Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разбираемся с новыми правилами для подотчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда подойдет к концу установленный в организации срок нахождения денег у подотчетника, можно оформить «возврат» от директора старой суммы как неистраченной и «выдать» ему ее опять якобы на хозяйственные нужды компании. И так до бесконечности. Первоначально выдать деньги руководителю можно как в наличной, так и в безналичной форме, а вот в дальнейшем «возврат» и новую «выдачу» лучше проводить наличкой, оформляя ПКО и РКО, поскольку реального движения денежных средств не будет.
Что должно быть отображено
В шапке документа должно содержаться следующее:
- полное название организации;
- дата, когда был составлен приказ;
- регистрационный №;
- заголовок;
- формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
- текст;
- подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
- подпись директора и ее расшифровка;
- подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.
В самом тексте должна быть указана следующая информация:
- ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
- Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
- Основание и перечисление подтверждающих документов.
- Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».
Как правильно учесть личные расходы руководства за счет компании
Есть правила, которые помогут доказать налоговой, что сотрудники покупали бумагу в офис, а не домой начальнику. Вот что нужно делать.
Добавить пункт о покупках в устав компании и прописать все способы покупок — мало ли какой пригодится. Если налоговая попросит обосновать переводы денег сотрудникам, например, на карты, покажите ей пункт устава о покупках. И повод начислить лишние платежи или штрафы отпадет.
Если нет времени вносить изменения в устав или дело происходит у ИП, достаточно выпустить приказ. В приказе — суммы расходов, сроки возврата и другие условия.
Первый способ: сотрудник покупает за свой счет, и работодатель возмещает расходы. Это удобно, потому что не нужно заранее оформлять документы и рисковать, что работа встанет из-за ерунды. Бывает, что в офисе закончилась бумага, а плановая закупка будет через три дня. Чтобы работа не останавливалась, сотрудник идет в магазин и покупает пачку бумаги.
У этого способа правило одно: не возмещать расходы без документов. Понадобится авансовый отчет и приказ.
Авансовый отчет. Работает так: сотрудник покупает нужное, собирает чеки и заполняет авансовый отчет. Авансовый отчет вместе с чеками отдает бухгалтеру, гендиректору или человеку, который ведет отчетность.
Второй способ: сотрудник сначала оформляет документы, а уже потом получает деньги компании и отчитывается о тратах.
Секретарь в офисе пишет заявление и получает авансом деньги на бумагу. Закупается в магазине у дома, а потом возвращает компании сдачу и сдает отчет с чеками в бухгалтерию.
Если в магазине неожиданно выросли цены на бумагу, не нужно оформлять новые документы: секретарь добавляет из своих, а компания возмещает.
Лимит расходов руководитель устанавливает приказом один раз. Можно писать приказ с разными условиями для каждого сотрудника или сделать один приказ на всех.
Деньги авансом компания выдает на представительские, расходы в командировке и расчеты по договорам от имени организации. Чтобы оформить покупку через аванс, нужны документы:
- заявление сотрудника;
- приказ о выдаче аванса;
- документы от сотрудника: билеты, чеки, счета из гостиницы;
- авансовый отчет: бухгалтер готовит, сотрудник подписывает.
Последовательность такая: сотрудник пишет заявление в свободной форме. Мол, прошу выдать авансом пять тысяч рублей на ужин с клиентом. Директор оформляет приказ и бухгалтерия выдает деньги. Сотрудник оплачивает ужин с клиентом деньгами компании, а в бухгалтерию сдает чек и авансовый отчет.
Деньги под отчет: алгоритм действий
Действующее законодательство предусматривает два варианта подачи иска о возмещении в суд:
- Подача искового заявления с представительскими расходами либо подача соответствующего ходатайства о возмещении в рамках дела до вынесения итогового судебного акта, и судья отобразит свое решение по этому вопросу в решении.
- После вынесения итогового решения. Подобный документ может быть подан и в арбитражный суд, если спор рассматривался в соответствии с положениями АПК РФ. По результатам рассмотрения судьей выносится определение.
При выборе второго способа подачи необходимо уложиться в срок, предусмотренный законодателем. Срок для обращения с заявлением в суд составляет три месяца с момента вступления в законную силу итогового судебного акта (ст. 103.1 ГПК РФ, 112 АПК РФ). В случае наличия уважительности причин пропуска срока суд восстанавливает срок на подачу заявления.
Вред может возникнуть из-за неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей приставами, например, продано имущество, которое нельзя изымать или по заниженной цене.
Чаще всего взыскание ущерба с судебных приставов связано с:
- несвоевременным снятием ограничения выезда за пределы страны;
- бездействием приставов;
- ненадлежащим хранением арестованного имущества.
Если должник, оплатив всю задолженность, купил туристическую путевку, билет на самолет, заказал гостиницу, а уже в аэропорту его не выпускают из-за запрета ФССП, потому что пристав просто забыл передать пограничникам постановление о снятия ограничения.
В такой ситуации должникам обязаны возместить стоимость билетов, путевок и бронирования. Обычно доказать связь между неправомерным поведением пристава и ущербом в таких делах несложно (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда по делу № 33-15629/2016; Решение Московского районного суда г. Калининграда по делу № 2-3425/2017, Апелляционное определение Московского городского суда от 16.07.2019 по делу N 33-23996/2019, Апелляционные определение Курганского областного суда от 16.08.2018 по делу N 33-2623/2018).
Еще одна популярная категория дел – возмещение реального ущерба в связи с гибелью или имущества в результате неподобающего хранения. Например, приставы забрали машину и передали на ответственное хранение. Она была исправна, без повреждений, что подтверждается описью и картой осмотра. Когда торги не состоялись, один из кредиторов согласился забрать машину себе, но увидел, что она сильно повреждена. Стоимость необходимых деталей и ремонта посчитал эксперт (Решение Ленинского районного суда г. Костромы по делу № 2-1936/2017).
В другом деле имущество также передали третьему лицу, при этом пристав не контролировал его сохранность, и оно было утрачено. Передача изъятого имущества в целях его хранения не влечет освобождения ФССП России от ответственности за ущерб по причине его утраты или повреждения (Определение ВС РФ от 08.02.2021 по делу N А07-28014/2019).
Пристав изъял у компании норковые шкурки и передал на ответственное хранение. В последствие компания обанкротилась, арест был отменен, но при вскрытии контейнера обнаружилось, что шкурок нет. Компания взыскала более 30 миллионов рублей ущерба с казны РФ, так как пристав неоднократно передавал имущество от одного хранителя к другому, при этом контейнер не вскрывал, шкурки не пересчитывал, опись не составлял (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16 октября 2018 года по делу N А21-8914/2016)
Взыскателю необходимо помнить, то часто суды указывают, что взыскатель сам должен занимать активную позицию, запрашивать сведения о ходе исполнения судебного акта, обжаловать недобросовестное поведение пристава. Поэтому не дожидайтесь, пока вам будет причинен ущерб, следите за исполнением решения суда, жалуйтесь в суд и прокуратуру.
Если ваши действия ни к чему не привели, решение суда не исполнено по вине пристава, то подавайте исковое заявление. Самое главное в таких делах -доказать, что долг не взыскали не потому, что должник изначально ничего не имел, поэтому и не платил, а потому, что пристав, который мог узнать о наличии у должника имущества и взыскать его, ничего не сделал. Имущество было продано или передано другим лицам, а другой возможности исполнить решение нет.
- правильно определить подсудность спора (арбитражный суд по месту нахождения отдела ФССП, если потерпевший – компания или ИП, суд общей юрисдикции по месту расположения отдела ФССП, если с иском обращается гражданин);
- правильно определить ответчика;
- описать неправомерное поведение приставов со ссылкой на конкретные законодательные нормы;
- рассчитать размер убытков, если необходимо, привлеките эксперта;
- доказать причинно-следственную связь между незаконным поведением пристава и ущербом;
- подтвердить свои доводы необходимыми доказательствами.
Истцы часто проявляют своеобразное творчество, предъявляя требование и к Казначейству, и к конкретному приставу, и к другим органам и должностным лицам.
Необходимо помнить, что постановлением ВС РФ от 17.11.2015 N 50 определено, что иск о взыскании убытков, возникших по вине приставов, предъявляется к Российской Федерации, а ФССП России участвует в судебных заседаниях от ее имени.
При этом, если вы неправильно определили ответчика, то суд не должен отказывать в удовлетворении требований, оставлять заявление без движения, а обязан сам указать правильного ответчика и привлечь ФССП к участию в судебном разбирательстве.
Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица индивидуально указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а руководитель только утверждает их. При выдаче денег под отчет руководителем самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.
Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, к примеру, приказа о выдаче средств в подотчет.
В распорядительном документе обязаны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):
- дата и регистрационный номер;
- Ф. И. О. подотчетного лица;
- сумма и период, на который она выдана;
- виза руководителя организации или ИП.
Авансовый отчет по выдаваемым самому руководителю подотчетным средствам также обязан быть предоставлен в бухгалтерию. А остатки возвращены в кассу не позже трех дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет. Либо же (если руководитель находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода директора на работу.
Какая ответственность за отсутствие заявления
Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:
- Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
- Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.
Компенсация потраченного в связи с участием в судебном процессе времени
Правила рассматриваемого Положения гласят: если вы потерпевший, свидетель или законный представитель кого-либо из них, или же понятой, и при этом вы не трудоустроены, то вам обязаны возместить время, которое вы затратили в связи с участием в судебном процессе по уголовному делу.
С 2015 года способ ее расчета не менялся: 5108 рублей поделить на количество рабочих дней в конкретном месяце и умножить на количество дней, когда участник был отвлечен от своих повседневных дел и занят в судебном процессе.
Пункт 32 Положения, говорит: если вы официально трудоустроены, то имеете право получить возмещение соответствующих расходов в размере недополученной вами части заработной платы.
Для этого нужно подготовить справку о вашем среднем дневном заработке, выданную работодателем, а также копию трудовой книжки. При этом, если вы потратили на исполнение процессуальной функции неполный рабочий день, он будет засчитан за полный. Последнее относится и к неработающим гражданам.
Какая ответственность за отсутствие заявления
Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:
- Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
- Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.
Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.
Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются.
C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.
Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.
Как написать претензионное письмо перевозчику о необходимости возмещения расходов?
О чем бы ни шла речь в претензии — обязательно опишите пред претензию еще в акте передачи-приема груза, то есть в той самой бумаге, которую после доставки вещей дает курьер. При этом, если нет возможности отксерить акт с претензией для себя, тот акт, где указаны проблемы, связанные с доставкой — сфотографируйте. Для того, чтобы акт отдали для описания проблемы, не ставьте подпись о приеме груза до того момента как вы проверите вещи и их целостность.
В ходе проверки нужно фотографировать все поврежденные в процессе перевозки предметы.
Пишите в претензии на возмещение убытков:
- Реквизиты компании ответственной за перевозку груза и свои реквизиты.
- Дату, когда был получен груз. При этом, если нужна была доставка срок-в-срок, то пишется и время.
- Место где груз был получен.
- Общую стоимость груза и отдельно каждого предмета.
- Как были обнаружены повреждения и/или недостача.
- Какие именно повреждения были обнаружены.
Директор израсходовал собственные средства для нужд предприятия: как возместить расходы
Директор израсходовал собственные средства для нужд предприятия
, однако потом
забыл отчитаться
о расходовании и вспомнил об этом только через два месяца после происшествия. Существуют ли
предельные сроки для предоставления отчета
о расходовании собственных денежных средств в таком случае.
В случае если директор за собственные средства
осуществил оплату, каких либо товаров (услуг) для нужд предприятия,
срок представления отчета для возврата денег не ограничен.
Действующим законодательством определены сроки представления отчета именно за полученные под отчет средства
на командировку и
на выполнение гражданско-правовых действий
, а также установлена норма налогообложения излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и
не возвращенных в установленные сроки
.
В такой ситуации, важно, чтобы документы подтверждающие расходы
, содержали сведения о том, что
покупателем
товаров (работ/услуг)
является именно предприятие
(а не директор).
Возмещение денежных средств
Документ «Заявка на платеж» является основным инструментом подсистемы управления заявками на платежи. Данный документ позволяет регистрировать в программе потребность перечисления наличных или безналичных денежных средств поставщикам, сотрудникам, налоговым органам и прочим контрагентам. Кроме этого, функционалом документа обеспечивается процедура согласования и утверждения каждой зарегистрированной заявки на платеж.
Закладка «Сопроводительные документы» содержит табличное поле, предназначенное для прикрепления к заявке на платеж всех необходимых сопроводительных документов, например, договоров, дополнительных соглашений, счетов на оплату, сертификатов, спецификаций и т. п. Прикрепляемые документы должны представлять из себя электронные документы произвольного формата. При записи заявки все указанные на закладке документы сохраняются в информационной базе, что обеспечивает сохранность этих документов и возможность быстрого доступа к ним непосредственно из формы заявки.
- оформить общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками, например, приказ, в котором указаны лица, должности, которые могут совершать покупки от лица организации;
- можно включить пункт в учетную/кадровую политику или политику обращения денежных средств (ЛНА), в котором описать правила документооборота для подобной ситуации, которые организация устанавливает самостоятельно.
Авансовый отчет составляется, когда денежные средства были выданы под отчет заранее (п. 6.3 Указаний Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Выдача аванса должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем. В заявлении должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет подается в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока, затем проверяется и утверждается руководителем. Форма документа «Заявка на платеж» содержит характеристики (реквизиты), раскрывающие назначение регистрируемого платежа. В верхней части формы располагается блок основных реквизитов, определяющих организацию, ЦФО, вид денежных средств и прочие обязательные характеристики заявки. Закладка «Назначение платежа» содержит список реквизитов, позволяющих указать сумму и детально охарактеризовать назначение платежа.
Кроме этого существуют три закладки, содержащие дополнительную информацию о планируемом платеже: «Сопроводительные документы», «Платежи» и «Прохождение заявки». По цене иска определяется подсудность исков и оплачивается госпошлина в суд. Рекомендуем воспользоваться удобным средством расчета: калькулятор госпошлины в суд. В (наименование суда) Истец: (полностью ФИО, адрес) Ответчик: (полностью ФИО, адрес) Цена иска: ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ о взыскании денежных средств г. между мной и ответчиком возникли следующие правоотношения (подробно опишите, какие правоотношения возникли, какие договоренности были достигнуты, какие сроки исполнения обязательств были оговорены).
Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору
Многие считают, что раз руководитель сам у себя делает запрос на выдачу средств под отчет, то заявление или распоряжение составлять нет необходимости. Это мнение ошибочно.
Директор имеет право составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько по другому.
Руководитель в этом случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного работника компании, и ее директора (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).
Основным отличием случая оформления заявления подотчет руководителя считается то, что разрешающая роспись уже не требуется, поскольку ставя роспись под заявлением, руководитель тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления руководителя будет немного отличаться от того, который бы оформлял другой штатный работник (чтобы документ не выглядел так, что руководитель сам себе разрешает выдать деньги под отчет).
А тот факт, что руководитель визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не считаться ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы руководителя на своем заявлении так же не выглядит неправомерным.
В крупных организациях, где предусмотрено несколько должностей руководителей, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление руководителя о подотчете завизирует, например, исполнительный директор.
Понятие возмещения расходов предприятием
Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя. Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.
Основанием для такой операции будет являться заявление или мотивированная служебная записка на возмещение денежных средств.
К слову, с подобной необходимостью управленец может столкнуться, едва приняв нового работника к себе в штат. Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ).
Главным условием возмещения предприятием затраченных средств является заранее оговоренное намерение работника использовать свои доходы и имущество для достижения рабочих целей.
В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением. Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.
Приказ о возмещении расходов по подотчету
Общество с ограниченной ответственностью «Виктория»
Приказ № 10
о порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах фирмы
В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Виктория» (далее — Общество), приказываю:
1. Установить, что сотрудники Общества вправе приобретать материально-производственные запасы в интересах организации за счет собственных средств с последующей компенсацией затрат. При этом максимальная сумма покупки не может превышать 40 000 руб.
2. Разрешить приобретение ценностей сотрудникам за свой счет только, если ценности необходимы для производственной деятельности Общества. И сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.
3. Обязать сотрудников представить заявление о компенсации расходов и подтверждающие документы в течение 10 рабочих дней со дня приобретения материалов.
4. Главному бухгалтеру Яковлевой Р.Л. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней с момента издания руководителем приказа о возмещении затрат.
5. Инспектору по кадрам Беловой И.А. ознакомить сотрудников Общества с настоящим приказом.
Генеральный директор Ильин О.Л. Ильин
С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Яковлева Р.Л. Яковлева
инспектор по кадрам Белова И.А. Белова
менеджеры Солнцев С.Р. Солнцев
>Заявление на возврат денежных средств за командировку
Законодательное обоснование
Акт приема передачи неотъемлемая часть договора купли продажи, аренды, лизинга и прочих случаев передачи спецтехники и оборудования. По отдельности, ни акт, ни договор не имеют юридической силы, т.к. в договоре зафиксированы только намерения сторон и условия, тогда как актом фиксируется фактический переход техники от собственника к арендатору или новому собственнику. Именно он фиксирует момент передачи, проданной или переданной в аренду техники в те сроки, которые установлены соглашением (ст. статья 457 ГК РФ).
Срок действия Акта о приеме передаче техники равен сроку действия договора.
- Договор купли пр