подписания сразу группы документов с помощью ЭЦП;
- высокая безопасность и конфиденциальность электронного документооборота.
Что такое первичные документы бухгалтерского учета
Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.
Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.
Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.
Виды первичных документов
Всю «первичку» можно разделить на несколько групп по различным классификационным признакам. Это:
- По назначению. В этом разделе выделяют: распорядительные (доверенности, платёжки), исполнительные (ведомости, акты), бухгалтерского оформления (ведомости о выплате зарплаты, справки, расчётные листки), комбинированные (РКО и ПКО, авансовые отчёты). Отдельной группой идут бланки строгой отчётности – это книжки с квитанциями, прочее. Не каждое предприятие обязано иметь БСО, но если они присутствуют и ими пользуются, нужно вести строгий их учёт;
- По объёму тех сведений, которые содержатся в документе. Сюда входят простые первичные и сводные первичные. Это кассовая документация и кассовые отчёты. Последние формируются на основании первых;
- По тому, как документ отражает финансовую операцию. Здесь разовые и накопительные;
- По месту составления – внутренние (они оформляются внутри предприятия) и внешние (получаемые от контрагентов).
Собственные или унифицированные формы первичной документации?
Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.
Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.
Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.
А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.
На основе первичных документов производится обобщение информации. Данные налогового учета – данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).
При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.
Вместе с тем налоговым законодательством установлено, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения при изменении применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах не ранее чем с момента вступления в силу изменений.
Порядок расположения документов
Важной особенностью применения средств отображения актов хозяйственной деятельности в системе 1С является расположение в определенном порядке документов. Конструкция программы 1С:Предприятие такова, что введенные в информационную базу документы повторяют хронологию событий, отраженных в документах. К примеру, если время ввода накладной в базу 1С не точно соответствует реальному времени выписки накладной, то такое отклонение не будет считаться ошибкой и не окажет влияние на работу программы. Однако, ввод документов в иной последовательности, чем в действительности происходили события, вызовет ошибку в программе. Если в журнале документов расходную накладную расположить до приходной накладной, то может возникнуть ситуация, при которой будет неправильно в учете отражено списание товара. Программа будет считать, что при оформлении расходной накладной на складе не было товара согласно новой приходной накладной и списание будет произведено из других партий или неверно будет осуществлен расчет средней стоимости.
С управленческой точки зрения даже для неотражаемых в учете документов, последовательность их расположения имеет важное значение. К примеру, при выписке счета постоянному клиенту менеджер определяет текущую кредиторскую задолженность покупателя, сверяясь с текущим состоянием взаиморасчетов с клиентом. Для подтверждения правомерности действий менеджера очень важно знать, выписывался ли счет на оплату раньше регистрации банковской выписки или позже. Таким образом, необходимо следовать общему правилу, которого гласит: документы необходимо располагать в системе 1С в том порядке, в котором действительно происходили события.
Цены и режим обучения: бухгалтерские курсы
Курс «Восстановление знаний бухгалтерского учета в программе 1С:Предприятие»
Курс 1С:Бухгалтерия «1С 8.2 для профессионалов»
Курс «Бухгалтерский учет + 1С:Бухгалтерия 8.2 для начинающих»
Курс «Ведение бухгалтерского учета и подготовка налоговой отчетности в программе 1С:Предприятие»
Нас находят: 1с последовательность документов, 1с документы, последовательность 1с, последовательности 1с, 1с последовательность, 1с 8 последовательность документов, последовательность документов 1с, 1с последовательности, последовательность документов в 1с, последовательность в 1с
После совершения хозяйственной операции, подтвержденной утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обращается к нему через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве информации о хозяйственных операциях.
При данной технологии соблюдается естественная последовательность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтверждения пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.
Регистрация документов в реестре и сохранение их в электронном архиве позволяет бухгалтеру не только в любой момент вернуться к документу, но и выполнять выборку документов по определенным критериям, печатать реестры отобранных документов. Таким образом, при применении рассмотренной модели поддерживается естественная технология прохождения первичных документов как формируемых в системе, так и поступающих извне. Поэтому на предприятиях с большим документооборотом целесообразно применять программы, использующие именно этот подход.
Наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документами разных видов получил в системах, ориентированных на документооборот всего предприятия, т.е. в тех, где применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.
Модель полного документооборота реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных подсистем управления предприятием.
Этот подход базируется на четырех основных положениях:
- Большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии;
- Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь;
- Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета;
- Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.
Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и др. оперативных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые затем и попадают в бухгалтерию.
Функции по ведению аналитического учета в таких системах могут быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. Благодаря этому каждая подсистема АИС получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.
Электронные копии документов из оперативных подсистем передаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета без и с использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию, проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно формировать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.
Понятие бухгалтерских документов и их виды
Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.
Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.
Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.
Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.
Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
- акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
- требование (по отпуску материалов, платежные требования);
- ордер (ПКО, РКО);
- поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
- счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
- отчет (авансовые и пр.).
Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.
Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.
В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).
Требования к ведению первичной бухгалтерской документации
- При работе с бухгалтерской документацией необходимо руководствоваться нормами федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». К наиболее важным правилам относятся следующие:
- Допускается писать от руки шариковой или гелевой ручкой, а также оформлять все документы на компьютере, в том числе исключительно в цифровом виде. Запрещён только карандаш.
- Документы следует оформлять до или во время проведения сделок. После — только в крайних случаях.
- Документацию оформляют в порядке совершения операций.
- Числовые данные записывают в 2 вариантах — цифрами и прописью.
- Пустых строк к такой документации нет. Если данных нет или они не предусматриваются текущей сделкой, ставят прочерк.
- Документы можно исправлять. Рядом с исправлением указывают дату и ставят подпись уполномоченного сотрудника.
- Такие документы всегда подписывает руководитель организации или его уполномоченный представитель. Подписи сопровождаются указанием должности и расшифровкой.
- Руководитель может издать отдельный приказ, где утвердить список лиц с правом подписи первичных документов. Эта несложная процедура существенно упростит документооборот.
При приёме в организацию чужих первичных документов, обязательно проводится их обработка. Проверятся как правильность заполнения, так и фактические ошибки. Все неточности лучше выявить на первом этапе.
Пример — организация отправляет товарную накладную с некорректно указанной суммой. Её контрагент не проверяет данные и вносит ошибочную сумму на счёт партнёра. Когда ошибка выясняется, необходимо составить несколько новых бумаг и вернуть излишне выплаченную сумму. Это лишняя работа, которую можно было предотвратить простой сверкой.
Знание этих норм и требований поможет избежать ошибок при учёте и документов, а также предотвратит претензии контролирующих органов.
В законодательстве о ведении бухучета отсутствуют четкие правила, которыми регламентируется порядок повторного составления документации при ее утрате. В некоторых других отраслевых нормативных актах также определяются только периоды хранения бумаг. В связи с тем, что в законодательстве не установлено, что именно необходимо делать компании при утрате по независящим от нее причинам первичных документов, в письме УМНС даны следующие рекомендации:
- Назначить распоряжением комиссию, уполномоченную на проведение внутреннего расследования причин гибели, пропажи бумаг. При необходимости в ее состав следует пригласить представителей государственного пожнадзора, следственных органов и охраны.
- Предпринять допустимые законом меры по восстановлению тех документов, которые подлежат обновлению и хранению на протяжении установленных сроков. К примеру, копии выписок по движению по счетам денежных средств можно получить в обслуживающих банковских компаниях, у контрагентов можно запросить накладные, акты, договоры и так далее.