Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна структурная схема предприятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По своей сути, это такая модель, на основании которой можно выяснить, каким образом принимаются руководящие решения, кто действительно является ее настоящим лидером. Другими словами, это своего рода стройная структурная концепция, объединяющая группу людей, выполняющих определенные функции под началом руководителя. Она напоминает руководство пользователя, поясняющее, каким образом все выстроено, и как эта отлаженная система работает, без постороннего вмешательства. Позволяет разобраться с особенностями функционирования, а также понять, в каком направлении идет развитие. Четко выстроенная модель представляет собой инструмент, который позволяет исключить разногласия и сформировать порядок принятия простых и сложных решений.
Добейтесь согласия с сотрудниками
Следующий шаг — донести оргсхему до сотрудников, даже если она пока не идеальна. Но она создаёт порядок — правильное представление о том, что и где находится. Пока ваша точка зрения как владельца и видение сотрудников не согласованы, то для каждого работа будет хаосом. Потому что каждый будет воплощать в жизнь именно своё представление.
Но людям не нравится работать в хаосе. Это демотивирует, расстраивает и людям хочется сбежать из такой компании. Талантливый дизайнер не будет работать в бизнесе, где ему нужно выбивать деньги на расходные материалы, а хороший продавец не будет эффективно работать с клиентами, если среди дня ему нужно будет чинить оборудование. Самые способные люди, ориентированные на то, чтобы быть профессионалами, бегут из такого хаоса.
Общая информация об организационной структуре предприятия
Организационная структура – это схема, отражающая особенности управления конкретной компанией. На ней обозначены должности, имеющиеся на предприятии, и связи между ними. Глядя на схему, можно сразу понять, кто у кого находится в подчинении, за кем остается последнее слово при принятии решений и какие задачи решают разные звенья. Модель управления формируется неизбежно. И не всегда ее строит руководитель. Структура есть в любой организации, даже если специально этим вопросом никто не занимался. Просто в таком случае она формируется автоматически на основе распределения обязанностей. И в этой ситуации схема может оказаться не такой хорошей, чтобы принести компании максимум пользы.
Организационная структура должна быть направлена на достижение целей фирмы. Создавать ее лучше уже на этапе составления бизнес-плана. Но получается это сделать далеко не всегда. Руководителю может помешать неопытность, сильная загруженность и другие негативные факторы. На последующих этапах развития бизнеса построить правильную организационную структуру сложнее. Но задача продолжает оставаться решаемой. Модель управления создается вместе с определением вектора развития компании. Руководитель и его команда ставят цель и задачи. После этого сформировать структуру проще.
Что такое оргструктура
Для осмысленного и рационального управления собственникам сначала необходимо решить, чего они хотят добиться в итоге, то есть определить конечную цель затеи. Далее выбрать инструменты для материализации этого видения: стратегия, мотивация персонала и постановка краткосрочных и долгосрочных целей.
Задумываясь о бизнесе, в первую очередь надо определить процессы и проекты, которые будут играть первостепенную роль в успешности. Потому что их участниками становятся люди, которые занимают разные должности и выполняют поставленные задачи. Так появляется система контроля – матрица распределения функций в организации. Она устанавливает связи между отделами, распределяет и упорядочивает обязательства между ними для достижения бизнес-целей.
На основании оргструктуры устанавливаются права и обязанности управленцев и штата, разрабатываются должностные инструкции, и описания бизнес-процессов, тем самым настраивается эффективная работа предприятия, ликвидируются неопределенность и конфликты.
При этом подходе коллектив делится на группы по функциональному признаку, что позволяет делегировать полномочия и ответственность руководителям отделов, не теряя контроль и сохраняя вертикаль власти.
Преимущества:
- Четкая иерархия – исполнители знают, с кем взаимодействовать и куда обращаться при штатных и внештатных происшествиях;
- Качество выполненных задач;
- Равномерный вклад каждого отдела в достижение стратегических целей;
- Профессионализм работников.
Недостатки:
- Отсутствие коммуникации между подразделениями;
- Низкая вероятность узко ориентированного сотрудника получить повышение и шагнуть по карьерной лестнице;
- Дублирование. Сотрудники разных направлений могут заниматься одними и теми же вопросами внутри своей группы.
Для этого режима характерно формирование производственных звеньев под каждый отдельный проект. Компания на время реализации оперативных задач набирает внешние проектные группы. После завершения, как правило, их расформировывают.
Преимущества:
- Простота и гибкость управления;
- Экономичность за счет временного привлечения исполнителей;
- Качество работы – привлекаются квалифицированные специалисты.
Недостатки:
- На момент существования группы повышается зарплатная нагрузка;
- Цена ошибок исполнителей дорого обходится для фирмы;
- Отсутствие заинтересованности в развитии. Проектная группа нанимается на время и поэтому не заинтересована в долгосрочном развитии проекта.
Типы организационных структур управления предприятия
Нет двух одинаковых фирм, каждый бизнес уникален — у них разные подходы к управлению, масштабы и виды деятельности, менталитеты исполнителей, клиентов, и.т.д. Единственное, что есть у всех компаний, это формальный и неформальный типы оргструктуры:
- формальный — установленная внутренними нормативными актами система управления, в которой расписаны права и обязанности работников, схемы взаимодействия между подразделениями, правила внутреннего распорядка;
- неформальный — устоявшаяся система взаимодействий, построенная на личных взаимоотношениях между сотрудниками. А они, в свою очередь, зависят от социального и психологического климата в компании.
При этом подходы к формированию этих двух типов оргструктур могут быть разными:
| Подход | Описание |
|---|---|
| Механистический | Жёсткая система разграничений обязанностей с прямым подчинением руководителям блоков. Система управления каждого блока замкнута. Схема взаимодействия работает как часовой механизм — стабильно и без изменений. |
| Органический | Гибкая система взаимоотношений. Нет центрального объекта управления, окончательные решения принимаются коллегиально. Подходит в условиях постоянно меняющихся реалий ведения бизнеса. |
| Традиционный | Самый распространённый подход для небольших компаний — управление идёт сверху вниз, чётких разграничений между блоками управления нет. |
Преимущества эффективной организационной структуры предприятия
Создание организационной структуры — сложный и трудоемкий процесс. Но усилия стоят результата. Желательно прописать оргструктуру до открытия бизнеса. Если предприятие уже работает, схема поможет повысить эффективность бизнес-процессов.
Как четкая оргструктура помогает управлять компанией:
-
закрепляет схему принятия решений;
-
разграничивает зоны ответственности;
-
защищает от дублирования функций;
-
помогает видеть карьерные перспективы.
👉 Представим ситуацию: отделу производства нужны материалы, закупками занимается отдел снабжения. На этом примере разберем преимущества эффективной оргструктуры и посмотрим, как она работает.
Ежедневно сотрудники компании выполняют сотни рутинных задач, для большинства из которых можно прописать четкие алгоритмы. Тогда всем будет понятно: кто раздает задания, кто выполняет, а кто контролирует результат. Такая схема принятия решений ускорит и упростит работу.
В нашем примере отдел производства поставит задачу отделу снабжения закупить материалы. Снабженцы выполнят задание: найдут поставщиков и соберут коммерческие предложения. Руководитель отдела снабжения проконтролирует цены закупки.
Организационная структура показывает, кто и за что отвечает, каких результатов руководство ждет от участников команды. Невозможно одновременно контролировать все бизнес-процессы, поэтому сотрудникам важно понимать, как ограничены их зоны ответственности.
Вернемся к примеру.
Вот как распределяется ответственность:
-
производству нужно вовремя заявить потребности;
-
снабженцы должны в установленные сроки найти подходящие материалы;
-
руководитель отдела следит, чтобы цены не вышли за рамки бюджета.
Оргструктура разграничивает обязанности сотрудников, чтобы функции не дублировались. Это позволяет не только избегать ненужной работы, но и экономить зарплатный фонд. В отделе производства нет собственного специалиста по закупкам — эти задачи выполняет только отдел снабжения.
Когда сотрудники четко представляют организационную структуру, им легче оценить карьерные перспективы. Понятно, до какой должности можно дорасти вертикально или на какую позицию передвинуться по горизонтали. И наоборот — руководители понимают, где искать кадровый резерв. В каком отделе могут быть подходящие специалисты, готовые занять открывшуюся вакансию.
В нашем условном примере снабженцы могут дорасти до начальника отдела. Специалисты производства, которые разбираются в материалах, могут перейти в департамент закупок.
Особенности и принципы построения эффективной организационной структуры компании
Для того чтобы организационная структура предприятия соответствовала общим целям бизнеса и способствовала его эффективному развитию, необходимо учитывать следующие моменты:
| Этап | Действия |
| Подготовка стратегии | Тут следует наметить пути развития бизнеса. Продумывается всё: ассортиментный перечень, способы продвижения, реклама, возможные партнеры, инвестиции и проч. Всё надо планировать не менее чем на 4–5 лет |
| Обязательная сегментация | Если предполагается работа по нескольким направлениям (существенно отличным по ЦА, ценам, технологиям, способам продвижения и т.п.), то требуется сегментация по каждому из них. Нужно определить руководителя, который будет работать под прямым управлением центрального органа |
| Формирование отделов и центров ответственности | Задача: правильно распределить нагрузку между субъектами бизнеса и определить, какие именно они должны быть на конкретном предприятии: исполнительные, проектные группы, функциональные центры и т. п. |
| Виды деятельности, задачи | Узко выделяете виды деятельности каждого из субъектов |
| Бизнес-процессы | Расписываете пути осуществления процессов (до 2–3 уровня) с указанием исполнителей и руководителей. Выделяете материальные средства |
| Связи между отделами, группами, и т.п. | Устанавливаете пути взаимодействия, для каждого процесса назначаете ответственных. Управление должно быть централизованным. Продумываете порядок связи с руководством |
| Корпоративная политика компании | Устанавливаете внутренний распорядок работы, правила корпоративной этики. Документально оформляете все инструкции и схемы, содержащие подробное описание обязанностей каждого сотрудника |
Комбинированные структуры управления
Комбинированные организационные структуры компании объединяют в себе разные типы структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные и иные. Подбираются они с учетом особенностей деятельности подразделений предприятия.
Обычно для организации высшего уровня управления применяется линейно-функциональная структура. На среднем задействуются самые разные конфигурации (именно от него зависит гибкость всей системы). На нижнем используется линейная схема. Полагается, чтобы формирования высшего и низшего уровня были мало восприимчивы к изменениям.
В качестве примера построения организационной структуры компании можно рассмотреть банк. Управление тут выстраивается линейно-функционально. Для организации взаимодействия правления с начальниками филиалов, отделов, депозитариев, используют любые подходящие руководящие структуры. Для внутренней коммуникации в микрогруппах применяется линейная схема, которая базируется на строгом подчинении.
Когда объёмы зарубежных операций начинают расти, требуется совершенствование и расширение разнообразия применяемых в компании организационных структур. Поэтому появляется международный отдел, подразделения, отличающиеся по видам продукции и вариантам производства.
Зачем нужна разработка организационной структуры
1. Чтобы в компании был порядок. Когда сотрудники отдела продаж считают, что со своими проблемами нужно идти к Глебу — руководителю бизнеса, они отнимают его драгоценное время. В этот момент Глеб должен заниматься стратегическими задачами. А директор по работе с клиентами Миша не так занят и именно к нему должны идти продавцы со своими вопросами. Но продавцам нравится ходить к Глебу, он приятный и всегда готов помочь. Вот чтобы такой путаницы не было, нужна оргструктура.
2. Чтобы не было текучки кадров. Продавцы приходят к Глебу, тот вечно занят. Они не идут к Мише, так как думают, что их вопросы решает Глеб. Проблемы копятся, сотрудники нервничают и косячат. Всё это можно предотвратить, когда продавцы чётко знают — вот эти вопросы решает Миша, надо идти к нему.
3. Чтобы компания росла и развивалась. Если в компании неправильно выстроен процесс работы, достигать поставленных целей сложно. Например, много директоров и руководителей → они долго принимают решения, компания не успевает перестраиваться и вовремя реагировать на изменения рынка.
Преимущества оргструктур
Руководители небольших фирм, компаний с несколькими отделами ошибочно считают, что организационные схемы нужны только крупным предприятиям. Однако такой документ нужен не только для бюрократических процессов. Организация работы, согласно установленной структурной схеме предприятия, имеет ряд преимуществ.
1. Более быстрое принятие решений.
Когда каждый член команды четко понимает кому он подчиняется и отчитывается, кому может делегировать свои обязанности, то любые процессы согласования и принятия решений значительно ускоряются. Известно, что работники, четко знающие структуру отделов, общаются более эффективно. Наличие блок-схемы также положительно влияет на общую коммуникацию и психологический климат внутри компании.
Владелец бизнеса, топ-менеджер может изучать схему функциональной структуры организации для того, чтобы понимать через сколько этапов проходит информация «с головы» до самого нижнего грейда, на каких этапах происходят возможные искажения, задержки. Аналогичным образом есть возможность проанализировать путь прохождения обратной связи. Особенно важно «протестировать» оргструктуру до того, как компания начнет расширяться.
2. Улучшение операционной эффективности.
Правильно составленная оргструктура делит предприятие на отделы или функциональные блоки. Тогда любая входящая задача или даже крупный проект автоматически разбивается на подзадачи, и каждый работник уже знает свои обязанности. Не нужно проводить дополнительные совещания по распределению функций и выстраиванию новых взаимосвязей. Когда каждый сотрудник четко знает, над чем он должен работать, а это значительно повышает эффективность труда и скорость выполнения задач.
3. Повышение производительности.
Любая структурная схема организации позволяет быстро понять кому можно делегировать определенные задачи и обязанности, а от кого ожидать контроля своей работы. Обычно, если в больших компаниях наблюдаются постоянные срывы сроков, то для улучшения производительности в первую очередь рекомендуется проанализировать существующую структуру учреждения, а затем сравнить её с реальным положением дел.
4. Исключение дублирования функций.
В компаниях с «раздутым» штатом некоторые сотрудники имеют абсолютно идентичные навыки и выполняют одни и те же задачи. Качественно разработанная функциональная оргструктура исключает дублирование, а также экономит фонд оплаты труда.
5. Снижение количества конфликтов.
В компаниях, где структура подчиненности ― не просто формальный, а реально используемый документ, фиксируется меньше конфликтов, связанных с тем «кто за что отвечает и кому подчиняется». Конечно, повышается риск «итальянских забастовок», когда работники низшего звена отказываются сотрудничать с коллегами из параллельных департаментов без дополнительного разрешения непосредственного начальства. Но грамотное кадровое управление в сочетании с открытой функциональной структурой позволит избежать подобных конфликтов.
Необходимо понимать, что одного этого недостаточно для того, чтобы гарантировать здоровые взаимоотношения внутри коллектива. Но там, где иерархия не зафиксирована на бумаге, чаще возникает путаница при распределении обязанностей, а в любой форс-мажорной ситуации многие будут избегать ответственности или банально не знать, к кому обращаться по определенным вопросам.
Если в фирме работает всего несколько человек и один директор, никаких проблем нет. Но в крупной корпорации с десятками департаментов сотрудники должны иметь доступ к файлу со схемой организационной структуры предприятия, чтобы в любой момент понять, к кому обращаться в той или иной ситуации.
Как создать схему структуры управления предприятием
Выстраивать схему структуры компании можно как сверху вниз ― от топ-менеджера к подчиненным, так и наоборот ― собирая работников нижнего звена в группы и «надстраивая» руководящие грейды.
Сбор информации — самый важный этап создания организационной структуры компании. Без достоверных сведений документ будет нерабочим. Собрать данные можно, опросив всех сотрудников и нарисовав основные бизнес-процессы. Необходимо обратиться в отдел кадров и запросить актуальную информацию обо всех работниках, включая их должностные инструкции. Также можно взять за основу существующую систему грейдов.
Первичную схему структуры можно рисовать карандашом на ватмане: так удобно будет стирать неправильно прорисованные связи. Однако для повседневного совместного использования больше пригодится электронный файл. Создать схему можно в бесплатной программе MS Project или с помощью любого другого софта, предназначенного для отрисовки бизнес-процессов.
Помните про делегирование? Когда каждый понимает, где его место в иерархии, передоверять задачи становится проще. Сразу ясно, кому можно делегировать, а кто отправит делегатора посмотреть на структуру и командовать своими подчинёнными.
Но это будет, когда в компании получится выстроить структуру, описать её в регламентах и донести до каждого сотрудника.
По факту же любая компания, будь то массажный салон, сеть автомоек, кафе или агентство веб-разработчиков, развивается и существует без жёсткого академического плана. Или же план есть, но он такой уникальный, что к нему не применимы никакие схемы. Но это как раз заблуждение.
Вы удивитесь, когда в описаниях ниже найдёте схему взаимодействия внутри своей компании. Хорошо, если описание схемы подтвердит ваши представления о том, как всё должно быть. Но может оказаться, что вы подберёте более удобную для вас структуру и займётесь перестройкой своих процессов.
Линейно-штабная структура управления
В этой схеме использованы принципы линейной структуры. Но у руководства есть штаб, которому можно передать часть полномочий. Преимущественно передаются аналитические процессы: сбор информации, корректировка стратегии, аудит. Штаб не принимает решения самостоятельно, он нужен, чтобы снять часть управленческой нагрузки, дать прямому руководителю рекомендации по развитию бизнеса.
Плюсы:
- У сотрудников узкая специализация, что позволяет выполнять работу эффективно.
- Внешняя независимая помощь облегчает рабочие процессы.
- Руководитель принимает решения взвешенно, что снижает финансовые и производственные риски.
- Вклад сотрудников в общее дело более ощутим, чем в линейной схеме.
Минусы:
- В управлении теряется чёткая иерархия, сотрудникам трудно фильтровать решения, которые исходят от прямого руководителя и штаба.
- Возрастает время принятия решений: их нужно согласовать между всеми участниками процесса, что неизбежно отражается на скорости работы.
- Могут возникать разногласия между штабом, директором и линейными руководителями.
Что такое оргструктура и какие задачи она решает
Оргструктура— это схема компании, которая отражает функции внутри бизнеса. Те, что уже есть, и те, что будут нужны в будущем для стабильной работы и развития. Именно функции, а не конкретных сотрудников.
Оргструктура решает несколько задач ↓
Оргструктура описывает функции. Функция — это некая область деятельности, которая обеспечивает работу компании. Например, наем персонала — это функция, а Игорь, наш эйчар, — это сотрудник. Сотрудники могут меняться, функции же чаще всего неизменны.
Глобально мы выделяем 7 важнейших областей деятельности компании — в том или ином виде они есть в любом бизнесе:
- Стратегия — это и о развитии компании, и о стратегическом маркетинге, и о технологиях. Эту функцию закрывает собственник бизнеса.
- Персонал — поиск сотрудников, их наем, введение в должность, адаптация, работа с продуктивностью. Обеспечение всем необходимым для работы, создание корпоративной культуры.
- Коммерция — это маркетинг и продажи. Иногда эту область называют дистрибуцией. Включает продвижение продукта, создание маркетинговых материалов, запуск рекламных кампаний, общение с клиентами, продажи, заключение договоров с клиентами.
- Финансы — финансовый и управленческий учет, бухучет, цифры, налоги и вот это всё.
- Производство — предоставление продукта. У одних компаний сюда относится производство напольной плитки, у других — услуга финансового директора на аутсорсе. Всё зависит от специфики бизнеса.
- Качество — контроль качества производимого продукта, опросы клиентов, улучшение продукта и усиление компетенций сотрудников по результатам опросов клиентов.
- PR — работа над репутацией, узнаваемостью компании. Отличается от маркетинга непрямым влиянием на продажи. Усиливает работу всех областей компании. Например, в более известную компанию проще нанять сотрудников; ее продукты чаще покупают; партнеры быстрее принимают решение о сотрудничестве с такой компаний и так далее.