Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению транспортных накладных в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если используется стандартизированный бланк, то для опытных сотрудников его оформление не станет чем-то затруднительным. Однако, государство в свое время разрешило не пользоваться разработанными ранее форматами первичных документов. Предприятия как хозяйствующие субъекты могут разрабатывать их сами. Транспортирующие организации и заказчики постоянно имеют дело с этими накладными. Это несколько усложняет процесс работы для последующих фигурантов.
Выше упоминалось понятие ТОРГ-12. Это форма Т-накладной (а именно «товарная»). Она стандартизирована на государственном уровне. Здесь также присутствуют столбцы и строчки со значением, которые следует заполнить. Предоставляется частная информация об участниках и используется общероссийская кодировка.
ТТ-накладная оформляется, если для доставки привлекается транспорт (с его полным описанием), а с вышеупомянутой можно обойтись и без него. Первую разрешено использовать при совершении продаж и при простом перемещении груза. А вторая требуется исключительно при наличии товарно-денежных отношений. Она более обширна и включает много сведений (в т.ч. условия совершения сделки, количество ТМЦ, стоимость, НДС).
Кроме того, существует другое понятие ТН («транспортная»). Предназначена для автогрузовой перевозки.
Кроме унифицированного бланка, где наглядно видна структурированность, имеется специальная инструкция о порядке расчетов за перевозку от 83 года. Последняя редакция пришлась на 1997 год. Она точно описывает инструктаж заполнения в пошаговом режиме. Всего здесь предполагается 16 блоков-правил со своим количеством граф и абзацев на тему корректного документального оформления.
С начала 11 года (Федеральный закон 402) формат такой учетной «первички» утверждается экономическим субъектом. Однако, в нем должны присутствовать все необходимые реквизиты (расписанные в том же ФЗ). Поэтому теперь унифицированные общероссийские формы можно и не применять, а разрабатывать свои с требующимися пунктами. Но для избежания ошибок хороша и готовая основа для заполнения. Главное, что работает единое для всех ситуаций правило: составлять накладную надо при свершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно по его окончании. В целом понимать структурное расположение блоков нужно всем фигурантам. Надо учесть также, как правильно заполнять и подписывать ТТН водителю.
Кто обязан применять электронную транспортную накладную
Участники грузоперевозок могут применять ЭТрН по желанию. Данное право действует с 1 марта 2022 года. Однако обязательный переход на электронные транспортные накладные Минтранс планирует осуществить не раньше 2024 года.
Однако частным предприятиям, участвующим в грузоперевозках, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭПД и не ждать, когда ЭТрН станет обязательной для всех.
На данный момент применение ЭТрН особенно актуально для следующих лиц:
- организации, у которых основной род деятельности связан с логистикой;
- грузоотправители и грузополучатели;
- компании, применяющие ЭДО в своей деятельности.
Как обмениваться транспортными накладными через ЭДО
Схемы обмена ЭТрН зависят от оператора ЭДО и текущих настроек сервиса. Дадим описание самого простого алгоритма документооборота с электронной транспортной накладной:
- Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или специальном сервисе, заверяет соответствующий титул УКЭП и передаёт его через оператора в ГИС ЭПД.
- После проверки ЭТрН направляется перевозчику и получателю груза.
- Перевозчик подтверждает, что водитель принял груз, с помощью УКЭП.
- Получатель принимает груз и подписывает свой титул УКЭП.
- Перевозчик подтверждает передачу груза.
- Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика УКЭП и завершает документооборот.
- Участники перевозки могут просматривать и скачивать из сервиса оператора оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.
Сколько экземпляров транспортной накладной нужно составить?
10. Транспортная накладная составляется (формируется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.
Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
…
В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
Минимальное количество накладных — 3 экземпляра (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика). Если автомобиль выполняет несколько аналогичных перевозок, то для них допускается составить одну накладную.
Четвертый экземпляр накладной может быть составлен для бухгалтерии грузоотправителя, если это необходимо.
12. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется (формируется) такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.
Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, то количество накладных должно соответствовать количеству транспортных средств. Причем каждая из накладных должна быть в 3-х экземплярах.
Транспортная накладная: когда применяется?
Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю. Или для транспортировки привлекается третье лицо — экспедиторская компания-перевозчик. В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.
Необходимость оформления в таком случае специального документа прописана в п.7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200, далее — Правила).
Новая транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если такого договора нет, то и накладная не оформляется. Например, когда владелец товара фрахтует автомобиль и при этом сам сопровождает груз. В таком случае вместо накладной подписывается заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Если компания просто перевозит свой товар с одного склада на другой, оформляется путевой лист.
Транспортная накладная: когда применяется?
Транспортная накладная применяется в следующих случаях:
- При осуществлении внутригородской или междугородней перевозки товаров;
- При транспортировке грузов по железной дороге, автомобильным, водным или воздушным транспортом;
- При перемещении товаров через границу;
- При организации международной доставки товаров.
Транспортная накладная содержит следующую информацию:
- Данные об отправителе и получателе груза;
- Описание и количество товаров;
- Вес и объем груза;
- Способ упаковки и маркировки товаров;
- Маршрут и сроки доставки;
- Условия хранения и охраны груза;
- Данные о транспортном средстве и водителе;
- Подписи отправителя, получателя и даты оформления накладной.
ТТН: новые обязательства
С 2024 года введены новые обязательства для всех участников процесса оформления и передачи товарно-транспортной накладной (ТТН).
Во-первых, теперь все отправители обязаны предоставлять информацию о грузах, включая особые условия и требования к транспортировке. Это поможет поставщикам и перевозчикам более точно планировать доставку и минимизировать риски для грузов.
Во-вторых, получатели стали обязаны своевременно подтверждать получение груза и правильность указанной в ТТН информации. Если получатель не отвечает в течение определенного срока, это может повлиять на его дальнейшую возможность получать грузы от данного отправителя.
В-третьих, некоторые виды грузов теперь требуют особых разрешений и сертификации. Отправители должны проверить, что у них есть все необходимые документы и разрешения на отправку таких грузов, а также указать их в ТТН.
Нарушение новых обязательств может повлечь за собой штрафные санкции от контролирующих органов. Поэтому все участники должны внимательно ознакомиться со всеми изменениями и обеспечить их исполнение.
Общие условия к заполнению ТН
- Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку «(при необходимости)» или «(при наличии)». Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) транспортной накладной, в них могут быть поставлены прочерки
- Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой. Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
- Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной по форме согласно приложению N 4 к Постановлению 2116
- Транспортная накладная подписывается грузоотправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза в транспортное средство), грузополучателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки.
- Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
- В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
- К реквизитам, которые необходимо указать в разделах 1 «Грузоотправитель», 1а «Заказчик услуг, связанных с перевозкой груза (при наличии)», 2 «Грузополучатель», 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии), 6 «Перевозчик», 7 «Транспортное средство», 8 «Прием груза», 9 «Переадресовка» (при наличии), 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» относятся:
— для юридического лица — полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона;
— для физического лица — фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
При этом если в разделе 8 «Прием груза» лицо, осуществившее погрузку груза (лицо — владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Грузоотправитель», на бумажном носителе в реквизитах указывается только наименование. - К реквизитам, которые необходимо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся ИНН составителя документа, наименование документа, дата и номер документа.
- В случае замены транспортного средства, указанного в транспортной накладной, и (или) водителя перевозчик уведомляет стороны договора перевозки о такой замене, о ее причинах до момента подачи транспортного средства под выгрузку, если иное не предусмотрено договором перевозки, с указанием в транспортной накладной дополнительных сведений о произведенных заменах в составе информации, предусмотренной разделами 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство»
- В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
1) ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
2) вносят корректную запись;
3) делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления;
4) заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц). - Масса груза определяется следующими методами:
а) взвешивание (определение разницы между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно);
б) расчет на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку в соответствии с Федеральным законом «Об обеспечении единства измерений».
Инструкция по правильному оформлению товарно транспортной накладной
1. Заголовок накладной: в верхней части документа должно быть указано «ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ» и номер накладной. Номер накладной должен быть уникальным и последовательным.
2. Сведения о грузоотправителе и грузополучателе: в таблице необходимо указать полные данные о грузоотправителе и грузополучателе, включая наименование, адрес, контактные данные.
3. Сведения о перевозчике: в таблице указывается наименование, адрес и контактные данные перевозчика. Если перевозка осуществляется собственным транспортом, указываются данные организации.
4. Сведения о грузе: в таблице указывается описание груза, количество, единицы измерения и вес. Если необходимо, можно также указать общую стоимость груза.
5. Указание места и даты погрузки и выгрузки: в таблице указывается место, дата и время погрузки груза, а также место, дата и время выгрузки груза.
6. Подписи и печати: все участники перевозки, включая грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, должны поставить свои подписи и печати на накладной.
7. Дополнительные сведения: при необходимости можно указать дополнительные сведения, такие как номер контракта, условия оплаты, сроки перевозки и др.
Какие данные необходимо указать в транспортной накладной
- Наименование и адрес отправителя: в этом разделе указывается наименование и адрес компании или лица, отправляющего груз. Это позволяет идентифицировать отправителя и обеспечить его контактные данные для возможной связи.
- Наименование и адрес получателя: в этом разделе необходимо указать наименование и адрес компании или лица, которому предназначается груз. Правильное указание получателя помогает иметь ясность в целевом адресе доставки товара.
- Описание груза: экспедитору необходимо предоставить подробное описание груза, чтобы он мог корректно его идентифицировать и обработать. Это может включать сведения о количестве, весе, размерах и характеристиках товаров.
- Условия доставки: экспедитору необходимо указать условия доставки, такие как способ и сроки доставки, страхование груза и другие особенности, которые могут повлиять на процесс перевозки.
Важно заполнять транспортную накладную правильно и полно, чтобы избежать возможных ошибок и задержек при транспортировке товаров. Кроме указанной выше информации, в накладной также могут быть указаны другие данные, в зависимости от требований и практик компании-экспедитора.
Обязательные требования к заполнению транспортной накладной
Первое требование — корректное указание информации о грузе. В транспортной накладной должны быть указаны его наименование, количество, масса и стоимость. Также следует указать характер груза, например, его опасность или перечислить специальные условия его перевозки. Эта информация позволяет определить правила и условия для безопасной транспортировки груза.
Второе требование — указание правильного адреса отправителя и получателя груза. Для отправителя следует указать полное наименование и адрес компании, а также контактные данные. Для получателя также следует указать полное наименование компании, адрес и контактные данные. Правильное указание адресов позволяет избежать ошибок при доставке груза и связаться с контрагентами при необходимости.
Новые требования к описанию груза
Согласно обновленным правилам оформления транспортной накладной в 2024 году, внесены новые требования к описанию груза. Эти требования помогут более точно и полно описывать перевозимые товары, что существенно упростит процесс их транспортировки.
Во-первых, каждая позиция товара должна быть однозначно идентифицирована в транспортной накладной. Это означает, что описание груза должно включать в себя его наименование, характеристики, артикул, вес и размеры. Также необходимо указать страну происхождения товара, особенности упаковки и прочую релевантную информацию.
Во-вторых, описание груза должно быть представлено в четкой и структурированной форме. Для этого рекомендуется использование таблицы, где каждая колонка будет содержать конкретную информацию о товаре. Это позволит операторам и контролирующим органам быстро и легко обрабатывать информацию о грузе и установить его соответствие желаемым характеристикам.
В-третьих, в описании груза должны быть указаны особые условия перевозки, если таковые есть. Например, если груз требует особого температурного режима, необходимо указать требуемую температуру и условия, при которых груз должен быть хранен и транспортирован.
Обратите внимание, что данные требования являются обязательными и нарушение их может повлечь за собой штрафные санкции и задержку в доставке товаров. Поэтому рекомендуется внимательно изучить новые правила и аккуратно описывать груз в транспортной накладной.
Важные изменения в правилах оформления
В 2024 году вступают в силу новые правила оформления транспортной накладной, которые значительно влияют на процесс отправки грузов. Нововведения, разработанные с целью улучшения безопасности и эффективности логистических операций, касаются различных аспектов оформления.
Одной из главных изменений является внедрение электронной формы накладной. Теперь отправитель может составить и подписать транспортную накладную онлайн, используя специальные электронные сервисы. Это значительно упрощает процесс и снижает количество бумажной документации.
Другим важным изменением является необходимость указывать подробные сведения об отправителе, получателе и грузе. Такая информация включает полные названия организаций, адреса, контактные данные и детали груза. Это позволяет точно идентифицировать стороны сделки и обеспечивает более прозрачный процесс передачи груза.
Также в новых правилах уделяется особое внимание маркировке грузовых контейнеров и упаковок. Появляются дополнительные требования к проставлению информации о содержимом и способе обращения с грузом. Целью таких изменений является предотвращение возможных повреждений или потерь груза во время транспортировки.
Одним из важных изменений в правилах оформления также становится обязательность указывать цену груза в транспортной накладной. Это требование позволяет лучше защитить интересы сторон сделки и установить ответственность за возможные убытки.
Кроме того, в новых правилах оформления вводятся более жесткие сроки оплаты и возврата грузов. Теперь сроки указываются более точно, что позволяет избежать возможных задержек и конфликтов между сторонами.
Отличие Транспортной накладной от Товарно-транспортной накладной
Транспортная накладная – это документ, который должен быть заполнен при оформлении грузоперевозок. Он содержит информацию о грузе, отправителе, получателе, маршруте и других сопутствующих данных.
Товарно-транспортная накладная – это более конкретный вид накладной, который дополняет транспортную накладную. Она включает информацию о товарах, их количестве, стоимости, а также указывает комплектность и прочие особенности товаров, которые будут перевозиться.
Таким образом, основное отличие между транспортной накладной и товарно-транспортной накладной заключается в том, что вторая более детализирована и содержит информацию о самих товарах.
В правилах оформления накладной указывается, что все данные должны быть заполнены четко и правильно, чтобы избежать возможных проблем при перевозке груза. Заполнять накладную должен отправитель груза, то есть тот, кто заказывает и оплачивает доставку.
Пример оформления накладной:
| № п/п | Наименование товара | Количество | Стоимость | Комплектность |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Мебель | 10 | 100 000 руб. | Полный комплект |
| 2 | Электроника | 5 | 50 000 руб. | Нет комплекта |
Оформление транспортной накладной: пример заполнения
Перед заполнением транспортной накладной необходимо ознакомиться с законами и актами, регулирующими данную форму документа. Также важно знать, к какой категории грузов относится ваш отправляемый груз — ТТН (товарная транспортная накладная) или ТН (транспортная накладная), так как они имеют различные правила заполнения и сопроводительные документы.
Пример заполнения новой ТН:
- В поле «От» необходимо указать данные отправителя груза — полное наименование, адрес и контактную информацию.
- В поле «К» указываются данные получателя груза — также полное наименование, адрес и контакты.
- В следующем поле необходимо указать информацию о грузе — его наименование, количество, единицы измерения и вес.
- Далее следует заполнить информацию о условиях перевозки, такие как вид транспорта, условия оплаты, стоимость перевозки и прочее.
- После этого необходимо указать информацию о документах, выдаваемых вместе с ТН — например, сертификаты, счета-фактуры и т.д.
- Завершением заполнения накладной является подпись отправителя и дата.
Важно отметить, что новая форма ТН отличается от ТТН следующими особенностями:
- ТН выдается только при перемещении товаров для собственных нужд организации.
- ТН не требует предоставления товарно-транспортной накладной (ТТН) при перевозке товаров.
- Заполнение ТН производится в печатном виде без использования проставления штрих-кода.
- Количество экземпляров ТН, подлежащих выдаче, зависит от передаваемого груза.
В руководстве по заполнению ТН, которое чаще называется «инструкция по применению новой формы накладной», приведены подробные объяснения и примеры заполнения для каждого поля. Рекомендуется ознакомиться с этим руководством перед началом заполнения ТН.