Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибка в НДФЛ с отпускных при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.
Когда можно и нельзя удержать оплату за лишний отпуск
В той же статье указано, что в некоторых случаях удержание лишних отпускных не производится. Этого сделать нельзя, если работник увольняется по таким причинам:
- он получил медицинское заключение, по которому не может выполнять текущую работу, а работодатель не смог предложить ему другую. Либо же работодатель такую работу предложил, но сотрудник переходить на нее отказался;
- грядет ликвидация организации (прекращение работы ИП) или же сокращение штата;
- увольняется директор, его заместитель или главбух по причине смены собственника имущества организации;
- его призвали на службу (военную или альтернативную);
- ранее занимавшего его место сотрудника восстановили по решению суда или Инспекции по труду;
- в соответствии с медицинским заключением работник признан полностью неспособным к труду;
- наступила смерть сотрудника или ИП-работодателя либо кто-то из этих лиц признан судом умершим или безвестно пропавшим;
- произошло стихийное бедствие, крупная авария, началась война, эпидемия или имело место иное чрезвычайное событие, которое сделало работу невозможной не по вине сотрудника.
Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни
Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.
Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:
- если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
- если количество дней больше 15, его принимают за 1.
Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.
А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.
Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:
- если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
- если 31 — исключают из стажа.
Предоставление очередного отпуска авансом
Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь. Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ. Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета. Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.
Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.
Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.
Объектом налогообложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиком (ст. 209 НК).
Согласно статье 53 НК РФ налоговая база представляет собой стоимостную, физическую или иную характеристику объекта налогообложения. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика. Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу (п. 1 ст. 210 НК).
Вот в этом месте мнения экспертов начинают расходиться. Законодатель не уточнил, какие имеются в виду удержания по распоряжению налогоплательщика или органов.
По мнению автора, законодатели имели в виду под распоряжением суда или других органов ситуации, когда работник должен выплатить из своего чистого дохода алименты, возмещение материального ущерба, нанесенного работодателю и др. Такие выплаты, естественно, налогооблагаемый доход сотрудника не уменьшают. То есть в тексте идет речь об удержаниях по распоряжению самого работника или уполномоченных органов. А работодатель не есть орган, он является налоговым агентом по НДФЛ.
С другой стороны, удержания за неотработанный отпуск тоже названы в статье 137 ТК РФ удержаниями. Кстати, там же сказано, что работодатель имеет право на удержание задолженности по неотработанному авансу, выданному в счет заработной платы; неизрасходованному и не возвращенному авансу на командировку.
В том, что в случае невозврата долга суммы станут доходом работника, никто не сомневается, НДФЛ с них был своевременно удержан. А являются ли возвращенные работодателю авансированные суммы доходом работника? Ведь если идти от самого определения понятия полученного дохода и формулировки пункта 1 статьи 210 НК о том, что данные суммы удерживаются не по распоряжению работника или уполномоченных органов.
Несмотря на то, что у сотрудника было право использовать отпуск, по факту отпуск не был им отработан. Значит, часть отпускных получена сотрудником авансом и следует откорректировать величину дохода. Работодатель, вычитая из последней зарплаты работника излишние неотработанные отпускные, уменьшает именно его налогооблагаемый полученный доход. НДФЛ с возвращенной суммы не должен удерживаться, налог нужно удержать из оставшейся после удержания суммы дохода. Следуя такой логике, необходимо в момент увольнения работника скорректировать НДФЛ.
Если последних начислений недостаточно для удержания переплаты, и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя руководителя организации с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с неполученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Нужно ли пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом? Нет, не нужно. При получении работником дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, организация правильно удержала и перечислила в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном отчетном периоде отпускных.
Таким образом, в обоих случаях организация (налоговый агент) удерживает НДФЛ с работника (налогоплательщика) в размере полученного им дохода в конкретном периоде нарастающим итогом.
Бухгалтерский учет удержаний за неотработанные дни отпуска
О том, как отразить операцию удержания долга за отпуск в бухгалтерском учете, Минфин России разъяснил в письме от 20.10.2004 № 07-05-13/10. Оно было посвящено рассмотрению ситуации, когда работник вносит долг в кассу добровольно. В письме Минфин дал ссылку на пункт 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденными приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н, как бы применяя к корректировке затрат правила исправлению ошибок. Вопрос пересмотра налогов рассмотрен не был.
Минфин рекомендовал переплату сторнировать (методом красного сторно) следующей бухгалтерской записью:
- Дебет 20, 23, 25, 26, 44 и иных счетов учета затрат на производство Кредит 70.
Счет затрат используется тот, на котором были учтены начисленные ранее отпускные.
Сумму средств, вносимых работником в кассу, следует отразить:
- Дебет 50 Кредит 70.
Минфин обратил внимание на дату, в которую ошибка исправляется в бухгалтерском учете. В обычной ситуации записи по корректировке ошибки производятся в том месяце отчетного периода, когда она обнаружена. Если корректировки относятся к прошлому году, их следует отражать записями 31 декабря прошедшего года в случае, если прошлогодняя отчетность еще не сдана.
С точки зрения методологии бухгалтерского учета позиция Минфина России в части корректировки затрат представляется правильной. Но вызывает сомнение аналогия с исправлением ошибок. Излишне начисленные на момент отпуска деньги не были ничьей ошибкой, право на их получение у работника было, он получил их авансом по общему правилу законодательства. Скорее всего, Минфин России хотел бы, чтобы работодатели более правильно формировали объем расходов в пределах отчетного года.
Представим, что работник увольняется в марте, баланс за прошлый год еще не сдан, почему необходимо прошлогодние затраты на отпуск корректировать записями 31 декабря? Ведь в январе, феврале и марте работник еще зарабатывал стаж, дающий право на отпуск. Разбивать же удержания на корректировки прошлого года и 3 месяца текущего года, конечно, идеально с точки зрения учета расходов, но трудоемко для бухгалтера. Поэтому бухгалтер скорее всего отсторнирует всю сумму затрат в марте со счетов затрат. Впрочем, в аудиторской практике автора встречался и «высший пилотаж» у бухгалтера.
Рассмотрим расчет удержаний на цифровом примере.
Нужно ли корректировать налоговые выплаты
Также на практике возникает вопрос, что делать с отчетностью по НДФЛ и страховым взносам, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется. Согласно разъяснениям ФНС, счетная ошибка отсутствует, если на момент, когда специалист уходил в отпуск, бюджетные платежи с его дохода были рассчитаны правильно. Это означает, что коррективы в учете истекшего периода не делаются, а суммы, удержанные из зарплаты сотрудника, уменьшают базу для исчисления размера подоходного налога.
Аналогичная логика действует в отношении страховых взносов. Работодатель не вносит изменения в расчеты прошлого периода, потому что в них нет ошибок. Он уменьшает базу для исчисления взносов за текущий месяц на величину удержаний из окончательного расчета увольняемого.
Когда удержание недопустимо
В ряде случаев при увольнении сотрудника работодатель не вправе взыскивать с него отпускные, выплаченные авансом (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Обязанности вернуть долг не возникает, если работник увольняется по одному из следующих оснований:
- отказ от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- смена собственника имущества организации — в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Как взимаются удержания при увольнении за не отработанные дни отпуска
Каждому предприятию нужно знать, как посчитать удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении. Делать это несложно, главное, нигде не допустить ошибку.
Согласно трудовому законодательству отпуск сотрудника составляет 28 дней
Важно знать, что когда человек увольняется и при этом отработал меньше половины месяца, то в расчет эти дни брать не нужно. А тогда, когда отработка больше половины – месяц вносят в расчет полностью
Обязательным является условие округления числа по формуле до целого значения. Надо знать, что округляться оно должно только в пользу работника.
После чего необходимо рассчитать сумму дней, которые сотрудник не заработал. При этом среднедневной заработок нужно рассчитывать с учетом предыдущих отгулянных дней за прошлый отпуск, также включить предпоследний отпускной период.
Обязательно работодатель должен учитывать удержание не заработанных отпускных в базе налоговой службы и базе бухгалтера. Связано это с тем, что начальник считается налоговым агентом своему работнику, поэтому именно он оплачивает НДФЛ и страховку. Так как отпускные деньги – это доход работника.
Важным шагом считается закрытие всех долгов сотрудника перед организацией. Оформлять в бухгалтерском отчете это нужно как добровольное внесение к кассе суммы от сотрудника. Надо знать, что это можно внести к отчету исключительно в тот месяц, когда человека увольняют.
Сумма НДФЛ будет уменьшена на налог, который берется из части удержанных средств сотрудника. Поэтому работодатель обязан в десятидневный срок уведомить работника об излишнем удержании средств. Надобно помнить об уменьшении страховой базы. Не забывать вносить корректировки у социальных фондов, иначе следующие начисления будут отрицательными.
Отпускные включаются в состав расходов на оплату труда в размере начисленных сумм (п.7 ст.255 НК РФ). При пересчете отпускных и удержании из зарплаты (либо добровольном возврате) вносить корректировки в ранее исчисленную налоговую базу не нужно, поскольку начисление отпускных в первоначальной сумме не было ошибочным.
Из разъяснений Минфина следует, что при удержании неотработанных отпускных соответствующие суммы, ранее включенные в расходы, следует учесть в составе внереализационных доходов по аналогии с возвратом (восстановлением) затрат, которые ранее были учтены в составе расходов (например, восстановленные резервы) (ст.250 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 N 03-03-05/224). Аналогичное мнение представлено в Письме УФНС РФ по г. Москве от 11.01.2007 N 21-08/001467@. Включение удерживаемых (возвращаемых) сумм именно в состав внереализационных доходов обосновано тем, что такие поступления не связаны с реализацией товаров (работ, услуг) (а значит не относятся к доходам от реализации по ст.249 НК РФ) при этом перечень внереализационных доходов является открытым. В свою очередь, корректировать расходы в виде ранее выплаченных отпускных оснований нет, поскольку выплаты производились в соответствии с трудовым законодательством РФ.
Ситуацию, когда работодатель не удерживает сумму авансовых отпускных, УФНС России по г. Москве поясняет так: «расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 НК РФ» (Письмо от 30.06.2008 N 20-12/061148). В Письме УФНС России по г. Москве от 17.04.2006 N 21-07/30342@ уточняется, что речь идет о ситуации, когда работодатель имел возможность удержать сумму с увольняемого работника в соответствии с ТК РФ, но не сделал это.
Таким образом, по логике налоговых органов, если работодатель сам отказывается от удержаний, сумму отпускных в части неотработанных дней нельзя включать в расходы. Правда, как скорректировать базу по налогу на прибыль, не поясняется.
Учитывая, что изначально отпускные были выплачены и учтены в расходах в правильной сумме, вносить уточнения в первоначальную отчетность оснований нет. В связи с этим ранее признанные расходы могут быть скорректированы путем увеличения в текущем периоде внереализационных доходов на сумму, от удержания которой работодатель отказывается.
При этом у организации нет оснований исключать из расходов страховые взносы, начисленные на суммы отпускных за неотработанные дни, не возвращенные работником. Ведь ст.270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях гл. 25 НК РФ (Письма Минфина России от 21.10.2016 N 03-03-06/1/61454, от 09.06.2014 N 03-03-06/1/27634, от 15.07.2013 N 03-03-06/1/27562).
В то же время, существует подход о том, что работодатель не обязан увеличивать в текущем периоде налоговую базу по налогу на прибыль на сумму неотработанных отпускных, от удержания которых он отказался, поскольку с точки зрения трудового законодательства у работника не образуется задолженности.
Работодатель лишь вправе (но не обязан) произвести удержание. Отказ от подобных удержаний не образует долга за работником и может быть элементом кадровой политики организации, ориентированной на интересы работников и поднимающей положительный имидж компании для привлечения и удержания лучших кадровых ресурсов. При этом в силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (Определения Конституционного Суда РФ от 16.12.2008 N 1072-О-О, от 04.06.2007 N 366-О-П, от 04.06.2007 N 320-О-П, Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53).
Если же работодатель не смог удержать сумму авансовых отпускных из-за указанных выше ограничений на удержания (установленных трудовым законодательством), ничего корректировать не нужно, поскольку права на взыскание этой суммы у работодателя нет. Рисков в части налога на прибыль в таком случае, на наш взгляд, возникать не должно.
В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет
В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.
К ним относятся:
- Если на предприятии проводится процедура сокращения;
- Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
- Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
- Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
- Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
- Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
- Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
- Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)
Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении
- Когда сотруднику была выплачена некорректная заработная плата из-за просчета и ошибки Когда сотрудника официально признают судебные органы виновным в простое производства компании Когда излишки по заработной плате были перечислены из-за неправомерных действий сотрудника
Статьи под номером 122 и 115 Трудового Кодекса Российской Федерации гласят, что компания должна предоставлять своим работникам отпуск, длина которого равняется двадцати восьми дням. Эти дни полагаются работнику за год работы. Если работник числится на своем месте первый год, то возможность воспользоваться отпуском у него возникает по истечении полугода трудового стажа в данной компании. Трудовой Кодекс Российской Федерации не препятствует тому, чтобы отпуск был выдан работодателем и ранее указанного срока. Соглашением сторон можно добиться и этого. В случае же увольнения до истечения года, с работника может быть произведено удержание денежных средств.
Рекомендуем прочесть: Факсимильная подпись законодательстворф
ТК РФ об отпуске и отпускных
- неспособность исполнять обязанности из-за болезни, увечья, отказ от перевода на предложенные рабочие места;
- призыв на военную службу;
- восстановлен ранее занимавший это рабочее место;
- невозможность заниматься трудовой деятельностью;
- уход из жизни сотрудника, работодателя, признание этого факта судом;
- чрезвычайная ситуация из-за стихийного бедствия, крупной аварии на производстве, транспорте, войны, эпидемии;
- ликвидация, сокращение штата;
- поменялся владелец имущества организации (пункт распространяется на директора, заместителей директора, главбуха).
Это нужно знать: компенсация отпуска при увольнении совместителя.
Задолженность удерживается из расчетных средств увольняющегося в день увольнения.
Ограничение величины удержания: Разрешено удерживать не более 20% от заработанного (ст. 138 ТК РФ).
В установленных случаях процент может возрасти до 50. Если удерживаются: алименты на несовершеннолетних детей, компенсация вреда потерявшим кормильца, ущерба, причиненного преступлением, величина может увеличиться до 70% (ст. 138 ТК РФ).
Может случиться, что размер удерживаемого преодолеет пороговые 20%. Например, удерживают по исполнительным листам. Что делать тогда?
Есть три решения:
- Предложить увольняющемуся добровольно вернуть деньги в кассу, на счет предприятия.
- Простить долг. Должник и организация заключают соглашение в письменном виде, где оговаривается сумма, число неотработанных дней. Соглашение заключается, чтобы документами подтвердить договоренность, если между сторонами возникнут разногласия.
- Удержать долг обратившись в судебные органы (ст. 382, 383 ТК РФ). Судебное решение чаще всего поддерживает уволившегося. Законодательство регламентирует взыскание задолженности в день прекращения трудового договора, а не после.
Первое, что должен сделать бухгалтер при увольнении работника, — это проверить все дни его отпусков, чтобы определить, есть ли у него неотработанные дни.
Для этого нужно посчитать:
- сколько лет и месяцев сотрудник работал в компании. При этом последний месяц считается как полный, если он отработан наполовину и более. Если же он отработан менее чем наполовину, месяц в расчете не учитывается (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169);
- количество дней отпуска, полагающихся сотруднику за все время его работы в компании (заработанный отпуск);
- количество дней отпуска, которые работник отгулял за все время работы в компании.
Далее нужно сравнить количество использованных дней отпуска с числом заработанных дней.
Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода. Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели.
Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.
Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции.
Законом предусмотрены особые случаи, запрещающие работодателю удерживать при увольнении «перерасходованные» сотрудником отпускные суммы. Это напрямую связано с причиной увольнения. Инициатива сотрудника, как и большинство других оснований увольнения, полностью «развязывает руки» работодателю в отношении удержания.
- призывом в ряды Вооруженных сил или на альтернативную службу;
- невозможностью продолжать работу из-за состояния здоровья (на основании медицинского заключения);
- сокращением численности или штата;
- ликвидацией предприятия или прекращением деятельности индивидуального предпринимателя-нанимателя;
- переменой владельца организации, если увольняется директор, его заместитель или главбух;
- необходимостью уступить место вышедшему на эту должность основному сотруднику, занимавшему ее ранее;
- чрезвычайными ситуациями, катастрофами, катаклизмами и другими форс-мажорами;
- тем, что одной из сторон договора более нет в живых.
Когда бухгалтер производил расчет отпускной выплаты к выдаче, им использовалась информация о среднем заработке этого работника. Точно таким образом необходимо поступать и когда нужно определить сумму отпускных к возврату.
При этом производить расчет снова на день увольнения не нужно — необходимо найти в архиве бланк расчета самих отпускных, и взять этот показатель оттуда. Для указанных целей на предприятиях обычно используется записка-расчет по форме Т-60.
Также необходимо точно определить количество дней, за какие были получены лишние отпускные. Для этого можно воспользоваться калькулятором отпускных.
Как удержать из зарплаты сотрудника отпускные, выплаченные за неотработанные дни отпуска
Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты. То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. При этом взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд трудовое законодательство не позволяет. Именно так традиционно рассуждают судьи. В частности, об этом свидетельствуют определения Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6 и от 29 августа 2014 г. № 70-КГ14-4.
Страховые взносы с последней зарплаты сотрудника подлежат уплате за вычетом ранее перечисленных взносов, начисленных с отпускных за неотработанные дни отпуска (т. е. сторнированных взносов). Это следует из положений части 3 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: в каком случае производится и как
- Если на предприятии проводится процедура сокращения;
- Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
- Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
- Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
- Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
- Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
- Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
- Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)
Перед тем, как удерживать сумму долга, необходимо издать соответствующее распоряжение. Для него нет строго утвержденной формы, и обычно такой документ составляется с использованием фирменного бланка. В нем нужно указать полные Ф.И.О. работника, какое число дней отпуска было предоставлено ему излишне, с каких денежных средств будет выполняться удержание, точная сумма.
Принципы исчисления отпускных
Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.
Ежегодный оплачиваемый отпуск оплачивается за счет средств работодателя. Для определения величины причитающихся отпускных можно воспользоваться простой формулой:
Та же формула применяется бухгалтерами, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется. По ней определяют отпускные, положенные ему за реально проработанное время, и вычитают эту сумму из ранее выплаченных отпускных. Получившаяся разница составляет долг работника перед компанией.
Основной сложностью для бухгалтера при исчислении отпускных является правильное определение среднедневного заработка. Он зависит от:
- расчетного периода;
- сумм начислений;
- количества отработанных дней в выбранном периоде.
Правила расчета среднего заработка приведены в Постановлении за (в актуальной редакции). Перечислим основные постулаты, которые следует знать бухгалтеру:
- Если сотрудник трудится в компании более года, в расчет берется его доход за 12 месяцев, предшествующих отпуску. В противном случае, необходимо использовать для вычислений заработок за отработанные месяцы, предшествующие месяцу, в котором сотрудник отправляется отдыхать. Произвольно менять расчетный период запрещено.
- В расчете участвуют только выплаты, относящиеся к ФОТ, т. е. начисления за действительно отработанное время, всевозможные премии, выплаты за достижение высоких результатов, сверхурочную работу и прочее. Командировочные, социальные пособия, отпускные, разовые премии к юбилеям и иные выплаты, не относящиеся к ФОТ, из общего дохода исключаются, поскольку они сами определяются расчетным путем.
- Если в расчетном периоде персоналу поднимали зарплату, заработок за предыдущие месяцы индексируется на расчетный коэффициент.
Эти же правила применяются, если необходимо определить размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении либо произвести перерасчет отпускных. Здесь тоже используется приведенная выше формула.