Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок приемки товаров по количеству и качеству». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.
На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.
Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.
Как осуществляется приемка и передача товара
В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:
- Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
- Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
- Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
- Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
- Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.
Пошаговый алгоритм приемки товара
Все правила указываются в договоре. Их количество зависит от нескольких факторов:
- используемого транспортного средства;
- места разгрузки;
- параметров груза.
Список составляется для каждой компании индивидуально, но за базу может использовать следующее:
- выполняется подъезд к месту размещения;
- проверка сопроводительной документации;
- определение размеров ворот для проезда транспорта;
- выделение пространства для разгрузки;
- подача оборудования для перевозки;
- осмотр, пересчет и взвешивание товаров;
- вывоз с помощью рохли на место хранения;
- сверка и оформление сопроводительных документов;
- регистрация актов в случае выявления бракованных или недостающих товаров;
- письменное оформление данных о получении груза в реестр;
- подготовка зоны для размещения и хранения.
Прием товара по качеству
Согласно действующему законодательству, материально ответственное лицо может составить акт о несоответствии товара в срок не позднее пяти дней, если будет выявлен факт неукомплектованности груза. На определение недостатков, не обнаруженных сразу, дается четыре месяца. Нормативные сроки указываются в договоре обеими сторонами.
Проверка товара на качество определяется, как было уже указано выше, путем выборки. Кладовщик несет ответственность за сохранность бракованного груза перед поставщиком. Проводится сверка привезенного товара с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой. Изделия осматриваются по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации. Скоропортящиеся продукты также оцениваются по запаху. Претензии к непригодной продукции предъявляются на основании соответствующего пункта в документации.
Документооборот при приемке товара
Категории документов, используемые при приемке товара, можно разделить на две большие категории:
- товаросопроводительная документация поставщика;
- акты о несоответствии, оформленные магазином.
В составе ТСД могут быть документы о качестве и характеристиках продукции, а также о переходе права собственности на неё. К таким бумагам относят:
- счет;
- счет-фактура;
- технический паспорт, инструкция;
- универсальный передаточный документ;
- налоговая накладная;
- акт приема-передачи товара;
- расходная товарная накладна;
- товаротранспортная накладная;
- упаковочный лист;
- ГОСТ;
- спецификация;
- сертификат качества;
- доверенность.
Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.
После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.
Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.
| Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться. |
Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут. |
Сроки определяются от даты доставки товаров на склад заказчика и зависят от того, какая категория продукции доставляется. Законом установлено:
- Если заказчик и поставщик расположены в одном городе, экспедиция должна быть завершена в срок до 10 дней, за исключением скоропортящихся продуктов, которые не могут быть доставлены позднее чем через 24 часа;
- Если доставка товаров осуществляется из другого города, срок не может превышать 20 дней.
В ситуациях, когда доставка осуществляется в место с тяжелыми климатическими или дорожными условиями, сроки отличаются:
- продукты питания в срок до 40 дней;
- хозтовары и галантерея до 2 месяцев.
Прием товара по качеству
Согласно положениям ст. 469 ГК РФ, условие о качестве товара может быть установлено заключенным между поставщиком и покупателем договором. В том случае, если такого указания в договоре нет, стороны должны руководствоваться правилом о том, что передаваемый товар должен быть пригоден для использования в тех целях, в которых обычно применяются товары такого рода (п. 2 ст. 469 ГК РФ).
Однако иногда на практике становится довольно сложно определить, в каких случаях фактические качественные характеристики товара отвечают заявленным, а в каких — не соответствуют им. Если поставщик соглашается с тем, что поставленный им товар действительно является некачественным, проблем не возникает — стороны приходят к соглашению о замене товара или возврате денег самостоятельно. Если же поставщик отрицает тот факт, что качество поставленного товара не соответствует заданным критериям, к спору стоит привлечь эксперта. Такая точка зрения изложена в постановлении АС ВВО № Ф01-2398/15 по делу А43-2698/13 от 08.07.2015.
Нюансы составления оформляемых в ходе приемки документов
Если поставленный товар имеет надлежащее качество и его количество соответствует значению, заявленному в договоре поставки, необходимо подготовить акт приема-передачи.
В акте при этом должны присутствовать:
- наименование документа;
- его порядковый номер и дата составления;
- реквизиты сторон договора поставки;
- сведения о поставленном товаре (качественные и количественные характеристики);
- информация о таре, в которой он поставлялся;
- реквизиты и подписи сторон, участвующих в составлении документа.
Подробнее о правилах составления такого акта можете прочитать, перейдя по ссылке.
Если принимающая сторона выявила недостатки в товаре, она должна составить соответствующий акт, указав в нем сведения о принятых изделиях и выявленных в них недостатках. В нем стоит указать:
- наименование документа;
- его порядковый номер и дату составления;
- реквизиты сторон договора поставки;
- сведения о членах комиссии, проводивших проверку и принимавших участие в составлении акта;
- реквизиты договора поставки;
- информацию о наличии брака или недостачи товара;
- сведения о способе уведомления представителя поставщика о факте наличия некачественной продукции;
- сведения о дате поставки товара и способе его передачи покупателю;
- информацию о состоянии упаковки и пломб (при их наличии);
- условия, в которых груз хранился на складе.
Изменения с 2021 года
Начиная с 1 января 2021 года составление и подписание документов о приемке товаров стало доступно в ЕИС (Единой информационной системе).
Теперь можно вести работу в электронной форме, а письма ФНС и Казначейства за номерами № АС-4-15/26126 и № 14-00-06/27476 подробно разъяснили, что онлайн-версии документов, которые подписываются цифровой подписью, равнозначны по юридической силе бумажным вариантам, подписанным собственной рукой.
Для того чтобы осуществлять документооборот с использованием ЕИС, необходимо указать в контракте следующие пункты:
- определить возможность обмена документами, подписанными цифровой подписью о получении партии товара и прочих процедурах и характеристиках в электронной форме;
- принимать электронные формы сопроводительных и подтверждающих документов, вроде счетов, передаточных и корректировочных бумаг и т.п. в качестве первичных учетных документов.
Интерфейс ЕИС содержит весь необходимый функционал для осуществления вышеописанного документооборота, и при желании обоих сторон, заказчика и поставщика, может служить юридической онлайн площадкой для обмена документами о факте передачи и приемки товара в электронной форме.
Для этого необходимо иметь действующий контракт с соответствующими пунктами и выполнить два простых шага:
- Найти в реестре контрактов действующий текущий контракт в фазе исполнения.
- В контекстном меню данного контракта выбрать пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
После этого, поставщик в своем личном кабинете найдет соответствующий контракт и сможет передавать документы в цифровом виде.
Как принимается продукция по качеству
Приемка продукции по качеству регламентируется инструкцией №П-7, если с этим согласны обе стороны. Когда происходит приемка товаров по качеству, очень важно соблюсти установленные сроки проверки и составления соответствующих актов:
- если поставка происходит в пределах одного города, то продукция принимается не позже, чем через 10 дней после получения (скоропортящаяся – в течение суток);
- если поставка иногородняя, то срок возрастает до 20 суток, а по скоропортящимся изделиям сохраняется на том же уровне;
- в труднодоступных местностях и на крайнем Севере сроки для продукции таковы: для непродовольственных, в т.ч. галантерейных товаров – 2 месяца, продовольственных – 40 дней, скоропортящихся – 8 часов с момента завоза в магазин.
Инструкция четко указывает на то, что наличие некомплектных или недоброкачественных товаров является основанием для приостановки предварительной приемки по качеству. Продукция сохраняется, составляется акт, где отмечается количество осмотренных изделий и выявленные недостатки. После этого создается комиссия, в работе которой принимает участие представитель компании-отправителя. Он вызывается так же, как и при проверке количественных характеристик груза, при его неявке задействуется представитель общественности. Возможна и односторонняя приемка товара по качеству, однако это должно быть прописано в договоре.
В акте проверки содержится такая информация:
- дата составления и номер акта;
- адрес и название магазина, который получил груз, поставщика и отправителя;
- сведения о лицах, принимавших участие в работе комиссии (ФИО, должность, уполномочивающее удостоверение);
- реквизиты договора и сопроводительных документов, коммерческого акта (если есть);
- реквизиты уведомления о вызове представителя другой стороны;
- информация о дате прибытия партии, времени ее выдачи перевозчику и доставки в предприятие розничной или оптовой торговли;
- целостность пломб и состояние упаковки;
- условия складского хранения груза.
Составление акта приёмки по 44-ФЗ
Акт приёмки должен быть составлен в двух экземплярах — для заказчика и исполнителя. Он должен быть сшит, скреплён печатью и подписан всеми членами экспертной комиссии: заказчиком, представителями исполнителя, специалистами экспертизы. В том случае, если член комиссии отказывается подписывать акт, в нём делается соответствующая пометка.
Если при составлении акта обнаруживаются расхождения, этот факт отмечается в сопроводительной документации (товарная накладная, счёт-фактура и др.) Далее акт приёмки и сопроводительные документы передают в бухгалтерию заказчика, которая рассчитывает сумму претензии.
Если проводилась повторная приёмка, в сопроводительных документах делается пометка о повторном проведении и составлении акта по форме ТОРГ-2.
Все несоответствия, выявленные при первичной приёмке, обязательно необходимо отмечать в накладной — номер партии, номер паспорта качества или номер сертификата соответствия можно вписывать в неё вручную.
Порядок приемки товаров по качеству
Регламент осуществления приемки товаров в контексте его качества во многом рассматривается в положениях статьи 469 Гражданского кодекс РФ. Так, она предусматривает, что вопросы качества товара могут быть оговорены сторонами непосредственно в тексте договора. В случае отсутствия отдельных особенностей регулирования этого вопроса, принимается во внимание, что товар должен просто быть пригоден к использованию по своему целевому назначению.
В случаях, если невозможно установить, совпадают ли заявленные характеристики товара фактическим, могут возникнуть определенные проблемы. Так, если поставщик признает то, что товар был некачественным — стороны обычно приходят к соглашению о возврате средств или замене товара, в том числе с возможной уплатой неустойки, если она была предусмотрена договором. В случае же спорной ситуации, когда поставщик не согласен с претензиями покупателя товара, необходимо привлечение независимого эксперта со стороны.
Общество с ограниченной ответственностью «Омега» создано 05.03.2001 года в соответствии с Федеральным законом № ФЗ — 14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года.
Юридический адрес ООО «Омега»: Россия, Московская область, город Москва, ул. Юбилейная, 111. Телефон: 8(492) 263-71-15.
В настоящий момент предприятие действует на основании лицензии Д 141001 № 1471-2006. Основной целью ООО «Омега» является извлечение прибыли в процессе осуществления хозяйственной деятельности.
Для достижения указанной цели предприятие осуществляет торговую и торгово-закупочную деятельность, в том числе оптовую и розничную торговлю. На данном этапе ООО «Омега» занимается розничной продажей алкогольной и продовольственной продукции. Реализует продукцию через два специализированных магазина города Москва и через магазин в городе Сергиев Посад.
В данной работе мы рассмотрим продуктовый магазин в городе Москва.
Уставной капитал ООО «Омега» составляет 250 000 (двести пятьдесят тысяч) рублей.
Исполнительным органом ООО «Омега» является директор, который руководит текущей деятельностью предприятия и несет перед участниками полную ответственность за выполнение поставленных задач.
Организационное построение предприятия представлено на рисунке 1.
Предприятие по численному составу среднее — общее число работников составляет 36 человек, в том числе:
Директор — 1 человек;
Заместитель директора — 1 человек;
Главный бухгалтер — 1 человек;
Бухгалтер — 3 человека;
Специалист по кадрам — 2 человека;
Специалист по закупкам — 2 человека;
Товаровед — 3 человека;
Продавцы — 14 человек;
Вспомогательный персонал — 9 человек (3 уборщицы, 6 грузчиков).