Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Имеет ли право работодатель исправлять ошибки в больничном листе?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Больничный лист служит основанием как для выплаты социального пособия работникам, так и для возмещения произведенных расходов работодателям. Поэтому так важна правильность его заполнения, ведь Фонд социального страхования может отказаться возмещать организации средства, затраченные на компенсацию, если при проверке обнаружит ошибки в листке нетрудоспособности.
Можно ли исправить больничный лист
Работодатель должен провести тщательное обучение сотрудника, ответственного за работу с листком нетрудоспособности. Специалист должен уметь находить и корректировать ошибки в документе, чтобы ФСС возместил расходы, и бухгалтеру не пришлось надоедать инспектору с вопросом, почему до сих пор не поступила компенсация от Фонда на расчетный счет. Поэтому советуем сохранить эту статью в «Избранное», чтобы иметь под рукой образец исправления в больничном листе работодателем 2020 года.
По названному приказу (N 624), записи, которые находятся в документе нетрудоспособности, заполняются при помощи печатных букв. Используются чернила черного цвета. Допускается печатать информацию. Возможно применение гелиевой, перьевой и капиллярной ручки. Нельзя использовать шариковую. Записи не могут заходить за пределы установленных граф.
СПРАВКА: записи в графах идут по порядку (строго).
Печати лечебных заведений, а также медико-социальной экспертизы могут выступать за пределы специально отведенных полей. Но штамп не должен попадать на информационные поля документа.
Штамп медицинской организации должен быть идентичен ее наименованию. При оформлении документов в некоторых клиниках (например, психиатрического или наркологического направления) используются штампы специального назначения. Профиль клики в них не указывается.
В случае наличия существенных ошибок в листке нетрудоспособности, он не считается действительным. Вместо него выдается дубликат. Это делает лечебное учреждение. Оно должно указать на документе это слово.
Неверная запись в больничном листе — это простая рабочая ситуация. И самое главное здесь — соблюсти правила ее исправления. Но бывают случаи, когда работник, заполняющий листок, при исправлении собственной ошибки делает исправляющую запись на лицевой стороне листка. Это является нарушением утвержденных правил заполнения больничного листа. Тогда можно сделать следующее: внести на оборотную сторону листа верную и заверить ее записью «Исправленному верить», поставить подпись и печать работодателя.
Более сложная ситуация возникает, когда кадровики или бухгалтеры вносят исправления корректором, что запрещено Приказом № 624н. В результате ФСС может не принять расходы на пособие, и, возможно, без суда здесь не обойтись.
В данном случае можно руководствоваться п. 60–61 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей, в которых говорится о том, что Фонд имеет право не принимать к зачету расходы лишь в том случае, когда нарушения правил заполнения больничного ставят под сомнение наступление страхового случая в принципе.
Из чего следует, что если сам факт нетрудоспособности работника и обоснованность выдачи больничного листка не оспариваются, то ФСС обязан зачесть расходы.
К тому же в ходе проверки, в соответствии с п. 61 Методических рекомендаций, работодателю дается возможность исправить или устранить нарушения, в противном случае расходы не будут приняты к зачету.
Правила исправления в больничном листе работодателем
Если ошибку при заполнении допустил врач, тогда пациенту выдается дубликат больничного листа. На нем обязательно должна быть пометка «V».
В случае если ошибка была допущена работодателем, тогда он должен внести коррективы, согласно следующих правил:
- Ошибочная информация аккуратно зачеркивается одной сплошной линией.
- Если неправильно заполнена полностью вся строка, ее необходимо аккуратно зачеркнуть, а на обороте больничного листа написать следующую информацию «Соответствующая строка считается недействительной».
- Использовать можно только гелиевые ручки с черными чернилами.
- Верную информацию нельзя писать выше или ниже зачеркнутых данных. Все исправления должны быть вписаны в соответствующие графы на оборотной стороне больничного листа.
- На обратной стороне документа под исправлениями должна быть фраза «Исправленному верить».
- Исправления должны быть заверены подписью одного из следующих работников:
- Руководителя организации, в которой трудится работник;
- Главного бухгалтера;
- Работника отдела кадров;
- Другого уполномоченного сотрудника.
- После всех записей ставится печать организации.
Пример исправления:
Допустим, вы ошибочно заполнили строку «С», которую заполнять не нужно.
В таком случае необходимо:
- Аккуратно одной линией зачеркнуть эту строку.
- На обратной стороне листа нетрудоспособности в соответствующей графе указывать, что строку «С» считать незаполненной.
- Под этой записью написать «Исправленному верить».
- Под записью должна стоять подпись руководителя или другого уполномоченного работника и печать организации, где работает сотрудник.
Перерасчёт больничного
Перерасчёт оплаченного листка не относится к ошибкам, но требует проведения корректировок. Согласно статье 15 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006 года при отсутствии документального подтверждения всех требуемых доходов и наличия страхового стажа работодатель начисляет пособие по имеющимся сведениям с последующим перерасчётом в течение 3-х лет при условии предоставления недостающей информации.
Как пересчитать больничный лист, если принесли справки? Технических сложностей процедура не представляет, в отчётности в составе корректировок или исправлений ошибок не отражается. Как оформить перерасчёт больничного листа с точки зрения отражения в бланке самого документа?
Рассуждая логически, для исправления всех записей может на обратной стороне не хватить места, да и делать больше двух исправлений запрещено. Оптимальный выход – составить справку бухгалтерии и приложить её к документу. Косвенным подтверждением правильности является разработанный порядок сугубо для исправления ошибок, а перерасчёт ошибкой не является.
В листке нетрудоспособности неточности и ошибки могут допускать медработники и работодатели. Если ошибся врач по существу вопроса, то корректировки не вносятся, а листок подлежит замене. Если ошибся работодатель, то при не отнесении ошибки к неисправимым, он может внести исправления, однако не более двух в каждом документе.
К больничному листу приковано внимание работодателя. Это документ, который устанавливает причину отсутствия человека на рабочем месте. Большинством предприятий временная нетрудоспособность оплачивается, поэтому документ важен с финансовой точки зрения.
Исправления в больничной листе нежелательны. Но медицинские заведения, их выдающие, делают ошибки. Сколько допускается внести исправлений в больничный лист – вопрос, который требует точного ответа. Документ признается недействительным, если недочеты не исправлены.
Документ заполняет врач (верхняя его часть). А также работодатель. Так как недочеты допускаются, разработаны специальные критерии заполнения. Если ошибки выявлены, нужно понимать, какие из них допускаются законом.
СПРАВКА: в больничном листе не указывается диагноз человека. Вместо него стоит код. Например, 01 указывает на недуг, 02 – на существование травмы. В определенных ситуациях клиники вправе не раскрывать направления деятельности. В частности, это относится к учреждениям психиатрической и наркологической, инфекционной направленности.
Этапы процедуры оформления больничного
Больничный лист — документ, подтверждающий со стороны медучреждения неспособность работника к труду в течение определенного времени и служащий основанием для ее оплаты. Бланк больничного утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н, а порядок выдачи (с правилами заполнения) — приказом этого ведомства от 29.06.2011 № 624н. Действие этого приказа заканчивается 13.12.2020. С 14.12.2020 вступает в силу Приказ Минздрава России от 01.09.2020 № 925н.
Выдача дубликата больничного листа
Впрочем, выдача безупречного дубликата больничного листа, как показывает практика, совсем не означает, что у ревизоров из ФСС не будет к нему вопросов. Например, довольно часто чиновников смущает продолжительный период времени между оформлением первоначального листа нетрудоспособности и его заменой. В качестве примера предлагаю рассмотреть спор, несколько месяцев назад разрешенный калининградскими арбитрами.
Проведя проверку на предприятии, специалисты ФСС отказались компенсировать компании расходы на оплату страхового обеспечения в связи с материнством. Основанием для этого послужило исправление в «больничном листе» в поле «по какое число». Ошибка в «больничном листе» была допущена медучреждением при выписке документа. Посчитав решения Фонда незаконными и нарушающими его права в сфере предпринимательской деятельности, общество оспорило их в арбитражном суде.
Можно ли вносить исправления в больничный лист
Как исправить ошибку в больничном листе? Если есть неточность, необходимо ее скорректировать:
- Черной гелиевой ручкой, не размазывая пасту, зачеркиваем проставленную надпись. Если черкается целая строка, пишем, что она не соответствует действительности.
- Верная информация пишется на специально отведенных графах, с обратной стороны документа.
- Исправленному верить – это фраза должна содержать каждое из исправлений ошибки. Подкреплять фразу нужно подписью уполномоченного сотрудника и печатью фирмы.
Как исправить больничный листок работодателю? В число лиц, которым дается право на исправление, входят следующие граждане:
- начальник (работодатель);
- бухгалтер – должностное лицо;
- кадровик;
- иные лица, в чью компетенцию входит оформление листков нетрудоспособности.
Если больничный листок выдается сотруднику, чей работодатель – ИП, печать на документе ставится, если она существует. Закон допускает, что у ИП может и не быть печатей.
В каких случаях требуется заменить старый документ на новый
В процессе заполнения могут быть допущены такие ошибки, которые не в праве исправить даже работодатель, не говоря уже о враче. Поэтому единственным правильным решением будет замена акта о нетрудоспособности на новый.
Ниже будет приведен полный перечень ошибок, ввиду которых понадобится новый бланк:
- Грубые ошибки в название медицинской организации (например, название больницы в акте расходится с тем, который указывается в других официальных документах);
- Неверный адрес и другие координаты медицинской организации, которая выдала больничный;
- Печать не соответствует требованиям ФСС;
- Неверное название организации работодателя;
- Неверно указаны контактные данные организации работодателя;
- Отсутствует должность врача, который выдал акт о нетрудоспособности;
- Отсутствие инициалов лечащего врача.
Если в бланке о нетрудоспособности присутствует более двух ошибок из тех, которые были перечислены выше, то он заменяется на новый. Обратите внимание, что именно на новый, а не на дубликат.
Как исправить больничный лист из-за ошибки медработника
Как было отмечено, работодателю запрещено исправлять записи, сделанные медработником. В случае выявления грубой ошибки в поле, отведенном под заполнение им, листок считается недействительным, и сотрудник должен повторно обратиться в медучреждение за дубликатом документа. Для определения существенности выявленной ошибки можно проконсультироваться со специалистами районного отделения ФСС.
Если у компании, ввиду ее небольших размеров, отсутствует печать (законом это не возбраняется), для подтверждения корректировок достаточно двух подписей – ответственного лица и управленца.
Иногда одной ошибкой ответственное лицо не ограничивается и тогда встает вопрос о допустимом количестве исправлений в одном больничном листе. Ответ коррелирует с образцом бланка:
- в старом оно не ограничено;
- в новом допускается не более 2-х корректировок (ввиду ограниченности места на обратной стороне).
Срок исправления ошибок не прописан ни в одном законодательном акте. На практике лучше вносить корректировки оперативно, поскольку сотрудниками ФСС может быть организована выездная проверка и работодатель, некорректно заполнивший документ, может быть привлечен к административной ответственности.
Если больничный исправлен не правильно
Возможна ситуация, что бухгалтер в силу каких-либо причин при исправлении неверные данные зачеркнул, а правильные написал сверху над зачеркнутыми. Данное исправление некорректное и внесено с нарушением прописанной процедуры в Порядке выдачи. Что делать бухгалтеру, чтобы исправить ситуацию? Примет ли такой листок ФСС, или нужно просить врача выписать дубликат?
Содержимое листка нетрудоспособности считывается техническими устройствами, при этом в их поле зрения попадает только данные из информационных полей. Если бухгалтер внес верные сведения над зачеркнутыми неправильными данными, то исправление не войдет в информационное поле, а, значит, не помешает правильному прочтению листа.
Бухгалтеру в данной ситуации будет достаточно на оборотной стороне завершить исправление написанием нужной записи и заверением ее подписью исправителя. Слова или цифры, написанные над или под зачеркнутыми данными, никак не помешают правильно идентифицировать данные листа, следовательно, и выписывать дубликат не нужно, отказа в оплате больничного листа от ФСС не должно последовать.
Подтверждением сказанного является Письмо ФСС №14-03-11/15-11575 от 30.09.11, в котором разъясняется, что при заполнении листка вручную отказа в предоставлении социальной выплаты не последует, если ничто не мешает правильно прочитать записи в информационных полях.
Когда необходима замена листка нетрудоспособности
Если при заполнении больничного листа в лечебном учреждении допущена ошибка, то такой бланк следует заменить новым, а испорченный уничтожить.
Так же следует поступить и работнику, который заметил ошибки в листке еще до того, как сдал его работодателю, ему стоит обратиться в регистратуру либо к лечащему врачу с просьбой заменить некорректно оформленный документ.
Больничный подлежит замене при наличии следующих ошибок:
- Неверно указано наименование медицинского учреждения или проставлена не та печать;
- Ошибка в личных данных работника;
- Ошибка при заполнении кода болезни;
- Не правильно заполнены даты временной нетрудоспособности.
Если допущена, к примеру, ошибка в специализации врача, но при этом текст отчетливо читается и его смысл понятен, то заменять такой больничный ненужно. Также ФСС разрешает писать фамилию лечащего врача не полностью, если на это не хватает отведенных ячеек.
Больничный листок можно отдать на замену даже после того, как он рассчитан и оплачен, сделать это желательно до проверки инспекторами соцстраха.
Если ответственным сотрудником допущена неточность при исчислении и внесении в бланк рассчитанных сумм среднего или среднедневного заработка или же страхового стажа служащего, то исправлять нужно аналогичным предыдущим случаям образом: аккуратно зачеркнув, исправив на верное значение и подтвердив запись.
Но есть и более сложная ситуация, требующая перерасчета суммы социального пособия. К примеру, недавно нанятый сотрудник не предоставил справку о заработной плате от предыдущего работодателя, и при исчислении компенсации по временной нетрудоспособности у него отсутствуют данные о заработке за предшествующие страховому случаю два года.
Как в такой ситуации надлежит скорректировать ошибку? Здесь нужно исправить и сам средний заработок, и итоговую сумму компенсации, а это пять показателей. Так как в регистр можно вносить только два исправления, процедура перерасчета производится на отдельном документе, который будет являться неотъемлемым приложением к больничному листу. При этом в первоначальный документ специалист не вносит коррективы (п. 67 Приказа № 624н).
Как исправлять ошибки в больничном листе: инструкция для работодателя
Несущественные помарки и недочеты при оформлении листка нетрудоспособности допускаются. Но может возникнуть ситуация, когда в больничном листе сделана ошибка, как исправить погрешность в заполнении, зависит от того, кто ее допустил.
Если в больничном листе допущена ошибка работодателем, то исправления допустимы. Но специалистам, ответственным за работу с больничным листом в организации, стоит учесть, что внесение исправлений строго ограничено. По новым правилами, работодатель имеет возможность внести не более двух исправлений (п. 60 Постановления ФСС РФ № 81 от 07.04.2008).
Исправление ошибки в больничном листе работодателем должно производиться в соответствии с установленным порядком:
- в листке нетрудоспособности запрещен к использованию корректор;
- все коррективы указываются на обратной стороне документа за подписью ответственного лица (директора, главного бухгалтера или иного уполномоченного сотрудника);
- зачеркивать ошибочные данные разрешается только ручкой с черными чернилами.
Рассмотрим подробно, как следует исправлять каждый вариант ошибок.
Заполнение лишних строк
В бланке есть несколько строк, которые не подлежат заполнению в общем случае временной нетрудоспособности, однако специалист ошибочно их заполняет:
- «Дата начала работы». Указывается в том случае, если служащий обратился за медицинской помощью в период между датой заключения трудового договора и датой его аннулирования. Эта строка подразумевает внесение дня, с которого сотрудник приступает к работе при аннулировании трудовых отношений.
- «В том числе нестраховые периоды». Для отражения периодов прохождения военной или иной службы по закону № 4468-1. В строке ошибочно указывают периоды, не включаемые в расчет среднего заработка (временная нетрудоспособность, отпуска по уходу за ребенком и пр.). В общем случае данная строка не должна заполняться.
Исправлять ошибочно заполненные строки нужно так (Письмо ФСС № 15-03-14/05-12954 от 18.10.2012):
- Перечеркнуть аккуратной линией неверную запись.
- На оборотной стороне бланка указать фразу: «Строку … считать незаполненной».
- Добавить запись «Исправленному верить», поставить подпись ответственного сотрудника и печать учреждения (п. 65 Приказа № 624н).