Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «СЗВ-СТАЖ за 2022 год — инструкция от ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
СЗВ-СТАЖ информирует Пенсионный фонд о застрахованных лицах, которые закреплены за работодателем. В составе отчёта о каждом из них в фонд направляется такая информация: ФИО, СНИЛС, периоды работы, наличие оснований для досрочного начисления пенсии, сведения об особых условиях труда (вредность, опасность). Эта информация необходима для последующего назначения пенсионного обеспечения.
Как исправить ошибки в СЗВ-СТАЖ
Есть три типа корректирующих форм:
- корректирующая (КОРР);
- отменяющая (ОТМН);
- особая (ОСОБ).
Выбор формы зависит от того, какая ошибка допущена в исходном отчёте. При заполнении бланка указываются аббревиатуры.
Корректирующую форму подают в случае, если нужно исправить ошибку в зарегистрированных данных. Перечень таких ситуаций ограничен:
- нужно исправить сумму выплат работнику или период стажа;
- нужно дополнить информацию о суммах взносов.
Особенности заполнения СЗВ-СТАЖ за 2021 год
При формировании СЗВ-СТАЖ необходимо учесть, что поменяли правила определения периодов работы, на основании которой предоставляется право на пенсию раньше установленного срока. В Постановление ПФР от 06.12.2018 г. № 507п внесли корректировки на основании Постановления ПФР от 06.09.2021 г. № 304п.
При этом установлены две важные корректировки:
- Период повышения квалификации теперь не требуется исключать из льготного стажа. В этот период сотрудники не выполняют должностные обязанности, однако за ними сохраняется рабочее место, должность и средняя зарплата. Кроме того, работодатель платит за них страхвзносы на ОПС. Раньше эти периоды исключали из льготного стажа, а теперь в него нужно включать периоды основного и дополнительного профобразования сотрудников, которое нужно им для выполнения должностных обязанностей (п. 3.1 Постановления Правительства от 16.07.2014 г. № 665 в ред. Постановления Правительства от 04.03.2021 г. № 322). Получается, при формировании СЗА-СТАЖ код «КВАЛИФ» можно проставлять в графе 11 одновременно с проставлением кодов особых условий труда или выслуги.
Дополнительные формы СЗВ-СТАЖ
В вышеназванном постановлении № 507п указаны и дополнительные формы. Их три, каждая из них имеет чётко прописанные правила для подачи.
- СЗВ-КОРР
Документ подразумевает исправления по разным данным, причём речь идёт об уже внесённых ошибках. Чаще всего заполнению формы предшествует письмо из пенсионного, в котором юрлицу или ИП указывают на ошибки в отчётности.
- СЗВ-ИСХ
К заполнению этой формы прибегают в том случае, когда были упущены установленные сроки сдачи основного отчёта. Данные можно довнести вплоть до 2016 года.
- ОДВ-1
В пункте 1.7 порядка заполнения отчёта прописана главная роль этой формы — сопроводительная. Без неё отчёт в пенсионном фонде не примут. Это касается и основного отчёта, и корректирующего.
Кто и когда сдаёт СЗВ-КОРР?
Как уже было сказано, СЗВ с типом КОРР должны представлять те страхователи, в отчетности которых по форме СЗВ-СТАЖ за предыдущие периоды были обнаружены ошибки, либо если в исключительных случаях данные для отчета были изменены уже после представления отчетности, например, по решению суда (в данном случае следует представить форму СЗВ-КОРР особая).
Страхователи, обязанные представлять отчетность СЗВ-КОРР:
- российские юридические лица, включая обособленные подразделения;
- иностранные юридические лица;
- международные компании, ведущие деятельность на территории РФ;
- ИП, начисляющие и уплачивающие взносы в пользу застрахованного наемного персонала;
- фермерские крестьянские хозяйства.
Как исправить ошибку с кодом 30?
- В случаях, когда отчет принят частично, необходимо представить отчет СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая», где отражается актуальная информация только по тем сотрудникам, в отношении которых были допущены ошибки.
- Если ошибка обнаружена в графах 2–7, то необходимо представить СЗВ-КОРР. В этом случае данные, предоставленные в ПФР в первоначальном отчете, будут заменены на актуальные. Равно как и в предыдущем случае в ПФР необходимо представлять только данные, требующие корректировки. Корректировке подлежат разделы 1, 2 и 6.
- Если ошибки обнаружены в гр. 8–14, то исправление ошибки идет в два этапа. Изначально необходимо представить СЗВ-Стаж «Отменяющая», где отражается информация только по тому сотруднику, в отношении которого обнаружена ошибка. Дублируются все сведения (в том числе и ошибочные) из первоначального отчета. После получения положительного протокола необходимо представить СЗВ-Стаж «Дополняющая», где в гр. 8–14 указываются исключительно актуальные сведения.
Сроки сдачи формы СЗВ-стаж
Отчет представляется раз в год — с 1 января до 1 марта. Отчет за 2020 году нужно сдать до 1 марта 2021 года, отчет за 2021 год — до 1 марта 2022. Помните, что действует перенос сроков сдачи, если последний день приходится на выходной или праздничный день.
Иногда отчет нужно сдавать и в межотчетный период:
- работник уходит на пенсию и увольняется — сдайте отчет с типом «Назначение пенсии» в течение трех дней со дня получения заявления от работника (по законопроекту № 1075528-7 предлагается обязать работодателей передавать в ПФР сведения о стаже по запросу ПФР без участия работника).
- ликвидация организации — сдайте отчет с типом «Исходный» в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса;
- банкротство компании — сдайте СЗВ-стаж с типом «Исходный» до представления отчета о результатах конкурсного производства в арбитражный суд.
Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке
Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.
Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:
- данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
- данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
- данные о рабочем стаже сотрудника.
В каком виде сдается СЗВ-стаж
Когда форма заполнена, указываем должность руководителя и заверяем отчет его подписью, при наличии — ставим печать. Перед отправкой в ПФР формы СЗВ-стаж собираем в пачку и делаем к ним опись по форме ОВД-1, без которой отчеты не примут. В ОДВ-1 в поле «Отчетный период (код)» поставьте 0, в разделе 3 укажите количество работников в СЗВ-стаж, раздел 4 не заполняйте.
Сдать СЗВ-стаж можно в бумажной или электронной форме — это зависит от числа лиц, сведения о стаже которых подает работодатель. Если их меньше 25, сведения можно направить на бумаге, если 25 или больше — допустим только электронный способ сдачи.
Сдать отчет СЗВ-стаж в 2021 году можно из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия.Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.
Сроки сдачи формы СЗВ-стаж
Отчет представляется раз в год — с 1 января до 1 марта. Отчет за 2020 году нужно сдать до 1 марта 2021 года, отчет за 2021 год — до 1 марта 2022. Помните, что действует перенос сроков сдачи, если последний день приходится на выходной или праздничный день.
Иногда отчет нужно сдавать и в межотчетный период:
- работник уходит на пенсию и увольняется — сдайте отчет с типом «Назначение пенсии» в течение трех дней со дня получения заявления от работника (по законопроекту № 1075528-7 предлагается обязать работодателей передавать в ПФР сведения о стаже по запросу ПФР без участия работника).
- ликвидация организации — сдайте отчет с типом «Исходный» в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса;
- банкротство компании — сдайте СЗВ-стаж с типом «Исходный» до представления отчета о результатах конкурсного производства в арбитражный суд.
Бланк СЗВ-СТАЖ в 2021 году: новая или старая форма?
Для отправки в орган ПФР заполненные формы собирают и составляют к ним дополнительную опись по форме ОВД-1. Их примут только в таком виде.
В 2021 году персонифицированная отчетность сдается в электронном виде с использованием специальных систем и операторов ЭДО. Сегодня СЗВ-СТАЖ заполнить онлайн на сайте ПФР невозможно, поэтому для подготовки отчетности, при отсутствии специализированных программ (1С , Астрал и др.), ПФР рекомендует использовать бесплатные программ spu-orb и ПУ6.
Обязанность сдать новый отчет в ПФР наступила в 2021 году (ранее она была лишь при ликвидации организации), но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию.
Данные в форме приводятся на того сотрудника, которому выдают документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152.
Кроме штатных работников, на получение выписки претендуют подрядчики по договорам гражданско-правового характера по окончанию срока договора. Никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27, это является обязанностью работодателя. Выдать документ необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.
Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.
И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.
Новые штрафы за СЗВ-М и СЗВ-Стаж в 2021 году
01.10.2021 года вступили в силу законодательные изменения, предусмотренные приказом Минтруда РФ № 385н от 14.06.2021 года. Новые положения ужесточают штрафы для работодателей, которые подали СЗВ-М и СЗВ-Стаж с ошибками.
Новые штрафы за СЗВ-М и СЗВ-Стаж действуют с 01.10.2021 года, поэтому многие организации и ИП уже успели прочувствовать их на себе. Дабы предостеречь работодателей в 2021 году, мы подробно расскажем о новых санкциях.
Согласно новому порядку, работодатели, которые допустили ошибки в отчетах СЗВ-М и СЗВ-Стаж, могут подать корректирующий документ не позже стандартного срока предоставления отчетов. Данное правило касается как исправления ошибок, обнаруженных работодателем самостоятельно, так и корректировки сведений на основании замечаний ПФР.
В 2021 году исправить ошибки, допущенные в СЗВ-М и СЗВ-Стаж, и не «нажить» штраф можно будет при условии подачи корректирующей формы:
- не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным – для СЗВ-М;
- не позже 1 марта следующего отчетного года – для СЗВ-Стаж.
Если ошибки обнаружены позже установленного срока, либо раньше, но в указанный срок работодатель подать корректирующую форму не смог, то в таком случае ПФР начисляется штраф согласно общему порядку.
Успеть исправить ошибки
Рассмотрим несколько ситуаций. Даже если в форме СЗВ-СТАЖ допущена техническая ошибка (опечатка), страхователь должен успеть исправить ее в пятидневный срок с даты получения уведомления. Если работодатель не уложился в этот срок, то проверяющие из ПФР вправе штрафовать его за несвоевременное представление сведений. Правомерность такого подхода подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 27.04.2020 № 301-ЭС20-4801.
Организация в установленный срок представила сведения по форме СЗВ-СТАЖ. В ходе проверки контролеры обнаружили, что период стажа указан в неверном хронологическом порядке: вместо «с 23.02.2017 по 02.03.2017» было написано «с 23.03.2017 по 02.03.2017». Проверяющие из ПФР уведомили страхователя о необходимости устранить несоответствие в течение пяти рабочих дней. Однако организация прислала корректирующую форму уже после того, как пятидневный срок истек. За это фонд оштрафовал страхователя на основании статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Суды первой и апелляционной инстанций признали штраф неправомерным. Обоснование такое — ошибка в исходных сведениях о страховом стаже является технической опечаткой и не препятствует верному определению периода стажа застрахованного лица.
Однако арбитражный суд округа и Верховный суд отказались поддержать организацию. Судьи напомнили положения пункта 39 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета (утв. приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н). Из этого пункта следует, что штраф не начисляется, если уточненные (исправленные) сведения представлены в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления из ПФР.
Таким образом, компания могла избежать штрафа, если бы представила скорректированные сведения в пятидневный срок после получения уведомления. Поскольку техническая ошибка была исправлена с опозданием, страхователь правомерно привлечен к ответственности.
Но с какой даты следует отсчитывать пятидневный срок на исправление ошибок в СЗВ-СТАЖ: с того дня, когда электронное уведомление пришло на сервер страхователя, или с момента, когда страхователь открыл уведомление? На этот вопрос Арбитражный суд Северо-Западного округа ответил в Постановлении от 07.07.2020 № А21-14238/2019.
На заметку
Практика показывает, что штраф за опоздание с СЗВ-СТАЖ вполне можно сильно «скостить» при наличии смягчающих обстоятельств. Наглядный пример – Постановление Девятого ААС от 28.01.2019 № 09АП-66301/2018, где судьи снизили штраф за незначительное опоздание с СЗВ-СТАЖ с 1 764 000 до 88 200 рублей. На такое решение повлияло то, что нарушение было совершено впервые, отчет запоздал всего на два дня из-за сбоя в программном обеспечении, а негативные последствия для бюджета ПФР отсутствовали. Схожие аргументы помогли страхователю и в Постановлении Десятого ААС от 10.10.2018 № 10АП-16208/2018. Особое значение судьи придали факту, что тот создал большое количество рабочих мест. В итоге штраф снизили с 1 062 500 до 30 000 рублей. Так что значительно смягчить наказание за опоздание с данной формой вполне реально.
Компания в установленный срок представила сведения по форме СЗВ-СТАЖ. В ходе проверки фонд выявил расхождения в отчетности. В связи с этим проверяющие уведомили страхователя о необходимости устранить несоответствие в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления.
Страхователь получил уведомление 15 марта и в пятидневный срок направил корректирующие сведения. Однако в ПФР заявили, что срок исправления ошибок нарушен. Инспекторы рассуждали так. Уведомление поступило на сервер страхователя 3 марта. Именно с этой даты нужно было отсчитывать пятидневный срок. Тот факт, что страхователь открыл полученный документ только через 12 дней (15 марта), не является основанием для исчисления срока с этой даты. В данной ситуации организация, по сути, уклонилась от своевременного ознакомления с уведомлением. Поскольку несоответствия в отчетности были устранены после истечения пятидневного срока, фонд выписал штраф на основании статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Суды трех инстанций признали штраф неправомерным. Обоснование такое: датой получения страхователем уведомления, направленного в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, является дата, указанная в подтверждении о получении информационной системы страхователя (п. 38 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 22.04.20 № 211Н).
В рассматриваемой ситуации уведомление поступило на сервер организации 3 марта, но получено было 15 марта. Это подтверждается выпиской транспортных сообщений цикла обмена. Из скриншота транспортного сообщения информационной системы следует, что протокол контроля отчетности, содержащий сведения о подлежащих исправлению ошибках, действительно получен 15 марта. Доказательств того, что организация уклонялась от своевременного получения уведомления, фонд не представил.
Обратите внимание
Отчет СЗВ-СТАЖ подается с формой ОДВ-1. Это сопровождающий документ. Он представляется только с другими формами индивидуального (персонифицированного) учета: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. В качестве самостоятельной отчетности форму ОДВ-1 сдавать не нужно.
С учетом изложенного суд пришел к выводу, что корректирующие сведения представлены с соблюдением установленного срока. Соответственно, оснований для применения финансовых санкций нет.
Когда и как сдавать СЗВ-СТАЖ за 2022 год
Отчёт СЗВ-СТАЖ по итогам 2022 года нужно сдать до 1 марта 2023 года. Это среда, поэтому переносов не предусмотрено. Направить его нужно будет в новый объединённый Фонд пенсионного и социального страхования, но форму пока нужно будет использовать старую — обновлённая форма будет применяться только с отчётности за 2023 год.
Досрочно форма СЗВ-СТАЖ сдаётся в случае реорганизации или ликвидации организации (ИП): отчёт о стаже сотрудников необходимо подать прежде, чем информацию о прекращении деятельности компании или ИП занесут в ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Данные должны поступить в Пенсионный фонд в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.
В случае применения процедуры банкротства отчёт предоставляют прежде, чем в арбитражный суд направят отчёт конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства в соответствии с законом «О несостоятельности (банкротстве)».
Аналогичный порядок предусмотрен, если ИП или компания проводят реорганизацию.
Есть ещё несколько ситуаций, когда подают отчёт, не дожидаясь окончания отчётного периода. Его готовят в течение трёх рабочих дней с момента:
- подачи заявления на срочную пенсионную выплату;
- обращения за единовременной выплатой средств пенсионных накоплений.
Общая информация об отчетности СЗВ-СТАЖ
Под документом СЗВ-СТАЖ подразумевается особая форма отчетности, которая предназначена для внутреннего пользования сотрудниками ПФ РФ с целью использования информации о стаже трудоустроенных в компании субъектов для дальнейшего полномерного начисления пенсионных сумм.
Во многих своих аспектах СЗВ-СТАЖ родственен другому отчету для ПФР – СЗВ-М. Однако «стаж» раскрывает информацию о персонале более детально и включает в себя, помимо общей информации о работниках (ФИО и СНИЛС), сведения о конкретной периодичности трудовой деятельности в рамках данного нанимателя, то есть, отражает стаж каждого отдельного гражданина. Помимо указанного, СЗВ-СТАЖ также включает в себя все сведения относительно нерабочих периодов субъектов, на протяжении которых лица продолжали состоять в штате предприятия. К подобным периодам, в частности, могут относиться различные отпуска, больничные и проч.
Требуется подчеркнуть, что при предоставлении СЗВ-СТАЖ в ПФР субъект также должен подать дополнительную форму «ОДВ-1». Данный документ учитывает информацию о начисленных и оплаченных страховых отчислениях в фискальную структуру за определенный период. Подобная необходимость обусловлена тем, что указанные сведения регулярно направляются в ФНС РФ, но не в ПФ РФ.
Коды ошибок СЗВ-СТАЖ: читаем протокол
Результатом проверки формы СЗВ-СТАЖ является протокол, в котором ошибки обозначены определенными кодами. Смотрите, что значат эти коды и как следует поступить.
Что означают ошибки с кодами 20 и 10 и как их исправить, смотрите в этой статье.
По информации ПФР наиболее часто в СЗВ-СТАЖ находят следующие ошибки:
- Заполнена графа 14 — она заполняется только в том случае, если сотрудник уволен 31.12.2018.
- Наименование организации в форме ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ совпадает не на 100%.
- Не указано наименование должности руководителя — оно обязательно для заполнения.
- Отпуск без сохранения заработной платы указан с кодом «АДМИНИСТР». Этот код отменен. Должен быть код «НЕОПЛ».
- Количество застрахованных лиц в формах ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ не совпадает.
Заполнить СЗВ-СТАЖ за 2018 год вам поможет эта статья.